(重慶市南岸區(qū)委黨校 重慶 401336)

當(dāng)前基層單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考

李飛

(重慶市南岸區(qū)委黨校重慶401336)

檔案是過(guò)程的記憶、歲月的見證、歷史的回音?；鶎訂挝粰n案工作是國(guó)家檔案工作的基礎(chǔ)，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位。由于歷史、現(xiàn)實(shí)諸多原因，在基層單位檔案管理工作中還存在著這樣那樣的問(wèn)題，本文以筆者所在城市基層單位為例，對(duì)當(dāng)前基層單位檔案工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了研究，并提出了相應(yīng)的對(duì)策思考。

基層單位;檔案工作;問(wèn)題;對(duì)策

檔案工作記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民。目前，中國(guó)特色社會(huì)主義檔案體系已經(jīng)逐步形成并且不斷自我完善，在我國(guó)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，而作為國(guó)家檔案體系細(xì)胞的基層檔案工作，其檔案收集和整理程度與水平如何，直接影響著整體檔案體系能否有效發(fā)揮作用。下面以筆者所在的城市基層單位為例，試分析探究出當(dāng)前基層單位檔案工作中存在的部分問(wèn)題，并給出相應(yīng)的對(duì)策建議：

一、存在的問(wèn)題

一是檔案意識(shí)不夠強(qiáng)。檔案意識(shí)是指人們通過(guò)了解檔案、認(rèn)識(shí)檔案、建立檔案，從而學(xué)會(huì)充分應(yīng)用檔案這個(gè)重要的信息資源。筆者調(diào)研了37個(gè)基層學(xué)校、所、站的檔案工作，發(fā)現(xiàn)有56%的單位領(lǐng)導(dǎo)不知道有《檔案法》這部法律，82%的單位沒(méi)有對(duì)《檔案法》進(jìn)行學(xué)習(xí)宣傳貫徹，有一句俗話說(shuō)得好，“老大難、老大難、老大重視就不難”，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)直接反映和決定著一個(gè)單位的檔案管理狀況，領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)強(qiáng)，則人、財(cái)、物的基本保障不成問(wèn)題，單位的檔案工作就科學(xué)規(guī)范；領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)缺乏，缺員少編、經(jīng)費(fèi)匱乏、管理混亂等情況就屢見不鮮，不僅影響檔案工作管理人員的積極性和進(jìn)取心，更對(duì)單位檔案工作的規(guī)范化建設(shè)、可持續(xù)發(fā)展造成了嚴(yán)重后果。

二是檔案隊(duì)伍不專業(yè)?；鶎訂挝挥捎谑虑榉彪s，加上體制的原因，本身編制就比較緊，所以絕大部分基層檔案管理員是兼職的，再加上檔案管理工作本身要求沉心靜氣、精細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)，其考核、晉升通道狹窄，很多干部職工都不愿干，即使在崗，也一身多任，往往被其它中心工作、重點(diǎn)工作占去絕大部分時(shí)間，對(duì)檔案管理往往身有余而力不足，基本上沒(méi)有時(shí)間去管理或整理本部門大量的檔案資料，有時(shí)也只是應(yīng)付而已。筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，37個(gè)基層單位，兼職從事檔案管理工作的人員就占了92.3%，真正學(xué)以致用、專業(yè)對(duì)口的不到3.5%，還有一部分是后來(lái)轉(zhuǎn)崗，通過(guò)教育培訓(xùn)對(duì)檔案工作才有所了解、逐步上手。

三是檔案設(shè)施不完善。合格的檔案室，是保障檔案安全保管、有效利用、功能發(fā)揮的基礎(chǔ)。筆者在走訪中，只有43.1%的單位有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案室，大部分基層單位的檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋，其檔案柜陳舊老化、通風(fēng)性能不好、防蟲防霉設(shè)備不配套等，個(gè)別單位受條件的限制，沒(méi)有建立綜合檔案室，而是與辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理。更重要的缺憾是，在信息化高度發(fā)達(dá)的今天，居然有89.3%的單位檔案室沒(méi)有配備必要的電腦、打印機(jī)、監(jiān)控器等必要設(shè)備，還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案留存方式。

四是檔案收集不完整?，F(xiàn)代信息化社會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作提出了更新更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，比如單位重大會(huì)議、重要決定、重要公務(wù)活動(dòng)的照片、錄音、錄像帶等，與紙質(zhì)記錄同樣是重要的檔案資料，需要及時(shí)歸檔，但很多基層單位認(rèn)為只有上級(jí)紅頭文件、單位重要會(huì)議紙質(zhì)記錄才是檔案，致使基層單位檔案資料不完整，嚴(yán)重影響了檔案資料的完備性、齊全率。以聲像資料為例，在調(diào)查中，有57.4%的基層單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等，長(zhǎng)期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，根本就沒(méi)有想到移交檔案室保存，更加之部分單位檔案室根本就沒(méi)有聲像檔案的必備保存條件，檔案不齊全不完整的狀況就更突出。

五是檔案制度不健全。很多基層單位業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、人員管理、績(jī)效考核等制度比較齊全，執(zhí)行得也比較到位，但調(diào)研中仍然有10.4%的基層單位沒(méi)有制定專門的檔案管理制度，即使有制度，照抄照搬痕跡明顯、缺乏接單位地氣的針對(duì)性；有28.6%的單位雖建立了管理制度，但卻流于形式，執(zhí)行不力的情況比較明顯，有部分檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案室文件資料堆積如山，個(gè)別單位甚至3-5年才整理一回檔案；檔案室管理不嚴(yán)，單位其他干部或閑雜人員可以隨意進(jìn)入查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行嚴(yán)格手續(xù)，有借無(wú)還時(shí)有發(fā)生，時(shí)間一長(zhǎng)檔案資料就杳無(wú)蹤跡。

