5.1.4檔案工作體系

企業(yè)應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業(yè)檔案工作體系。

企業(yè)檔案工作體系是與企業(yè)檔案機構、檔案人員的分布緊密結合在一起的，是企業(yè)檔案的管理結構、工作結構。企業(yè)檔案工作是一項系統(tǒng)工程，企業(yè)應結合自身企業(yè)管理的模式，建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡，使企業(yè)檔案工作在企業(yè)管理各環(huán)節(jié)中形成的網(wǎng)狀管理體系，形成層層負責的管理機制。在業(yè)務工作上從文件的形成、積累轉化成檔案，直至檔案的利用諸多環(huán)節(jié)中建立起一套文件材料控制體系。企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡將檔案管理崗位責任制與管理體系相結合，從而保證檔案工作系統(tǒng)工程的運轉靈活。

企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡的組成一般包括：分管檔案工作的企業(yè)領導，主管企業(yè)檔案工作的部門負責人，企業(yè)檔案管理機構或專職檔案工作崗位，企業(yè)內(nèi)部各職能部門負責人及兼（專）職檔案人員、重要業(yè)務（技術）人員，所屬企業(yè)（公司及境外機構）的分管領導及檔案部門。

企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡與崗位責任制相結合，才能保證從文件的形成至檔案管理各環(huán)節(jié)工作落實到位。

根據(jù)許多企業(yè)長期實踐的經(jīng)驗，企業(yè)檔案管理模式大致可分為三種類型。

一是集中統(tǒng)一管理模式。

建立企業(yè)綜合檔案管理部門，集中統(tǒng)一管理本企業(yè)全部檔案，并對企業(yè)所屬機構（包括境外機構）的檔案工作進行監(jiān)督指導；根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，企業(yè)檔案部門可集中保管其分公司和子公司的檔案。

二是相對集中管理模式。

在統(tǒng)一執(zhí)行企業(yè)檔案管理制度的前提下，因地域或條件等因素，某些專業(yè)性較強、利用率較高的檔案資料，在一定時期內(nèi)可由專業(yè)業(yè)務部門保管，但須向企業(yè)檔案管理部門報送檔案目錄，納入企業(yè)檔案管理部門監(jiān)控范圍，保證檔案安全。其他檔案則實行集中保存。中小型企業(yè)或企業(yè)創(chuàng)建初期集中管理條件尚不具備的情況下可采取此模式。大型企業(yè)不提倡這種管理模式，如專業(yè)性極強，且上級業(yè)務部門對此類檔案監(jiān)管到位的大型企業(yè)確需采用這種模式，只限于業(yè)務檔案。也可以稱信息集中管理模式。

三是委托寄存管理檔案實體模式。

采取委托寄存管理檔案實體模式，企業(yè)必須在建立檔案工作管理體系，建立健全企業(yè)檔案管理工作制度的基礎上，自身負責文件材料的形成積累、歸檔等工作。檔案實體保管采取委托寄存方式。將檔案保管、整理、編目、檔案信息的數(shù)字化加工等工作委托給具有資質的檔案中介服務機構承擔。寄存檔案的所有權歸委托方企業(yè)所有，該企業(yè)可隨時調(diào)閱利用本企業(yè)的檔案。采用這種模式，企業(yè)可以減少檔案管理崗位及部分檔案工作職責，減少保管檔案的硬件設施投入。

目前，隨著企業(yè)管理體制的改革和創(chuàng)新，企業(yè)檔案工作體系也在不斷地革新。有的企業(yè)實行檔案專業(yè)化管理模式，成立專業(yè)的檔案管理服務中心，為所屬企業(yè)各部門、各項目提供專業(yè)化的檔案管理和服務；有的實行委托化管理，將企業(yè)股份公司、上市公司等檔案管理工作委托由存續(xù)企業(yè)檔案部門或專門的檔案中介機構；有的信息化水平較高的企業(yè)建立了數(shù)字檔案管理中心，對企業(yè)電子文件進行全過程的管理和控制，在線歸檔和提供利用。但無論企業(yè)檔案管理體系怎樣變革，企業(yè)檔案工作都必須與企業(yè)各部門、各項目的具體工作緊密結合，與文件材料形成和利用的各個環(huán)節(jié)緊密結合，不能留有空白和脫節(jié)。