黃文揚(yáng)

摘 要：伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的持續(xù)提升，人們?cè)絹?lái)越注重事業(yè)單位的檔案管理工作。辦公室檔案管理屬于事業(yè)單位管理工作中非常重要的一部分，檔案管理工作的好壞與事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展緊密相關(guān)。事業(yè)單位要想獲得可持續(xù)發(fā)展，那么就需要強(qiáng)化辦公室的檔案管理。文章將詳盡闡述事業(yè)單位辦公室檔案管理的現(xiàn)狀，并結(jié)合實(shí)際情況來(lái)探析相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 辦公室檔案管理 創(chuàng)新策略

伴隨著事業(yè)單位改革進(jìn)程的持續(xù)推進(jìn)，檔案管理工作的重要性正在不斷突顯出來(lái)。事業(yè)單位辦公室檔案管理工作不僅與其內(nèi)部各項(xiàng)工作的開展有密切的聯(lián)系，同時(shí)也會(huì)對(duì)事業(yè)單位自身的發(fā)展造成一定的影響。在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境背景下，事業(yè)單位要想又快又好地發(fā)展下去，那么就應(yīng)該注重辦公室檔案管理工作，并結(jié)合自身的情況來(lái)探析相應(yīng)的創(chuàng)新思路。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理的現(xiàn)狀與特點(diǎn)分析

1.未能意識(shí)到檔案管理工作的重要性。通過調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位依然沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，他們對(duì)于檔案管理的理解仍然不夠透徹。同時(shí)，由于單位領(lǐng)導(dǎo)和職工并不注重檔案管理工作，從而未將檔案管理工作的指標(biāo)納入到考核中。在這種情況下，檔案管理工作人員在工作時(shí)也會(huì)有所松懈，他們也會(huì)認(rèn)為檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展無(wú)法展現(xiàn)出多大的功用。

2.辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍不高。從檔案管理學(xué)層面來(lái)說，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作明顯具有極高的專業(yè)性，故要想做好事業(yè)單位檔案管理工作，那么檔案管理人員就需要具備較高的綜合素質(zhì)。然而，在當(dāng)前情況下，事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)問題比較嚴(yán)重，這必然會(huì)影響到檔案管理工作的開展。由于事業(yè)單位比較特殊，在進(jìn)行人事改革的時(shí)候，工作人員的崗位會(huì)出現(xiàn)一定的變化，辦公室檔案管理崗位則會(huì)由專業(yè)能力較差的員工來(lái)?yè)?dān)任。而對(duì)于那些專業(yè)能力偏低的檔案管理人員，事業(yè)單位也沒有投入一定的資源來(lái)展開培訓(xùn)活動(dòng)，這樣辦公室檔案管理工作的效果自然比較差。

3.事業(yè)單位的辦公室檔案未能及時(shí)更新。通過調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)許多事業(yè)單位的檔案資料比較陳舊，參考價(jià)值明顯不高。同時(shí)，由于很多員工的近期相關(guān)資料未能及時(shí)更新，比如入黨材料、獎(jiǎng)懲以及晉升等材料，使得事業(yè)單位的部分無(wú)法正常開展下去，在對(duì)員工進(jìn)行審核評(píng)定時(shí)，由于不具有最新的個(gè)人資料，故無(wú)法進(jìn)行合理評(píng)估。

4.缺乏對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用。伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，各種計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)被廣泛運(yùn)用于事業(yè)單位管理工作中。事業(yè)單位辦公室檔案管理工作比較繁雜，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用過后，檔案管理人員的任務(wù)明顯有所減輕。然而，由于很多事業(yè)單位對(duì)檔案工作存在著一定的輕視心理，且沒有投入足夠的資金來(lái)開展檔案管理，從而無(wú)法引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)。然而，要想促使檔案資源變得更加信息化和數(shù)字化，并達(dá)成單位內(nèi)部資源共享的目標(biāo)，那么就應(yīng)該將新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于辦公室檔案管理中、除此之外，由于部分檔案管理人員的專業(yè)能力偏低，他們未能掌握好各項(xiàng)信息技術(shù)的具體操作流程，故在使用設(shè)備與軟硬件時(shí)會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問題，使得現(xiàn)代化信息技術(shù)無(wú)法在檔案管理工作中展現(xiàn)出其應(yīng)有的效用。

