劉英杰+鄒德山

摘 要：新形勢下，計劃生育檔案管理現(xiàn)代化主要表現(xiàn)在管理意識、資源利用、管理技能、管理設(shè)備等方面。但目前管理現(xiàn)代化沒有嚴(yán)格落實，具體表現(xiàn)在重視不夠、制度缺失、資金不足等方面。有必要變革思想觀念、健全管理制度、加大資金投入、提高人員素質(zhì)、落實責(zé)任制度，從而實現(xiàn)計劃生育檔案管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：計劃生育檔案；管理現(xiàn)代化；管理制度；資金投入；人員素質(zhì)

實現(xiàn)計劃生育檔案管理現(xiàn)代化，不僅順應(yīng)時代發(fā)展要求，同時也能創(chuàng)新檔案管理方式，完善檔案管理流程，促進(jìn)檔案資源得到有效開發(fā)和利用，為計劃生育管理和各項決策提供有效參考和服務(wù)。但目前檔案管理現(xiàn)代化存在不足，需要采取完善措施。本文將探討分析計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的表現(xiàn)，指出存在的不足，并提出完善措施，希望能為具體工作開展提供啟示。

1 新形勢下計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的表現(xiàn)

隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)和掃描技術(shù)的廣泛應(yīng)用，再加上管理制度不斷完善，管理人員素質(zhì)提升，檔案管理逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化，也為檔案管理工作帶來深刻變革。具體來說，檔案管理現(xiàn)代化表現(xiàn)在以下方面。

1.1 管理意識現(xiàn)代化

計劃生育檔案關(guān)系到千家萬戶，應(yīng)該確保資料完整和準(zhǔn)確，為各項決策活動提供有效參考。管理人員應(yīng)該注重更新思想觀念，樹立現(xiàn)代化管理理念，增強法制觀念和責(zé)任意識，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德感，扎實做好自己的每一項工作，認(rèn)真負(fù)責(zé)完成檔案管理各項任務(wù)。同時還要重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，利用先進(jìn)技術(shù)規(guī)范計劃生育檔案管理工作，采用現(xiàn)場教學(xué)、技能競賽、業(yè)務(wù)評比等多種形式和途徑，培養(yǎng)工作人員現(xiàn)代化管理意識，促進(jìn)檔案管理水平提升。

1.2 資源利用現(xiàn)代化

檔案資源利用和加工過程中，應(yīng)該注重信息技術(shù)和計算機技術(shù)的應(yīng)用，利用信息加工系統(tǒng)和計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，進(jìn)而有效配置計劃生育檔案資源，科學(xué)合理開發(fā)和利用相關(guān)資料，為計劃生育管理和決策提供有效服務(wù)。同時還要建立計劃生育檔案信息資源管理系統(tǒng)，利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、可共享的數(shù)據(jù)庫，從而有效滿足檔案管理需要，促進(jìn)工作水平提升。

1.3 管理技能現(xiàn)代化

計劃生育檔案管理現(xiàn)代化要求提高管理人員綜合技能，增強管理人員綜合素質(zhì)，讓他們的管理技能實現(xiàn)現(xiàn)代化。因此，要注重現(xiàn)代計算機技術(shù)應(yīng)用，規(guī)范計劃生育檔案起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯總等各個環(huán)節(jié)，讓檔案資源形成、運行、轉(zhuǎn)換等各環(huán)節(jié)與自動化辦公結(jié)合起來。為順利實現(xiàn)這個目標(biāo)，應(yīng)該采取有效措施，實現(xiàn)檔案管理技能現(xiàn)代化。在學(xué)習(xí)檔案管理理論知識的前提下，還要善于把握每個工作要點，努力掌握計算機技術(shù)、信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用技能，進(jìn)而提升檔案管理人員的現(xiàn)代化管理技能。

1.4 管理設(shè)備現(xiàn)代化

注重設(shè)備升級和更新，利用現(xiàn)代化設(shè)備有效開展計劃生育檔案管理各項工作。檔案管理內(nèi)容繁多，流程復(fù)雜，管理要求高，勞動強度大。而利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，可以有效滿足檔案管理需要，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2 新形勢下計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的問題

盡管很多單位和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識檔案管理現(xiàn)代化的作用，但由于資金投入不足，計算機和掃描設(shè)備等利用不全面，制約檔案管理現(xiàn)代化水平提升，存在的問題表現(xiàn)在以下方面。

2.1 重視不夠

單位日常運營和發(fā)展中，一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將工作重心放在其它方面，對計劃生育檔案管理的重視程度不夠，未能嚴(yán)格遵循規(guī)范要求開展管理工作。此外，相關(guān)制度不健全，檔案管理人員綜合技能偏低，檔案管理過程中現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用不到位，制約檔案管理現(xiàn)代化和工作水平提升。

