趙品

民生檔案是人民群眾在生產(chǎn)生活等社會(huì)事務(wù)活動(dòng)過(guò)程中涉及民生所形成的具有查考利用價(jià)值的材料、資料，是社會(huì)管理活動(dòng)的歷史記錄和維護(hù)群眾權(quán)益的原始憑證。近年來(lái)，民生檔案在調(diào)解民生關(guān)系、化解矛盾、服務(wù)民生等方面發(fā)揮了不可替代的作用，地位越來(lái)越重要。但民生檔案的管理利用與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和民生需求還有不小差距，在一定程度上制約了民生檔案資政惠民作用發(fā)揮。本文就有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討，以期不斷提高民生檔案管理利用水平。

一、民生檔案的主要特點(diǎn)

民生檔案與其他類別檔案相比，具有鮮明的特點(diǎn)。一是民本性。民生檔案工作的根本目的是做好“人”的檔案，尤其是涉及普通人的檔案，記載的全部是與人民生活、學(xué)習(xí)、工作、健康等息息相關(guān)的內(nèi)容，對(duì)于保障民生、服務(wù)民生具有重要史料價(jià)值，是以人為本的理念在檔案工作中的集中體現(xiàn)。二是廣泛性。民生檔案內(nèi)容涵蓋豐富廣泛，主要概括為：人事檔案、家庭檔案、居民健康檔案、勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移檔案、最低生活保障檔案、數(shù)字鄉(xiāng)村信息檔案、非公企業(yè)職工檔案以及與人民群眾利益相關(guān)的婚姻、兵役、公證、獨(dú)生子女、職工、人口普查、住房、突發(fā)性公共衛(wèi)生事件、二輪土地承包、林權(quán)、征地拆遷等關(guān)系民生的檔案。可以說(shuō)，涵蓋了最普通、最基層民眾的生活的方方面面。三是社會(huì)性。民生檔案是個(gè)人在社會(huì)生活和社會(huì)實(shí)踐中形成的，記載的是人與人、人與學(xué)校、人與單位、人與組織等發(fā)生關(guān)系的情況，反映了人在社會(huì)中的活動(dòng)軌跡，因此具有鮮明的社會(huì)屬性。四是客觀性。民生檔案的形成一般都是以原始憑證、數(shù)據(jù)、資料為依據(jù)，能夠反映本來(lái)面貌和真實(shí)情況，是一種客觀存在，能夠作為證據(jù)來(lái)使用，發(fā)揮不可替代的作用。

公民通過(guò)查閱與自身直接相關(guān)的民生檔案，可以解決工作和生活中遇到的一些實(shí)際困難和問(wèn)題，維護(hù)自身的合法權(quán)益。通過(guò)建立各類民生檔案，可以使有關(guān)部門在處理經(jīng)濟(jì)糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調(diào)解、提供社會(huì)保障等工作中得心應(yīng)手，為妥善處理突發(fā)性、群體性事件，努力把矛盾和糾紛解決在基層，消滅在萌芽狀態(tài)，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和社會(huì)穩(wěn)定創(chuàng)造條件。

二、民生檔案工作中存在的問(wèn)題

近年來(lái)，不少單位在推進(jìn)民生檔案工作方面有許多好的做法，創(chuàng)造了不少成功的經(jīng)驗(yàn)，取得了顯著成效，發(fā)揮了很好的效益，但在工作中也存在一些不容忽視的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：

一是部分單位對(duì)民生檔案工作重視不夠，制度落實(shí)不到位。一些部門對(duì)民生檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，檔案意識(shí)淡薄，致使檔案工作處于無(wú)序管理狀態(tài)；一些部門在處理民生問(wèn)題時(shí)，只考慮眼前工作需要，沒(méi)有從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，將檔案工作列入議事工作日程，建立檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，加強(qiáng)民生檔案的管理。有的職能部門把檔案看作壟斷資源，既不依法向國(guó)家檔案館移交，也不向社會(huì)提供利用。

二是民生檔案保護(hù)經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)施設(shè)備滯后。部分單位對(duì)檔案的保護(hù)經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)施設(shè)備老化、配套不齊，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂；少數(shù)單位檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，檔案室變成了雜物室，檔案和其它雜物混放一起，蟲蛀和霉變現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，完全達(dá)不到庫(kù)房“八防”要求，檔案實(shí)體的安全、完整得不到保障。

三是民生檔案工作干部隊(duì)伍不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)薄弱。檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。由于各種因素制約，有的單位檔案人員一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時(shí)立卷歸檔等情況時(shí)有發(fā)生。

四是民生檔案的社會(huì)共享度不高，開發(fā)利用不夠。社會(huì)保險(xiǎn)、社會(huì)救助、最低保障、再就業(yè)等民生檔案與群眾日常生產(chǎn)生活密切相關(guān)，利用比較頻繁，然而這些領(lǐng)域的檔案工作才剛剛起步，部分檔案分散保存于相關(guān)部門，檔案管理和利用服務(wù)手段比較落后，社會(huì)共享度不高，難以集中統(tǒng)一向公眾開放，對(duì)公民查閱利用檔案造成了極大不便。有的民生檔案開發(fā)利用工作沒(méi)有很好地開展起來(lái)，檔案只起到保管、查閱的作用，檔案信息的研究開發(fā)工作、服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)社會(huì)工作效果還不明顯。

