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摘 要：企業(yè)管理隨著信息化進(jìn)程的不斷深化，相互合作，協(xié)同辦公、應(yīng)用軟件的應(yīng)用已深入人心，信息的交流和互換更加透明、開(kāi)放、快捷，且對(duì)現(xiàn)代辦公提出了更全新的需求，隨時(shí)隨地的移動(dòng)辦公更是演變成為一種社會(huì)化的剛性需求。工作流系統(tǒng)正是協(xié)同應(yīng)用軟件的核心，它使企業(yè)運(yùn)營(yíng)更加高效、穩(wěn)健、規(guī)范、提高工作的執(zhí)行力和準(zhǔn)確度。本論文通過(guò)OA工作流程的設(shè)計(jì)實(shí)際開(kāi)發(fā)應(yīng)用，對(duì)OA工作流程的表單和流程制作開(kāi)發(fā)過(guò)程做進(jìn)一步分析，圖表結(jié)合便于理解應(yīng)用，同時(shí)將實(shí)際工作中流程開(kāi)發(fā)的一些實(shí)用技巧和注意事項(xiàng)都一一羅列，分析解決實(shí)際問(wèn)題，希望對(duì)其它相關(guān)企業(yè)辦公流程開(kāi)發(fā)人員設(shè)計(jì)時(shí)作參考。

關(guān)鍵詞：辦公OA流程；創(chuàng)新；實(shí)踐

中圖分類號(hào)：F426.92 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）06-0093-02

信息化的發(fā)展已非常明顯地改變著人們的生活、學(xué)習(xí)的方式，更改變了人們的工作方式。企業(yè)管理隨著信息化進(jìn)程的不斷深化，相互合作，協(xié)同辦公、應(yīng)用軟件的應(yīng)用已深入人心，信息的交流和互換更加透明、開(kāi)放、快捷，且對(duì)現(xiàn)代辦公提出了更全新的需求，隨時(shí)隨地的移動(dòng)辦公更是演變成為一種社會(huì)化的剛性需求。而路橋施工企業(yè)大都是在野外施工，施工地點(diǎn)較偏僻，工作場(chǎng)所流動(dòng)性大，不固定，施工面廣線長(zhǎng)。企業(yè)所管理的各公司、各項(xiàng)目、各部門(mén)文件、資料等信息的上傳下達(dá)速度相對(duì)較慢，企業(yè)管理難度大。而辦公OA工作流系統(tǒng)正是路橋施工企業(yè)協(xié)同辦公應(yīng)用軟件的核心，他的使用可以推動(dòng)企業(yè)更加高效、穩(wěn)健、規(guī)范的運(yùn)營(yíng)，能大力提高工作企業(yè)的執(zhí)行力和準(zhǔn)確度。

1 OA系統(tǒng)運(yùn)行操作管理

Office Anywhere 工作流系統(tǒng)簡(jiǎn)稱為OA工作流系統(tǒng)，OA系統(tǒng)中的公文稱為電子公文，電子公文與紙質(zhì)文件在企業(yè)范圍內(nèi)具有同等效力。各部門(mén)、各項(xiàng)目可以將電子公文作為企業(yè)內(nèi)部事務(wù)辦理的依據(jù)。

企業(yè)員工應(yīng)熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，OA系統(tǒng)在實(shí)際業(yè)務(wù)使用時(shí)，應(yīng)遵守下面規(guī)定：

（1）通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布的信息，發(fā)起的協(xié)同，OA使用人員視同知曉，應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。

（2）應(yīng)保證通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。

（3）應(yīng)保證OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)的響應(yīng)時(shí)間，但凡在網(wǎng)上公文處理流程所涉及到的工作人員，在處理文件的時(shí)間原則上不超過(guò)2個(gè)工作日，如有請(qǐng)假、培訓(xùn)、出差等特殊原因離開(kāi)時(shí)，須通過(guò)OA流程系統(tǒng)中委托工作中指定相關(guān)人員代為辦理。

（4）OA系統(tǒng)用戶登陸密碼應(yīng)經(jīng)常更換修改，并嚴(yán)守秘密，以防止他人存心或不小心對(duì)流程系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)獲取相關(guān)重要信息，濫發(fā)電子郵件、短信、惡意增刪資料或干擾公司公文、資料信息的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