2.2 制度缺失

一些單位沒有結(jié)合計劃生育檔案管理需要，制定健全完善的制度措施，難以有效約束檔案管理各項工作。即使一些單位建立完善的制度措施，但沒有嚴(yán)格執(zhí)行和落實這些制度措施。例如，管理人員責(zé)任制沒有嚴(yán)格落實，導(dǎo)致在日常工作中沒有嚴(yán)格遵循制度要求和檔案管理流程開展各項工作，難以提升檔案管理水平。

2.3 資金不足

計劃生育檔案管理水平的提高，離不開信息技術(shù)、計算機和掃描儀的應(yīng)用。同時，這些設(shè)備的使用離不開資金支持。但一些單位在檔案管理方面資金投入不足，導(dǎo)致計算機和掃描儀購置、設(shè)備升級和更新、管理人員工作熱情的激發(fā)缺乏資金支持，不利于提升檔案現(xiàn)代化管理水平。

3 新形勢下計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的對策

為彌補管理工作的不足，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，根據(jù)存在的不足，可以從以下方面采取完善措施。

3.1 變革思想觀念

計劃生育檔案管理人員要注重更新思想觀念，順應(yīng)時代發(fā)展要求，從制度、資金投入、新技術(shù)和新設(shè)備利用等方面入手，推動檔案管理現(xiàn)代化。從而有效規(guī)范檔案管理流程，努力適應(yīng)新時期檔案管理需要，為各項活動有效開展注入生機與動力，促進(jìn)檔案資源更好發(fā)揮作用。

3.2 健全管理制度

根據(jù)檔案現(xiàn)代化管理需要，建立健全完善的管理制度，實現(xiàn)管理工作制度化和規(guī)范化，從而順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，努力提升檔案管理水平。例如，建立并落實責(zé)任制，讓每個檔案管理人員有效履行職責(zé)，在權(quán)限范圍內(nèi)開展工作。構(gòu)建完善的獎懲激勵制度，對現(xiàn)代化管理工作到位、工作技能和綜合水平強的管理人員，要實行獎勵措施。從而激發(fā)他們的潛力，讓他們有效開展檔案管理各項工作。而對現(xiàn)代化管理不到位，沒有認(rèn)真履行職責(zé)的單位和個人采取懲罰措施。另外還要建立巡視檢查制度、檔案管理人員教育培訓(xùn)制度，從而順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，努力提高檔案管理工作水平。

3.3 加大資金投入

相關(guān)單位要增加檔案管理資金投入，為計算機、掃描設(shè)備購置、工作人員工資等各項開支提供保障。要注重合理安排預(yù)算和資金支出，有效滿足檔案管理工作需要，推動檔案管理現(xiàn)代化和信息化。另外還要加強資金使用的監(jiān)督與管理，防止資金截留或者挪走它用，確保資金被用于檔案現(xiàn)代化管理工作當(dāng)中。

3.4 提高人員素質(zhì)

注重提高工作人員素質(zhì)，引進(jìn)專業(yè)知識扎實，管理技能強的工作人員，充實檔案管理隊伍。另外還要完善檔案管理人員教育和培訓(xùn)制度，采用課堂授課、講座、調(diào)查研究、參觀學(xué)習(xí)等形式，讓管理人員掌握檔案現(xiàn)代化管理技能，從而有效適當(dāng)計劃生育檔案管理需要。

3.5 落實責(zé)任制度

明確檔案管理人員職責(zé)，嚴(yán)格落實責(zé)任制，讓每位檔案管理人員有效履行職責(zé)，做好每一項工作。另外還要加強檔案管理人員培訓(xùn)，豐富他們的理論知識，提高檔案管理工作技能，從而為各項活動開展創(chuàng)造便利，實現(xiàn)計劃生育檔案管理現(xiàn)代化。

4 結(jié)束語

總之，隨著信息技術(shù)和掃描技術(shù)的廣泛應(yīng)用，計劃生育檔案管理現(xiàn)代化逐漸成為一種趨勢。在這樣的背景下，應(yīng)該順應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化趨勢，明確存在的不足，結(jié)合管理工作需要采取完善措施。從而有效提升檔案管理工作水平，確保檔案資源得到全面開發(fā)和有效利用，為計劃生育各項工作開展提供參考和有效服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]李淑春.探究計劃生育檔案數(shù)字化管理新策略[J].蘭臺世界，2016（s1），61

[2]徐本英.大力推進(jìn)人口和計劃生育檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程[J].中國計劃生育學(xué)雜志， 2015（5）， 276-277

[3]王建國.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].管理科學(xué)，2016（3），57-58

[4]付蕊.淺析基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理模式[J].大家健康，2015（9），281-282