三、做好民生檔案工作的途徑

1.凝聚部門共識(shí)，形成齊抓共管局面。民生檔案是眾多政府部門和企業(yè)、事業(yè)單位等涉民單位從事社會(huì)管理和內(nèi)部管理活動(dòng)的產(chǎn)物，離開相關(guān)單位和部門的支持配合，規(guī)范民生檔案管理就沒(méi)有基礎(chǔ)，民生檔案服務(wù)工作就做不好。因此，要借助相關(guān)職能部門力量，齊抓共管，形成整體合力。一是聯(lián)合部署。檔案部門要緊緊依靠黨委和政府，爭(zhēng)取把民生檔案工作列入黨委和政府的議事日程，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，召開與民生密切相關(guān)的民政、教育、社會(huì)保障、勞動(dòng)就業(yè)、農(nóng)村信用合作社、房產(chǎn)管理等單位參加的民生檔案工作會(huì)議，提出要求，強(qiáng)化責(zé)任，研究推進(jìn)工作的思路和措施。二是聯(lián)合執(zhí)法。定期組織相關(guān)單位人員組成執(zhí)法檢查小組，對(duì)涉及民生檔案的單位進(jìn)行聯(lián)合執(zhí)法檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用及庫(kù)房建設(shè)等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題發(fā)放改進(jìn)意見(jiàn)通知書，要求涉及單位認(rèn)真整改、逐項(xiàng)解決問(wèn)題。三是共建共享。加大與相關(guān)部門的資源整合力度，將存放于各部門的民生檔案，通過(guò)移交檔案館或采取在部門檔案館加掛綜合檔案館專業(yè)分館牌子的辦法，促進(jìn)民生檔案的共建共享，使檔案館真正成為既保存政府公務(wù)信息又保存社會(huì)公眾信息的中心，實(shí)現(xiàn)從“檔案館有什么，群眾查什么”向“群眾查什么，檔案館有什么”轉(zhuǎn)變。

2.建立健全制度，構(gòu)筑務(wù)實(shí)長(zhǎng)效機(jī)制。檔案管理工作是專業(yè)性、基礎(chǔ)性、保障性較強(qiáng)的工作，涉及點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣，沒(méi)有規(guī)范的管理體系和操作規(guī)程，就難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此，必須結(jié)合實(shí)際，建立長(zhǎng)效機(jī)制。一是成立日常機(jī)構(gòu)。在政府層面成立由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，在涉及民生檔案的單位、部門成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)，搞好指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、推進(jìn)，形成齊抓共管、各司其職、層層落實(shí)、合力推動(dòng)的民生檔案工作機(jī)制。二是建立健全民生檔案規(guī)章制度體系。完善檔案整理歸檔制度、檔案保密制度、檔案登記統(tǒng)計(jì)報(bào)目制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定銷毀制度等六項(xiàng)工作制度。同時(shí)，通過(guò)目標(biāo)管理考評(píng)、農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管、建立規(guī)范化民生檔案體系等措施，形成一整套適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾需求的檔案工作機(jī)制，確保民生檔案及時(shí)建檔，有效管理，不流失、不散失，保證各個(gè)單位和部門形成的民生檔案的齊全完整，為服務(wù)民生提供真實(shí)可靠的信息來(lái)源。三是強(qiáng)化監(jiān)管指導(dǎo)。檔案部門定期選派專業(yè)人員深入各單位按照不同專業(yè)檔案的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，分類進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，協(xié)助有關(guān)部門抓好檔案整理歸檔工作，為檔案資源整合工作提供有力技術(shù)保障。如：對(duì)檔案內(nèi)容和性質(zhì)相同或相近的進(jìn)行集中指導(dǎo)；對(duì)內(nèi)容特殊的檔案進(jìn)行個(gè)別指導(dǎo)，提出明確具體要求；對(duì)新形成的民生檔案加強(qiáng)建檔指導(dǎo)，確保各種新單位、新領(lǐng)域、新形式的民生檔案及時(shí)建檔。此外，通過(guò)集中開展“民生檔案建設(shè)年”活動(dòng)等各種方式，調(diào)動(dòng)各方面積極性，推進(jìn)政策的貫徹落實(shí)，鞏固政策的執(zhí)行效果。