二、事業(yè)單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

1.制定合理的辦公室檔案管理制度。制度的完善是任何管理工作的前提。事業(yè)單位要想做好辦公室檔案管理工作，那么就需要制定出適宜的辦公室檔案管理工作的有關(guān)制度體系，以此來(lái)規(guī)范辦公室檔案管理工作。再者，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身的情況來(lái)開展辦公室檔案管理工作，設(shè)立相應(yīng)的管理機(jī)制，并不斷進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，確保檔案管理工作的各項(xiàng)需求均能得到滿足。最后，還應(yīng)該讓從業(yè)人員對(duì)辦公室檔案管理工作有著更清晰地理解，并施行相應(yīng)的約束機(jī)制來(lái)引導(dǎo)員工認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

2.促使辦公室檔案管理人員的綜合水平不斷提升。辦公室檔案管理工作水平的高低是決定事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)。要想又快又好地完成辦公室檔案管理工作，人員因素是必須要考慮的。辦公室檔案管理工作比較系統(tǒng)、綜合，故其對(duì)從業(yè)人員的要求比較嚴(yán)苛。同時(shí)，事業(yè)單位管理者還應(yīng)該理清辦公室檔案管理的崗位職責(zé)，并將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)身上。此外，要想促使檔案管理人員的整體水平有所提升，那么就應(yīng)該展開針對(duì)性的培訓(xùn)活動(dòng)，引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)會(huì)更多的專業(yè)理論知識(shí)和技能，同時(shí)實(shí)戰(zhàn)演練來(lái)強(qiáng)化他們自身的經(jīng)驗(yàn)，不斷強(qiáng)化他們的責(zé)任意識(shí)，以此來(lái)確保事業(yè)單位辦公室檔案管理工作順利完成。

3.改進(jìn)和優(yōu)化檔案借閱方式。檔案借閱在檔案管理中是比較重要的，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理主要也是為了方便檔案的借閱。 當(dāng)借閱效率比較高時(shí)，不僅可以促使工作效率變得更高，同時(shí)還有助于減少人工所需費(fèi)用。在以前，檔案借閱一般是通過人工管理來(lái)完成的，這種方式效果比較差，容易出現(xiàn)不按時(shí)歸還檔案資料的情況，這樣檔案的利用率自然而然會(huì)降低?，F(xiàn)如今，各個(gè)企業(yè)均擁有其內(nèi)部局域網(wǎng)，并且研發(fā)出相應(yīng)的借閱軟件，員工可以通過這些軟件來(lái)查詢檔案資料。根據(jù)檔案涉密等級(jí)的不同，不同工作崗位賦予不同的查詢?yōu)g覽權(quán)限。這樣能夠進(jìn)一步簡(jiǎn)化審批過程，檔案管理工作會(huì)變得愈加高效。

4.創(chuàng)新檔案管理平臺(tái)。信息化、網(wǎng)絡(luò)化是未來(lái)企業(yè)管理發(fā)展的必然發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)檔案管理應(yīng)該引進(jìn)信息化管理理念。伴隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，以往的紙質(zhì)檔案管理模式明顯無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏?，F(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)摒棄了這種模式，管理流程越來(lái)越簡(jiǎn)化，檔案管理平臺(tái)已經(jīng)被人們所廣泛運(yùn)用。運(yùn)用大數(shù)據(jù)來(lái)創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使得檔案管理平臺(tái)更具成效，辦公效率也在不斷提高，故事業(yè)單位應(yīng)該注重檔案管理平臺(tái)的創(chuàng)新發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作與事業(yè)單位內(nèi)部的管理和發(fā)展緊密相關(guān)。然而，在當(dāng)前環(huán)境下，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作依然存在著這樣或那樣的問題，使得檔案管理工作無(wú)法展現(xiàn)出其應(yīng)有的功效，這時(shí)，事業(yè)單位則非常有必要采取合理的措施，促使事業(yè)單位辦公室檔案管理工作更加信息化、現(xiàn)代化。

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