白琳麗

摘 要：現(xiàn)代社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，單位的運(yùn)轉(zhuǎn)需要以人力資源管理提供可靠的支持，而人事檔案作為重要的信息資料，在人力資源管理中發(fā)揮著重要的作用，以提高人力資源決策的科學(xué)性和合理性。本文就人事檔案管理的必要性以及人事檔案管理的具體策略開展分析和研究，僅供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；必要性；策略

當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技不斷發(fā)展進(jìn)步，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨加劇，單位的正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)離不開科學(xué)合理的人力資源，而人力資源管理工作的開展則需要以人事檔案管理作為重要基礎(chǔ)和前提，以保證人力資源管理的科學(xué)性以及人事決策的實(shí)效性。在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，各單位都面臨著復(fù)雜的發(fā)展形勢(shì)，如何更為高效的開展人事檔案管理工作，是當(dāng)前各單位所面臨著一項(xiàng)重要課題。

1 人事檔案管理功能的界定

人事檔案是關(guān)于個(gè)人學(xué)歷、專業(yè)特長(zhǎng)、社會(huì)經(jīng)歷等信息的詳細(xì)且客觀的記錄，能夠?yàn)閸徫贿x聘以及員工晉升提供可靠的依據(jù)。傳統(tǒng)人事檔案管理方式下，時(shí)效性以及系統(tǒng)性不足，人事檔案的應(yīng)用價(jià)值難以得到有效發(fā)揮，一定程度上制約著檔案事業(yè)的發(fā)展。而社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案管理功能進(jìn)行重新界定，也就是說，人事檔案管理的開展，能夠?qū)θ耸聶n案資源進(jìn)行優(yōu)化整合，更加真實(shí)準(zhǔn)確的記錄個(gè)人資歷，反應(yīng)個(gè)人情況，并為單位對(duì)員工進(jìn)行考核與任用提供可靠的依據(jù)。

2 人事檔案管理的必要性

2.1 使人事檔案管理更加規(guī)范化

當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問題很多，例如單位領(lǐng)導(dǎo)普遍上對(duì)于人事檔案管理過于輕視，因此使得單位對(duì)人事檔案管理的人員和資金投入不足，導(dǎo)致檔案管理人員數(shù)量不夠、專業(yè)水平較低，基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，管理方法落后，導(dǎo)致管理過于混亂，人事檔案管理的規(guī)范化水平亟待提高，為提高人事檔案管理水平和管理效率，就必須加強(qiáng)人事檔案管理。

2.2 使人事檔案的服務(wù)作用得到切實(shí)發(fā)揮

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，人力資源管理在單位各項(xiàng)管理事務(wù)中所處地位也越來越重要，而人事檔案管理工作的最主要作用就是為人力資源管理服務(wù)，而當(dāng)前的人事檔案管理方式較為粗放，信息化水平不高，檔案管理多為手工操作，導(dǎo)致檔案資料的真實(shí)性和時(shí)效性難以保障，其應(yīng)有的作用得不到切實(shí)發(fā)揮，為此，就必須加強(qiáng)人事檔案管理，使人事檔案管理工作與單位人力資源管理工作的發(fā)展相適應(yīng)。

3 加強(qiáng)人事檔案管理的具體策略

3.1 建立健全人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制

人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會(huì)無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下工夫。為提高人事檔案管理的有效性，推進(jìn)人事檔案管理工作的高效開展，應(yīng)當(dāng)積極建立健全人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，切實(shí)提升人事檔案管理水平。這就要求在人事檔案管理工作中逐步完善檔案管理人員的考核標(biāo)準(zhǔn)，通過定期檢查以及不定期抽查的方式，掌握檔案管理人員的工作情況，對(duì)其任務(wù)完成情況進(jìn)行規(guī)范考核，將其與檔案管理人員的經(jīng)濟(jì)利益相掛鉤，從而充分調(diào)動(dòng)人事檔案管理人員的工作積極性與能動(dòng)性。在人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制的建立與完善的過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)不同類型人員的檔案資料進(jìn)行分類管理，明確工作重點(diǎn)，結(jié)合單位使用需求以及個(gè)人特點(diǎn)提供有針對(duì)性的人事檔案資源服務(wù)。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)范甄別，堅(jiān)決不允許在人事檔案管理工作中弄虛作假。為促進(jìn)人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制的高效落實(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，在不斷提升其業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，堅(jiān)持做到與時(shí)俱進(jìn)，以制度約束檔案管理人員的諸多行為，從而為人事檔案管理工作的有序開展打下良好的基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)

人事檔案管理是一項(xiàng)特殊的工作，對(duì)檔案管理方式以及技術(shù)手段有著較高的要求，尤其是近年來社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理工作也面臨著復(fù)雜的形勢(shì)?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步推進(jìn)了人事檔案管理工作的精細(xì)化水平不斷提升，推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的高效開展。在這一過程中，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念以及管理技術(shù)方式，對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以優(yōu)化利用，對(duì)人事檔案開展精細(xì)化、自動(dòng)化以及動(dòng)態(tài)化的管理，基于數(shù)字技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過所獲取的訪問權(quán)限能夠?qū)θ耸聶n案信息實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問，切實(shí)提高人事檔案信息查詢以及利用的便捷性與高效性，并且有效保證了人事檔案信息安全，提高人事檔案管理的規(guī)范性和有效性。

3.3 加強(qiáng)人事檔案管理社會(huì)化建設(shè)

為提高人事檔案資料的真實(shí)性和有效性，應(yīng)當(dāng)在完善人事代理制度的基礎(chǔ)上適當(dāng)增加人事檔案內(nèi)容的公開程度，使個(gè)人在自己檔案內(nèi)容的更新和完善過程中有一定的建議權(quán)和修改權(quán)。另外，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)為滿足社會(huì)新需求而存在，因此加強(qiáng)人事檔案管理的社會(huì)化建設(shè)是時(shí)代的需求。在新的歷史時(shí)期，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)改變過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代政府部門直接行政干預(yù)的局面，而應(yīng)當(dāng)在發(fā)揮政府宏觀指揮和監(jiān)督作用的前提下，使人事檔案管理的法人意識(shí)和市場(chǎng)意識(shí)更加強(qiáng)化，明確人事檔案中介機(jī)構(gòu)在市場(chǎng)中的橋梁作用，規(guī)范人事檔案中介機(jī)構(gòu)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程以及職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)，提倡中介機(jī)構(gòu)實(shí)行企業(yè)化管理，提高其經(jīng)濟(jì)效益，通過中介機(jī)構(gòu)的第三方管理，能夠很大程度上避免徇私舞弊行為，并有效提高人事檔案管理工作的專業(yè)性水平。

3.4 提高人事檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看做是一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有了責(zé)任心，才能不厭其煩的去收集材料，才能認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)?，才能按照要求將材料及時(shí)歸檔、整理成冊(cè)，才能將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對(duì)材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。

4 結(jié)束語

總而言之，人事檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下占據(jù)著重要的地位，直接關(guān)系著人力資源管理的科學(xué)性和有效性。為提高人事檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性，應(yīng)當(dāng)積極采取可行措施，優(yōu)化人事檔案管理模式與管理方案，提高人事檔案管理效率，確保其在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的作用得到最大化發(fā)揮，從而推進(jìn)社會(huì)的穩(wěn)定和諧發(fā)展。

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