二、對(duì)策思考

一是教育培訓(xùn)，提升檔案重要性認(rèn)識(shí)。檔案是一個(gè)單位或個(gè)人歷史的真實(shí)、全面的反映，其重要性勿庸置疑，但與基層單位的經(jīng)濟(jì)、民生等工作相比，仍然免不了“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的現(xiàn)狀。為此，有必要以《檔案法》的學(xué)習(xí)宣傳為重點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部以及單位員工檔案知識(shí)的教育培訓(xùn)，因?yàn)闄n案工作的專業(yè)性要求比較強(qiáng)，可以考慮采取講授和觀摩學(xué)習(xí)相結(jié)合、課堂講授和外出學(xué)習(xí)相結(jié)合的教育培訓(xùn)形式，并逐步向親自體驗(yàn)、親自動(dòng)手過(guò)渡，從而提升單位檔案管理、收集、整理的規(guī)范化水平。同時(shí)，基層單位要善于爭(zhēng)取上級(jí)對(duì)本單位檔案工作的重視和支持，積極營(yíng)造檔案工作的氛圍。

二是多措并舉，加強(qiáng)隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)。檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，應(yīng)盡量安排或適當(dāng)招聘一些檔案知識(shí)扎實(shí)，又懂圖書學(xué)、管理學(xué)等方面知識(shí)的專業(yè)人員充實(shí)進(jìn)檔案管理工作者隊(duì)伍，當(dāng)然這是最好的結(jié)果，但考慮到編制的限制，在某些基層單位可以考慮運(yùn)用“購(gòu)買服務(wù)”的方式，安排一定的事業(yè)編解決人手不足的問(wèn)題，甚至可以招聘合同制工作人員予以解決。對(duì)于解決編制確實(shí)困難的單位，有必要在現(xiàn)有人手的基礎(chǔ)上挖掘潛力，可以考慮選送熱心檔案事業(yè)的員工參加專業(yè)培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保管與保護(hù)、檔案利用與編研、專門檔案管理等檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，促使其轉(zhuǎn)變、更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升檔案工作能力和水平。

三是加大投入，提升設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)化程度。檔案工作是一項(xiàng)公益性事業(yè)，有賴于政府投入?；鶎訂挝辉谑褂媒?jīng)費(fèi)的時(shí)候，有必要把檔案工作經(jīng)費(fèi)納入專門的預(yù)決算范圍，個(gè)別基層單位在經(jīng)費(fèi)困難的情況下，要注重爭(zhēng)取上級(jí)部門的支持，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，適應(yīng)信息化社會(huì)要求，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步檔案管理信息化水平，確保檔案資料不丟失、不損耗。

四是借鑒吸收，健全檔案規(guī)范化機(jī)制。檔案資料的收集、整理是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、系統(tǒng)復(fù)雜的工作，不是一、兩個(gè)檔案員想做就能完全做到的，只有樹立全員檔案意識(shí)，建立起相應(yīng)的收集、交付、整理、保管、使用機(jī)制，才能使檔案工作規(guī)范有序科學(xué)運(yùn)行。比如，在區(qū)域檔案信息共享機(jī)制建設(shè)方面，可以建立半年通報(bào)、全年總結(jié)的定期會(huì)議機(jī)制，及時(shí)通報(bào)反饋區(qū)域內(nèi)基層單位檔案動(dòng)態(tài)管理建設(shè)信息，以協(xié)調(diào)統(tǒng)籌、督促解決基層單位檔案管理工作中的問(wèn)題。在單位內(nèi)部分工合作機(jī)制建設(shè)方面，資料交付、核查驗(yàn)收、歸集整理，必須有一個(gè)圍繞檔案工作責(zé)任落實(shí)的清晰時(shí)間表、路線圖，并且這些責(zé)任要落實(shí)到具體單位、具體人頭身上，確保工作不出現(xiàn)疏漏。

五是考察考核，提升檔案整體化水平。檔案工作的特殊性，決定了其在基層單位一定程度上存在著邊緣化的狀況，鑒于此，區(qū)(縣)級(jí)相關(guān)考核督查部門、檔案局有必要將其納入對(duì)基層單位相應(yīng)的考核指標(biāo)體系范圍，比如在基礎(chǔ)設(shè)施、隊(duì)伍建設(shè)、宣傳氛圍等檔案工作的重要指標(biāo)方面設(shè)定統(tǒng)一的基準(zhǔn)分，對(duì)那些檔案工作氛圍濃厚、設(shè)施完備、創(chuàng)新工作的單位及個(gè)人給基礎(chǔ)分或進(jìn)行加分激勵(lì)，而對(duì)個(gè)別完成任務(wù)不及時(shí)的單位和個(gè)人，比如檔案完備率不達(dá)標(biāo)、基礎(chǔ)設(shè)施滯后等進(jìn)行扣分警示，從而進(jìn)一步規(guī)范基層單位檔案管理工作，整體提升區(qū)域內(nèi)基層單位檔案工作質(zhì)量。

李飛，男，中共南岸區(qū)委黨校講師，現(xiàn)任南岸區(qū)委黨校教務(wù)科科長(zhǎng)，曾獲評(píng)國(guó)家級(jí)專項(xiàng)課題先進(jìn)實(shí)驗(yàn)教師，南岸區(qū)黨委政府表彰的優(yōu)秀教育工作者等稱號(hào)。其撰寫的論文、調(diào)研文章多次榮獲重慶市紀(jì)檢系統(tǒng)、黨校系統(tǒng)、教育系統(tǒng)征文獎(jiǎng)勵(lì)，有10多篇文章公開發(fā)表。