2 工作流的原理

Office Anywhere工作流系統(tǒng)簡(jiǎn)稱為OA工作流系統(tǒng)，何為工作流，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是把一項(xiàng)工作有計(jì)劃地分解為多個(gè)分步驟，由多人各付其責(zé)協(xié)同來(lái)完成這項(xiàng)工作，猶如我們比較熟悉的工廠流水作業(yè)生產(chǎn)服裝的。上一個(gè)環(huán)節(jié)完成，再進(jìn)行下一個(gè)環(huán)節(jié)……所以各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)作性、時(shí)效性顯得尤為重要。OA工作流系統(tǒng)由表單和流程兩個(gè)重要元素構(gòu)成。（1）表單：是與公司工作有關(guān)的數(shù)據(jù)的載體，類似于我們傳統(tǒng)工作中的紙質(zhì)版工作單，紙質(zhì)工作單上的手寫(xiě)數(shù)據(jù)通過(guò)表單上的各類實(shí)際控件使其正常運(yùn)轉(zhuǎn)執(zhí)行；在表單以外相關(guān)位置，通?？梢酝ㄟ^(guò)上傳附件，傳送一些相關(guān)數(shù)據(jù)和信息資料，以便于更好地完成工作流程。（2）流程是工作過(guò)程和環(huán)節(jié)的描述，流程中由工作的多個(gè)步驟組成，每一步驟由系統(tǒng)管理員按事先指定的經(jīng)辦人填寫(xiě)指定的表單控件內(nèi)容，參與的各指定人員都不能跨越這個(gè)權(quán)限，體現(xiàn)了一種制度和規(guī)范。工作流就是多人有計(jì)劃地按指定步驟協(xié)同完成一項(xiàng)工作，各參與經(jīng)辦的人員按順序依次填寫(xiě)同一張表單，或者在同一表單上填寫(xiě)相關(guān)會(huì)簽意見(jiàn)，傳送一些附件內(nèi)容，在企業(yè)日常工作流設(shè)置中，不同步驟的主辦人對(duì)有無(wú)上傳附件的權(quán)限，都可以單獨(dú)進(jìn)行設(shè)置。

2.1 表單設(shè)計(jì)

（1）表單分類：進(jìn)入系統(tǒng)管理→工作流→工作流設(shè)置→分類設(shè)置，新建表單分類。表單分類更方便表單的管理，也方便了表單的查找，同時(shí)，根據(jù)表單分類的所歸屬的部門(mén)，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)表單分類依照部門(mén)獨(dú)立管理的目的。

（2）表單設(shè)計(jì)：表單基本樣式設(shè)計(jì)可以使用office的word工具，同時(shí)也可以使用網(wǎng)頁(yè)工具制作提前把設(shè)計(jì)好的表單基本樣式做好，制作完成后的表單樣式按步驟導(dǎo)入系統(tǒng)中，可以也用Office自帶的Word設(shè)計(jì)樣式做好后直接復(fù)制，粘貼到表單智能設(shè)計(jì)器中，最后按需在相應(yīng)位置添加表單控件即可。

2.2 流程設(shè)計(jì)

（1）流程分類：進(jìn)入系統(tǒng)管理→工作流設(shè)置→分類設(shè)置，設(shè)立流程分類。流程的分類更便于流程的實(shí)際管理。不同性質(zhì)的各種流程依據(jù)類別放在不同分類下，實(shí)際工作中方便了流程的精確查找。同時(shí)依據(jù)流程所屬部門(mén)分類的不同，實(shí)現(xiàn)了流程分類按所屬部門(mén)進(jìn)行獨(dú)立管理的目的。

（2）設(shè)計(jì)流程：用于設(shè)計(jì)流程在實(shí)際工作中的應(yīng)用。

（3）流程管理Office Anywhere 2013工作流采用全新的設(shè)計(jì)流程向?qū)Ｊ?，可以使工作流設(shè)計(jì)過(guò)程簡(jiǎn)化，同時(shí)將流程定義的相關(guān)操作統(tǒng)一在同一頁(yè)面，用戶可以一目了然。進(jìn)入OA系統(tǒng)→系統(tǒng)管理→工作流設(shè)置→設(shè)計(jì)流程，就可以對(duì)各流程進(jìn)行定義和管理。

