胡志超

摘要：基于“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的數(shù)字迎新系統(tǒng)是整個(gè)數(shù)字化校園的重要組成部分，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，規(guī)范高校的迎新流程，提高高校的迎新效率，以校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)為通信媒介助力學(xué)校迎新工作。文章介紹衡陽(yáng)師范學(xué)院數(shù)字迎新系統(tǒng)的開發(fā)背景及功能結(jié)構(gòu)，闡述數(shù)字迎新系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)過程。

關(guān)鍵詞：數(shù)字迎新系統(tǒng)；迎新網(wǎng)站；數(shù)據(jù)集成；實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（201 6129-0090-02

衡陽(yáng)師范學(xué)院于21世紀(jì)初開始了新校區(qū)的建設(shè)，在向應(yīng)用技術(shù)類型大學(xué)轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中，學(xué)校提出了信息化無(wú)紙辦公及建設(shè)數(shù)字化校園的宏偉目標(biāo)。讓新生及家長(zhǎng)從開學(xué)報(bào)到過程中就體會(huì)到學(xué)校的人性化網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，成了數(shù)字化校園的首要任務(wù)。

1數(shù)字迎新系統(tǒng)建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)的迎新工作基本是從新生進(jìn)校開始的，報(bào)到流程也比較繁瑣、復(fù)雜，許多信息的采集都是在迎新現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，耗費(fèi)學(xué)校大量的人力物力財(cái)力，為徹底改變這一現(xiàn)狀，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”理念建設(shè)數(shù)字迎新系統(tǒng)很有必要。數(shù)字迎新系統(tǒng)用于學(xué)校迎新、新生報(bào)到等相關(guān)的管理和服務(wù)，涉及新生報(bào)到入學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)，讓學(xué)生在報(bào)到之前就接觸學(xué)校、了解入學(xué)前期各項(xiàng)信息和準(zhǔn)備工作并熟悉和理順整個(gè)報(bào)到流程，并對(duì)將來(lái)的學(xué)習(xí)和生活有初步的了解和規(guī)劃。此外，信息化的服務(wù)也全面覆蓋了學(xué)校的迎新現(xiàn)場(chǎng)，提高了新生入學(xué)報(bào)到的效率。數(shù)字迎新系統(tǒng)的建設(shè)將使迎新工作中的各種角色受益，有利于全面提升學(xué)校的服務(wù)能力和管理水平。

2數(shù)字迎新系統(tǒng)的建設(shè)

數(shù)字迎新系統(tǒng)包含自助迎新網(wǎng)站和現(xiàn)場(chǎng)迎新管理平臺(tái)兩部分，自助迎新網(wǎng)站是迎新系統(tǒng)的門戶網(wǎng)站，介紹學(xué)校的各類信息和發(fā)布迎新相關(guān)信息，同時(shí)為新生提供信息采集功能?，F(xiàn)場(chǎng)迎新管理平臺(tái)是新生數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)共享及迎新各項(xiàng)工作查詢統(tǒng)計(jì)的管理信息系統(tǒng)，為新生輔導(dǎo)員和相關(guān)職能部門提供綜合、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的新生信息，實(shí)現(xiàn)分班、分寢、統(tǒng)計(jì)、查詢等功能，實(shí)時(shí)反映新生報(bào)到情況。系統(tǒng)功能模塊構(gòu)成如圖所示。

2.1自助迎新網(wǎng)站功能模板

自助迎新網(wǎng)站的建設(shè)目的主要是為了方便新生提前了解學(xué)校的基本情況、入學(xué)注意事項(xiàng)和報(bào)到流程，突破郵寄到新生手上的紙質(zhì)材料的局限性；同時(shí)，也是為了采集新生來(lái)校報(bào)到的基本情況，把新生來(lái)校報(bào)到的基本信息反饋給學(xué)校各職能部門，便于學(xué)校掌握新生的動(dòng)態(tài)信息，以便安排新生報(bào)到的迎新準(zhǔn)備工作。自助迎新網(wǎng)站包括新生入學(xué)須知及報(bào)到流程模塊、個(gè)人信息自助查詢模塊、互動(dòng)交流、預(yù)約報(bào)到等四個(gè)模塊。

