李躍文

(保定市兒童醫(yī)院 河北 保定 071000)

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淺談如何做好檔案提供利用工作

李躍文

(保定市兒童醫(yī)院 河北 保定 071000)

本文從提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提入手，隨后總結(jié)論述了固本強(qiáng)基，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，是做好檔案提供利用工作的關(guān)鍵，最后就加強(qiáng)學(xué)習(xí)，健全制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是做好檔案利用工作的根本途徑做了深入的探索研究。

做好;檔案;提高;利用

搞好檔案提供利用，讓其發(fā)揮應(yīng)有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務(wù)，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。現(xiàn)結(jié)合多年從事檔案管理工作的實(shí)際，就如何搞好檔案提供利用工作談幾點(diǎn)看法。

一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提

(一)強(qiáng)化社會(huì)檔案意識(shí)。檔案工作涉及社會(huì)的各個(gè)方面，聯(lián)系千家萬戶。因此，就需要我們通過多種形式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳以《檔案法》為主的檔案法律法規(guī)，使廣大干部群眾理解、關(guān)心、重視和支持檔案工作，在工作中自覺養(yǎng)成遵照檔案法律法規(guī)要求收集、整理、保管和使用檔案的良好習(xí)慣。

(二)提高檔案管理人員的認(rèn)識(shí)。檔案人員首先要牢固樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進(jìn)一步增強(qiáng)做好這項(xiàng)工作的使命感和責(zé)任感。只有熱愛檔案工作，獻(xiàn)身檔案事業(yè)，端正服務(wù)態(tài)度，完善服務(wù)措施，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，把工作做好，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

(三)轉(zhuǎn)變利用者對(duì)檔案利用工作的看法。由于過去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對(duì)檔案廣泛的社會(huì)性和豐富的內(nèi)容不甚了解，甚至認(rèn)為檔案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著《檔案法》等法律法規(guī)的頒布實(shí)施和人們對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)的提高，查閱檔案的人員越來越多，檔案工作已越來越成為整個(gè)社會(huì)事業(yè)中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性是難以替代的，已逐漸成為人們的共識(shí)。

二、固本強(qiáng)基，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，是做好檔案提供利用工作的關(guān)鍵

(一)加強(qiáng)檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動(dòng)權(quán)。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強(qiáng)檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時(shí)把好接收關(guān)，特別注意接收一些有科研價(jià)值的專業(yè)檔案。

(二)加大對(duì)檔案的審查、編排力度。隨著檔案現(xiàn)代化管理力度的不斷加強(qiáng)，需要我們對(duì)接收的各類檔案進(jìn)行重新編排。由于許多接收的檔案或多或少地存在案卷號(hào)混亂、與卷號(hào)不相符，或者頁碼不齊全、裝訂不齊全、卷內(nèi)文件目錄未編寫等問題，因此，在接收時(shí)應(yīng)嚴(yán)格審查，加大編排力度，及時(shí)解決存在的各種問題。

(三)完善檔案檢索工具。能否及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對(duì)這一情況，我們?cè)谠械陌妇砟夸?、全引目錄的基礎(chǔ)上編制了文號(hào)索引、專題目錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務(wù)，又進(jìn)一步提高了檔案利用的工作效率。

三、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，健全制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是做好檔案利用工作的根本途徑

(一)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。隨著檔案業(yè)務(wù)范圍的不斷拓寬和現(xiàn)代化管理設(shè)備的逐步使用，對(duì)檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的更高的要求。只有充分利用各種形式，抓好檔案干部職工的政治、業(yè)務(wù)和科學(xué)技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高“兩個(gè)素質(zhì)”和管理水平，才能充分發(fā)揮檔案的作用，提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

(二)建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度?！稒n案法》第十條明確規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配備必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”。為了更好地落實(shí)《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，各級(jí)都建立了一套行之有效的制度。諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案利用制度》和《檔案工作人員崗位責(zé)任制》等，這些制度規(guī)范了檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)上的程序和標(biāo)準(zhǔn)，明確了檔案人員工作范圍和職責(zé)，確保檔案利用工作建立在堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)之上。

(三)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。目前，機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化已廣泛啟動(dòng)，檔案管理現(xiàn)代化也是必然趨勢，這對(duì)檔案的提供利用工作具有重要的意義。檔案管理向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，將是一場歷史性的變革，我們只有從現(xiàn)在起就抓緊工作，創(chuàng)造條件，才能盡快完成這個(gè)轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)這個(gè)變革。

近年來，在推動(dòng)檔案提供利用工作的實(shí)踐中，通過采取以上措施，大大提高了檔案提供利用工作的管理水平和服務(wù)效率，有力促進(jìn)了單位各項(xiàng)事業(yè)又好又快發(fā)展。

李躍文(1979-)，男，漢族，河北昌黎人，本科，保定市兒童醫(yī)院，研究方向：檔案管理。