2.3 流程設(shè)計(jì)器

（1）流程設(shè)計(jì)器用來(lái)設(shè)計(jì)流程的步驟走向，是流程最重要的操作。流程設(shè)計(jì)器提供了兩種顯示方式分別為圖形視圖和列表視圖。

（2）流程的類型。流程分為兩種類型：固定流程和自由流程：

固定流程：顧名思義為固定步驟組成，通常由流程設(shè)計(jì)人員（管理員或其它指定人員）事先定義好，用戶在使用中必須按照事先定義好的步驟進(jìn)行轉(zhuǎn)交，每個(gè)步驟由具體哪些人辦理都是原來(lái)事先做好的。參與辦理流程管理環(huán)節(jié)的人員決不能超越自己的權(quán)限辦理。

自由流程沒(méi)有必要事先定義流程步驟，只需按指定流程發(fā)起權(quán)限，有流程發(fā)起的用戶就可以建立相關(guān)流程的工作，用戶自己主觀的判斷進(jìn)行流程的轉(zhuǎn)交，包括下一個(gè)步驟由誰(shuí)來(lái)辦理，可以具體填寫(xiě)哪些基本內(nèi)容，都是在流程轉(zhuǎn)交時(shí)設(shè)置的，而并不是事先定義好的。

固定流程中每一步驟經(jīng)辦權(quán)限、可寫(xiě)字段都需要事先指定，還要指定下一步驟以及轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出條件等信息。固定流程的第一個(gè)步驟（序號(hào)必須為1），前面設(shè)定的具有經(jīng)辦權(quán)限的用戶，才有權(quán)限新建該流程的實(shí)際工作，通常在工作流→新建工作頁(yè)面才能看到相關(guān)流程；自由流程不需步驟設(shè)置，流程發(fā)起權(quán)限需要設(shè)定好。應(yīng)該特別注意的是：如果找不到新建工作，固定流程的類型，就是第一步驟的經(jīng)辦權(quán)限設(shè)置的不合適或沒(méi)有設(shè)置，或第一位步驟的序號(hào)不是1；類型的另一種自由流程，就是由于流程發(fā)起權(quán)限沒(méi)設(shè)置好。

通過(guò)工作流下工作查詢都可以進(jìn)行查詢執(zhí)行中的工作和已完成工作，但首先是對(duì)流程查詢有權(quán)限的用戶和有需要工作查詢的菜單權(quán)限的用戶，系統(tǒng)默認(rèn)的所用戶都可以在過(guò)工作流下工作查詢頁(yè)面查詢自己辦理過(guò)的工作。

任何流程可以由流程管理人員指定管理人員、監(jiān)控人員、查詢?nèi)藛T。工作流下管理人員有工作查詢和工作監(jiān)控頁(yè)面的用戶，可以對(duì)管理的工作進(jìn)行結(jié)束和刪除操作，在工作流下的工作監(jiān)控那一頁(yè)面可以對(duì)監(jiān)控的工作進(jìn)行轉(zhuǎn)交、委托操作、查詢?nèi)藛T和監(jiān)控人員都可以查詢?cè)摿鞒倘抗ぷ鳌Ｌ貏e就應(yīng)注意：管理人員和監(jiān)控人員在工作監(jiān)控頁(yè)面只可以監(jiān)控執(zhí)行的工作，對(duì)于管理流程權(quán)限（權(quán)限類型包括：管理、監(jiān)控、查詢、編輯、點(diǎn)評(píng)），OA系統(tǒng)管理人員必須設(shè)計(jì)流程下的管理權(quán)限中去設(shè)置。

3 OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

3.1 實(shí)用性原則

系統(tǒng)以用戶（如系統(tǒng)管理員、各公司、各部門(mén)、各項(xiàng)目等）所需為目標(biāo)，用戶使用方便，工作準(zhǔn)確度、專業(yè)性、工作效率提高為原則。

3.2 易用性原則

結(jié)構(gòu)使用戶不必安裝客戶端就可以使用系統(tǒng)，受客戶端以及不受地域限制，免除了非專業(yè)人員尤其是普通員工安裝系統(tǒng)與高效、實(shí)時(shí)工作的困難。