1）新生入學(xué)須知及報(bào)到流程模塊。在迎新網(wǎng)站建立虛擬校園地圖，利用無(wú)人機(jī)航拍技術(shù)，為新生展現(xiàn)最真實(shí)的校園環(huán)境，讓學(xué)生和家長(zhǎng)未入校，先識(shí)校，報(bào)到時(shí)在校園不會(huì)迷路。同時(shí)，新生通過注冊(cè)、登陸迎新網(wǎng)站，提前了解來(lái)校報(bào)到的注意事項(xiàng)、到校路線、報(bào)到校區(qū)、常用電話、到校后的報(bào)到流程和辦理方法等信息，在到校前便能掌握相關(guān)細(xì)節(jié)，避免因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)咨詢而增加報(bào)到的時(shí)間。

2）新生個(gè)人信息自助查詢功能。此模塊主要是為新生提供各種基本信息自助查詢服務(wù)，新生隨時(shí)隨地可以用手機(jī)通過學(xué)校官方微信公眾號(hào)查詢分班情況、宿舍安排、輔導(dǎo)員聯(lián)系方式、學(xué)費(fèi)批量代扣、報(bào)到手續(xù)辦理進(jìn)度等相關(guān)信息。

3）互動(dòng)交流模塊。“互聯(lián)網(wǎng)+”的核心功能是建立連接，新生在迎新網(wǎng)站完成身份認(rèn)證后，即可自動(dòng)加入輔導(dǎo)員提前建好的班級(jí)QQ群，查看班級(jí)同學(xué)名單，可以在群中自由交流，增進(jìn)感情，有疑問可以在群中找班主任老師權(quán)威解答。數(shù)字迎新系統(tǒng)可以利用QQ平臺(tái)給每一個(gè)認(rèn)證的用戶推送消息，新生則可以通過報(bào)到答疑系統(tǒng)及時(shí)將自己的疑問、困難反饋給學(xué)校。互動(dòng)交流模塊搭起了學(xué)校和學(xué)生之間有效溝通的橋梁，實(shí)現(xiàn)了消息精準(zhǔn)推送，保障了智慧迎新的順利開展。

3）預(yù)約報(bào)到及個(gè)性定制模塊。實(shí)現(xiàn)新生“預(yù)約報(bào)到”功能，能采集新生的來(lái)校日期、預(yù)計(jì)抵達(dá)時(shí)間段、來(lái)校人數(shù)、來(lái)校交通方式、陪同人員等重要信息。學(xué)校根據(jù)這些數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)出不同時(shí)間段的來(lái)校人數(shù)，安排相關(guān)的接待人員，實(shí)現(xiàn)“精準(zhǔn)接新”，減少了新生和家長(zhǎng)的中轉(zhuǎn)等待時(shí)間，學(xué)校迎新有保障。新生可以通過迎新網(wǎng)站軍訓(xùn)服裝預(yù)約功能進(jìn)行登記，學(xué)校可提前為新生量身定制了軍訓(xùn)服裝，新生再也不用擔(dān)心尺碼不合適，也不用排隊(duì)領(lǐng)取軍訓(xùn)服裝。各二級(jí)學(xué)院根據(jù)新生預(yù)約數(shù)據(jù)分配宿舍，簡(jiǎn)化報(bào)到流程，讓新生以最快的速度辦完手續(xù)，拎包入住。

總之，自助迎新網(wǎng)站使新生能在到校報(bào)到之前了解相關(guān)的各種信息，同時(shí)也便于學(xué)校掌握新生的相關(guān)需求信息，以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的方式完成以前需要組織大量人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)采集和統(tǒng)計(jì)的工作。

