王秀云++高姍

高校出版檔案是高等院校檔案中的一個(gè)門類，是高校檔案的一個(gè)組成部分，隨著高校各類檔案的逐步建立完善，高校的出版檔案正在建立起來，因此，高校出版檔案的管理問題已是高校檔案工作急待解決的重要問題。

所謂高校出版檔案是指由學(xué)校和社會(huì)組織及個(gè)人，在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的并由高校出版部門正式出版的出版物和記錄出版活動(dòng)過程的歷史記錄的集合，為了使高校的出版檔案管理與其它門類檔案管理同步，我們就出版檔案的管理講以下幾點(diǎn)看法。

一、高校出版檔案的作用

高校不同于一般的出版社，它是知識密集，人才密集的地方，又是進(jìn)行教學(xué)、科研工作的場所，高校的出版檔案雖然只是學(xué)校出版工作的歷史記錄，但它已成為高校檔案的一個(gè)不可分割的組成部分，高校出版檔案的建立，不僅為高校的出版工作提供了歷史憑證，同時(shí)也為廣大師生員工從事教學(xué)、科研和生產(chǎn)提供著大量的技術(shù)信息，發(fā)揮著重要的作用，所以，搞好出版檔案的管理對完善高校檔案的建設(shè)，為高校的教學(xué)，科研服好務(wù)是必不可缺少的一項(xiàng)工作。

二、出版檔案的特點(diǎn)

高校的出版檔案既不同于學(xué)校其它門類的檔案，也不同于一般出版社的出版檔案，它具有自己的一些特點(diǎn)，這些特點(diǎn)是：

1、高校出版檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性的特點(diǎn)

高校出版部門不同于一般的出版社，出版社一般都是要出版各種書籍和刊物，因高校的主要任務(wù)是出人才又出成果，所以高校出版的東西絕大多數(shù)是本校師生員工在自己的教學(xué)、科研中所形成的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、創(chuàng)造發(fā)明、研究成果，由于每一個(gè)學(xué)校都有自己獨(dú)特的個(gè)性和專業(yè)性，因此記錄這個(gè)學(xué)校人們活動(dòng)的記錄也必然反映這個(gè)學(xué)校的個(gè)性和專業(yè)性，這就決定了高校出版檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

2、由于出版工作具有一定的周期性，所以高校的出版檔案具有易收集的特點(diǎn)。

高校出版部站只是高校諸多部門的其中之一，它的任務(wù)主要是為本校出版的一些書刊，它所出版的刊物由于它具有定量、定時(shí)、定向的特點(diǎn)，因此整個(gè)出版工作既具有一定的規(guī)律性，又具有一定的周期性。這樣使得那些反映和記錄出版工作活動(dòng)的出版物和憑證，不但數(shù)量有限，而且產(chǎn)生的時(shí)間和材料也幾乎是固定的。這樣我們可以根據(jù)出版的不同刊物，做相同的收集工作，還可以集中時(shí)間進(jìn)行收集，所以它的收集工作是比較容易的。

3、高校出版檔案具有難整理的特點(diǎn)

高校出版檔案收集上來后，最難的是對原稿和圖樣的整理，原稿厚度大，紙張又不統(tǒng)一，有的原稿又破又亂，有的是手寫稿，這給檔案的整理工作帶來了很多的困難。一要對原稿進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的整理排序；二要對折頁、破損的材料一頁一頁的進(jìn)行修復(fù)；三要把整理好的圖樣一頁一頁的貼好；四要裝訂成卷（因底稿的厚度大，一卷裝不下，就得分幾卷訂），然后打號，出版檔案的原稿整理所花費(fèi)的時(shí)間要比其它幾類檔案花費(fèi)的時(shí)間要多一些，所以它的整理工作相對要比其它檔案的整理工作要難一些。

三、高校出版檔案應(yīng)包括的范圍

根據(jù)高校出版檔案的概念，我們認(rèn)為高校出版檔案應(yīng)包括的范圍如下：

1、由高校出版部門正式出版的出版物

（1）正式出版物 （2）正式出版物的原稿

（3）作者登記表 （4）稿件審查表

2、記錄高校出版活動(dòng)中所形成的歷史記錄

（1）出版計(jì)劃 （2）出版合同

（3）書稿介紹表 （4）書稿列選單

（5）出版流程卡 （6）審稿報(bào)告

（7）發(fā)稿通知單 （8）新書預(yù)告

（9）編輯加工報(bào)告 （10）封面設(shè)計(jì)通知單及設(shè)計(jì)原件

四、目前高校出版檔案管理上存在的幾個(gè)問題：

高校出版檔案對各校來講，多數(shù)單位對出版檔案的管理上已經(jīng)納入與其它門類的檔案管理的集中統(tǒng)一管理，還存在以下一些問題

1、出版檔案的建檔對高校來講，盡管已由檔案部門提出來了，但未納入學(xué)校出版部門工作計(jì)劃的議事日程，不象教學(xué)、科研檔案那樣得到學(xué)校和主管部門領(lǐng)導(dǎo)的重視

2、出版檔案材料不齊全，這是高校出版檔案中的一個(gè)較為普遍的問題。在建檔過程中，人們往往只注意收集正式出版物，而不注意收集出版過程中所形成的確有保存價(jià)值的歷史記錄。

3、出版檔案材料中，除正式出版物外，其余需歸檔材料的紙質(zhì)、文字、符號等，一低劣，二混亂，不便于長期保存。

4、出版檔案的歸檔范圍不統(tǒng)一，不明確，使建立起來出版檔案名不符實(shí)，名是出版檔案，實(shí)為一堆技術(shù)資料。

五、搞好高校出版檔案管理的一些措施

高校出版檔案盡管具有自己的特性，但就其工作的內(nèi)容、工作規(guī)律、工作方法和完成此項(xiàng)檔案任務(wù)應(yīng)有的要求，與開展其它類型的檔案工作，只是一個(gè)大同小異的問題，所以要把高校的出版檔案管理好，也必須辦好以下幾件事：

1、在建立健全高校幾類檔案的同時(shí)，不失時(shí)機(jī)地搞一下或側(cè)重抓一下出版檔案的建設(shè)，使用出版檔案的工作提到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入主管業(yè)務(wù)部門的工作計(jì)劃，落實(shí)到負(fù)責(zé)出版工作和材料形成者的職責(zé)范圍，讓出版檔案工作與高校的教學(xué)、科研等各類檔案工作同步進(jìn)行。

2、制定一個(gè)與學(xué)校開展檔案工作相配套，與學(xué)校出版工作相適應(yīng)的出版檔案工作管理制度。在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收本部門工作時(shí)要同時(shí)檢查、總結(jié)、驗(yàn)收本單位檔案工作情況，使出版檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)制度化，以保證出版檔案的質(zhì)量化管理。

3、制定一個(gè)出版檔案管理實(shí)施細(xì)則，并將這種文件目錄發(fā)至檔案和出版部門，發(fā)至形成出版檔案的有關(guān)人員，以使各個(gè)部門、各個(gè)人員都按一定要求積累材料，并適當(dāng)歸檔。

4、要搞好檔案部門同出版部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系，做好對形成出版檔案文件材料的有關(guān)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

5、檔案人員還要熟悉業(yè)務(wù)，除了做好必要的協(xié)調(diào)和指導(dǎo)工作外，還要將收集到的出版材料整理、裝訂、分編，保管好，保證有效利用。

各高校應(yīng)重視出版類檔案工作的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮其作用，有效地為各高校和社會(huì)服務(wù)。