3.3 先進(jìn)性原則

本流程系統(tǒng)設(shè)計(jì)能滿足企業(yè)內(nèi)部辦公的廣泛需求。在充分應(yīng)用現(xiàn)有成熟的軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為企業(yè)用戶提供高性能的系統(tǒng)。

3.4 安全性原則

系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中對(duì)安全機(jī)制充分考慮，加強(qiáng)了操作權(quán)限的設(shè)置與管理。采取對(duì)權(quán)限多級(jí)限制，確保系統(tǒng)穩(wěn)定、安全可靠。

3.5 實(shí)時(shí)性原則

在系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)都一律采用實(shí)時(shí)處理方式，例如消息的傳遞、投票管理、日程的安排，、考勤的統(tǒng)計(jì)等，確保了數(shù)據(jù)的有效性和及時(shí)性。

3.6 經(jīng)濟(jì)實(shí)用性原則

整個(gè)系統(tǒng)的建立充分考慮到實(shí)際業(yè)務(wù)操作的實(shí)用性和響應(yīng)速度。前臺(tái)操作直接應(yīng)對(duì)用戶，快速處理，及時(shí)響應(yīng)。后臺(tái)管理系統(tǒng)能對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理時(shí)，充分分析考慮系統(tǒng)的響應(yīng)速度。在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)，盡量利用已有的設(shè)備，僻免給企業(yè)帶來(lái)不必要的浪費(fèi)。

4 OA流程設(shè)計(jì)中應(yīng)注意問(wèn)題

（1）word設(shè)計(jì)表單復(fù)制粘貼到智能設(shè)計(jì)器表格變寬的解決辦法：在word中將表格固定列寬，再粘貼到智能設(shè)計(jì)器。

（2）在表格的單元格中，可以用鍵盤(pán)移動(dòng)光標(biāo)，用Backspace鍵刪除控件前的多余空格。

（3）可以選中控件，點(diǎn)（居中）鍵，可以使控件位于表格中央。

（4）如果設(shè)計(jì)人員想要改變表單樣式，則可以把新的表單先拷貝到原表單上方，把原來(lái)的控件拖動(dòng)到新表單合適的位置（但必須保持原控件順序，由上到下，由左到右排序原則）。

（5）應(yīng)特別注意特殊的控件，文字格式設(shè)置中，當(dāng)打印表單時(shí)，控件所處的位置，顯示的是實(shí)際輸入的文字，對(duì)文字格式如果不夠滿意的話，重新設(shè)計(jì)表格通常費(fèi)時(shí)費(fèi)力。解決此問(wèn)題有一個(gè)小技巧。具體操作：可以在word中隨便輸入幾個(gè)字.如：“正確”，字體的格式設(shè)置好。復(fù)制粘貼到表單設(shè)計(jì)器的控件哪邊；然后把控件拖放到“正 確”這幾個(gè)字的中間，再刪除這幾個(gè)字，這樣最后打印時(shí)，控件所輸入的文字就會(huì)和所設(shè)定好的格式相同了。

（6）請(qǐng)勿將設(shè)置好控件的表單拷貝回Word或網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)工具再編輯，這樣，控件的屬性信息可能會(huì)丟失。

（7）修改已經(jīng)在使用的表單時(shí)，控件順序應(yīng)該保持原順序，按從上到下，從左至右排序，否則表單將無(wú)法與歷史數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)。

（8）控件名稱不能含有空格，也最好不要使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（9）同類控件不建議使用復(fù)制粘貼的方法快速添加，最好一個(gè)一個(gè)添加。表單設(shè)計(jì)時(shí)控件名稱絕對(duì)不能重復(fù)。

（10）在各種流程設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)時(shí)，每個(gè)步驟的經(jīng)辦權(quán)限都要設(shè)置好，尤其是該流程的發(fā)起權(quán)限是由第一步驟的經(jīng)辦權(quán)限控制的，沒(méi)有該步驟經(jīng)辦權(quán)限的用戶在新建工作中根本無(wú)法看到這個(gè)流程的。流程設(shè)計(jì)人員可按部門(mén)、人員、角色進(jìn)行選擇，可以只設(shè)定其中的一項(xiàng)或多項(xiàng)，流程系統(tǒng)在流轉(zhuǎn)時(shí)經(jīng)辦人的選擇時(shí)，會(huì)按這三項(xiàng)的并集選擇。

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