2.2現(xiàn)場(chǎng)迎新系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施

現(xiàn)場(chǎng)迎新系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)是使新生報(bào)到流程設(shè)置更加人性化、新生報(bào)到手續(xù)更加簡(jiǎn)易化，減少新生排隊(duì)等待時(shí)間，提高迎新工作效率，提升學(xué)校在迎新工作的管理水平和服務(wù)能力?，F(xiàn)場(chǎng)迎新系統(tǒng)不僅改變了以往身份審核過程的手工操作，還實(shí)現(xiàn)了宿舍分配、綠色通道辦理、新生報(bào)到數(shù)據(jù)下載及查詢、報(bào)到進(jìn)度的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)分析等功能。同時(shí)，構(gòu)建了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，保證了各學(xué)院數(shù)據(jù)的一致性、準(zhǔn)確性及快速流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)了報(bào)到數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)分析，從而大大加快了各流程的工作效率。

為了提高系統(tǒng)的工作效率和準(zhǔn)確性，衡陽(yáng)師范學(xué)院迎新系統(tǒng)在打印通知書時(shí)為每位考生生成一個(gè)加密的電子身份標(biāo)識(shí)字符串，該標(biāo)識(shí)以Code128A的條形碼形式打印在通知書上，數(shù)字迎新系統(tǒng)的所有子系統(tǒng)均可以通過條碼掃描槍（器）讀取此條形碼。在新生報(bào)到環(huán)節(jié)上，新生到達(dá)學(xué)校迎新總站現(xiàn)場(chǎng)時(shí)后，只需要拿出的錄取通知書及二代身份證，工作人員可以通過連接電腦的掃描槍（器）掃描錄取通知書上的條形碼進(jìn)行新生身份的快速識(shí)別，并打印出含條形碼的“新生報(bào)到程序單”并通過報(bào)到子系統(tǒng)自動(dòng)確認(rèn)該生報(bào)到。隨后，新生憑條形碼“新生報(bào)到程序單”即可辦理各項(xiàng)入學(xué)手續(xù)，如：領(lǐng)取寢室鑰匙、領(lǐng)取軍訓(xùn)服裝、領(lǐng)取生活用品、體檢等。由于學(xué)校財(cái)務(wù)交費(fèi)系統(tǒng)與迎新報(bào)到系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步，未通過銀行卡批量代扣的新生也可以在完成現(xiàn)場(chǎng)刷卡交費(fèi)后，進(jìn)行領(lǐng)取生活用品、領(lǐng)取軍訓(xùn)服裝和入學(xué)體檢等后續(xù)環(huán)節(jié)的辦理。在實(shí)施過程中，我們?cè)诟髁鞒剔k理點(diǎn)均配置掃描槍（器），通過數(shù)字迎新系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息共享，為學(xué)生提供清晰的報(bào)道指導(dǎo)，提高了報(bào)到注冊(cè)的工作效率。

采用數(shù)字迎新模式，可以為全體新生和學(xué)校各相關(guān)職能部門構(gòu)建多維交叉一體化的協(xié)同迎新業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和流動(dòng)，有效降低相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作協(xié)調(diào)時(shí)間，規(guī)避信息交換效率低及數(shù)據(jù)不一致等問題；學(xué)生信息提前采集，實(shí)現(xiàn)了新生報(bào)到信息和職能部門業(yè)務(wù)信息的交互透明，保證新生入學(xué)報(bào)到工作的高效和有序，提高學(xué)生和家長(zhǎng)的滿意度；通過為校領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)職能部門、輔導(dǎo)員提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的新生數(shù)據(jù)及報(bào)到情況查詢和統(tǒng)計(jì)，使迎新工作更加科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)。

數(shù)字迎新系統(tǒng)將基于“互聯(lián)網(wǎng)+”、“大數(shù)據(jù)”等先進(jìn)的理念和技術(shù)打造一個(gè)移動(dòng)的校園綜合信息服務(wù)平臺(tái)，從根本上改變了傳統(tǒng)手工報(bào)到的落后方式，為全校師生提供一個(gè)更加便捷、有趣的移動(dòng)學(xué)習(xí)、生活環(huán)境，提供多方位的智慧服務(wù)。通過WEB方式建立起學(xué)校、家長(zhǎng)和學(xué)生三者之間的連接，采集學(xué)生報(bào)到數(shù)據(jù)，為新生提供個(gè)性化、人性化的主動(dòng)服務(wù)，大大提升了學(xué)校在迎新工作中的管理水平和服務(wù)能力。