3.應(yīng)用信息技術(shù)，強(qiáng)化資源整合。一是整合拓展民生資源。堅(jiān)持以民生需求為導(dǎo)向，以豐富民生檔案資源為手段，不斷整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系。集中時(shí)間、集中力量，抽調(diào)專門人員，對(duì)本區(qū)域內(nèi)所有單位逐一調(diào)查，徹底摸清民生檔案資源數(shù)量、分布情況、保管現(xiàn)狀和重要程度，做到底數(shù)清、情況明。與此同時(shí)，從實(shí)際出發(fā)，因地制宜地進(jìn)行各種形式的有效整合。如：把本行政區(qū)內(nèi)的民生專業(yè)檔案列入綜合檔案館接收范圍，并按接收規(guī)定予以接收；對(duì)群眾迫切需要的民生檔案與有關(guān)部門協(xié)商，采取提前接收的方式及時(shí)接收進(jìn)館；對(duì)尚未明確歸屬的民生檔案，采取為有關(guān)部門開辟民生檔案專用庫(kù)房或寄存的方式接收進(jìn)館；對(duì)一些確實(shí)暫時(shí)不好接收進(jìn)館的民生檔案，把檔案目錄、電子文件、數(shù)字化電子數(shù)據(jù)等接收進(jìn)館。二是實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。每年指導(dǎo)各單位做好檔案整理工作，特別是對(duì)于農(nóng)村檔案，采取“由鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和市直單位每年上報(bào)移交電子歸檔目錄”的方式，既盤活了資源，又強(qiáng)化了管理。三是全面應(yīng)用信息技術(shù)。根據(jù)利用需求分析，對(duì)確定優(yōu)先數(shù)字化的檔案，有計(jì)劃地進(jìn)行數(shù)字化加工，掃描后上網(wǎng)待用；對(duì)尚未數(shù)字化檔案的批量利用需求，建立快速反應(yīng)機(jī)制，以最快的速度組織力量突擊掃描加工，提供利用。不同的數(shù)字化方式，滿足不同的利用需求，既可提供便利快捷的服務(wù)，又可有效地保護(hù)檔案原件。

4.完善查閱利用體系，發(fā)揮服務(wù)民生作用。一是推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程。建立涵蓋全部館藏檔案的文件及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)文書檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)數(shù)字圖像與相關(guān)聯(lián)的目錄數(shù)據(jù)的掛接，建立信息目錄共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)快速檢索，使接待能力適應(yīng)查閱需求的增長(zhǎng)。二是不斷豐富民生檔案服務(wù)方式和手段。以多樣化、人性化的服務(wù)為依托，采取現(xiàn)場(chǎng)接待、電話查詢、網(wǎng)上預(yù)約、在線查閱、舉辦講座、定期回訪、跟蹤服務(wù)等途徑，服務(wù)基層，服務(wù)百姓。三是開放檔案，強(qiáng)化利用。館藏的婚姻、土地、房產(chǎn)、招工用工等民生檔案，在解決人民群眾生產(chǎn)、生活中的實(shí)際問(wèn)題，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、促進(jìn)社會(huì)和諧方面往往能夠發(fā)揮突出作用。如：石家莊市鹿泉區(qū)南故邑村為河北省廣播電視廳補(bǔ)辦征地手續(xù)時(shí)，與元氏縣北龍池、窯上村產(chǎn)生了土地所有權(quán)爭(zhēng)議，此爭(zhēng)議一拖13年，雖經(jīng)各方協(xié)調(diào)，未能妥善解決，后來(lái)南故邑村到檔案館找到了當(dāng)年“交納公糧底薄”和“農(nóng)業(yè)稅分戶登記清冊(cè)”等有力證據(jù)，使問(wèn)題得以徹底解決。

5.注重學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高干部隊(duì)伍素質(zhì)。要利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳教育，通過(guò)宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響力，使廣大干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，落實(shí)好依法治檔的工作機(jī)制；要結(jié)合新時(shí)期民生檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，按需施教，注重實(shí)效，運(yùn)用“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”等培訓(xùn)方式，既可請(qǐng)專業(yè)人員現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，也可到好的單位實(shí)地學(xué)習(xí)，相互借鑒，共同提高。檔案人員更要注重自學(xué)，既要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，又要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)等與檔案管理相關(guān)的知識(shí)，做到知識(shí)面廣、業(yè)務(wù)精通。要在一定時(shí)期，保持檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定，使檔案工作專門人才留得住、用得好，提高民生檔案管理水平。

6.加大經(jīng)費(fèi)投入，確保檔案管護(hù)到位。檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的壽命，因此，一定要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)。硬件上，要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購(gòu)買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計(jì)等必要的安全設(shè)施。要定期對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行安全檢查，檢查是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色等現(xiàn)象，做好記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)匯報(bào)處理，保證檔案實(shí)體的安全。軟件方面，要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，對(duì)文件材料實(shí)行電子存檔，對(duì)歷年文件材料掃描錄入，實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化檢索并管理，使檔案的管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化、簡(jiǎn)便化，有效提高檔案利用效率，方便檔案的調(diào)閱。

總的來(lái)說(shuō)，民生檔案管理工作是一門學(xué)問(wèn)，一門科學(xué)，只有加強(qiáng)現(xiàn)代化的意識(shí)，掌握一定的管理檔案規(guī)律，以科學(xué)精神做事，才可以使民生檔案管理工作走向現(xiàn)代化，更好地為人民群眾服務(wù)。

（作者單位：石家莊市鹿泉區(qū)檔案館）