文/先曉兵 張爾喜 朱峰 蔣玉峰

一個(gè)二維碼讓隱形校園數(shù)據(jù)都在線

文/先曉兵 張爾喜 朱峰 蔣玉峰

當(dāng)下校園里的管理與服務(wù)模式需要做出適應(yīng)性轉(zhuǎn)變，在線是互聯(lián)網(wǎng)世界的本能，要不要進(jìn)入一個(gè)在線世界，變成了一個(gè)不能回避的問題。數(shù)據(jù)的收集，實(shí)現(xiàn)從不在線到在線的過程，對(duì)于學(xué)校來講有著重要的意義。

當(dāng)下校園里的許多事物、教師、學(xué)生、活動(dòng)仍是離線的，很多離線的數(shù)據(jù)都沉淀在那里，大部分事實(shí)上已經(jīng)丟失，且離線的數(shù)據(jù)很容易造假，比如實(shí)驗(yàn)室使用登記本上的實(shí)驗(yàn)室使用登記數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)仍然在紙上，沒有錄入系統(tǒng)，沒有在線，這些離線的數(shù)據(jù)難以產(chǎn)生價(jià)值，無法挖掘和發(fā)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)的價(jià)值。然而，校園里的很多管理與決策活動(dòng)又急需這些數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的、離線的校園管理模式與手段無法適應(yīng)新環(huán)境下管理與服務(wù)的需要。當(dāng)下校園里的管理與服務(wù)模式需要做出適應(yīng)性轉(zhuǎn)變，在線是互聯(lián)網(wǎng)世界的本能，要不要進(jìn)入一個(gè)在線世界，變成了一個(gè)不能回避的問題。數(shù)據(jù)的收集，實(shí)現(xiàn)從不在線到在線的過程，對(duì)于學(xué)校來講有著重要的意義。

那么如何讓我們?cè)谛@里的學(xué)習(xí)、工作、生活在線呢？可以借助每個(gè)人在互聯(lián)網(wǎng)上的身份ID（校園工號(hào)、微信號(hào)、QQ號(hào)等），借助智能手機(jī)及其中各傳感器、定位功能等主要功能，通過二維碼可以實(shí)現(xiàn)在線。所以，常熟理工學(xué)院設(shè)計(jì)了基于二維碼的移動(dòng)物聯(lián)解決方案——“碼上理工”，根據(jù)學(xué)校制定的二維碼編碼標(biāo)準(zhǔn)，為校園里所有對(duì)象設(shè)計(jì)一個(gè)二維碼，讓校園里的所有事物都貼上二維碼，校園二維碼涵蓋的標(biāo)識(shí)對(duì)象包含以下內(nèi)容。人：教師、學(xué)生、校友、家長等；物：學(xué)校、校區(qū)、樓宇、房間、場(chǎng)所、圖書、車輛、軟件、設(shè)備、家具、植物等；教學(xué)：學(xué)科、專業(yè)、課程等信息表示；科研項(xiàng)目：論文、項(xiàng)目等管理信息；管理項(xiàng)目：上課課程、考試、體育鍛煉、上班考勤、會(huì)議、實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目、財(cái)務(wù)等等， 如圖1所示。

有了這些二維碼標(biāo)示，借助通信手段（校園WiFi、3G/4G）、個(gè)人智能手機(jī)或智能終端，老師和學(xué)生在校園里進(jìn)行學(xué)習(xí)、工作、生活等活動(dòng)時(shí)，只需簡單的掃一掃相關(guān)對(duì)象的二維碼，就讓所有的校園行為在大數(shù)據(jù)的沙灘上留下了一串串腳印，這樣采集和存儲(chǔ)的各類活動(dòng)過程數(shù)據(jù)，讓以前許多的離線數(shù)據(jù)變成在線數(shù)據(jù)。

圖1 校園二維碼標(biāo)示

在線世界的探索與實(shí)踐

圍繞著校園里的一些管理與服務(wù)痛點(diǎn)、效率洼地，立足低成本、高效率的原則，常熟理工學(xué)院在資產(chǎn)清查、實(shí)驗(yàn)室管理、值班巡檢、資產(chǎn)報(bào)修、會(huì)議簽到等活動(dòng)場(chǎng)景進(jìn)行實(shí)踐與探索。

構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)＋資產(chǎn)清查工作新模式

在傳統(tǒng)的校園資產(chǎn)盤點(diǎn)模式下，校園數(shù)萬師生只能用20-30只專業(yè)盤點(diǎn)設(shè)備來進(jìn)行資產(chǎn)清查，雖然人數(shù)、資產(chǎn)眾多，卻受限于這20-30只盤點(diǎn)設(shè)備數(shù)量的限制，資產(chǎn)清查的效率極差，效果很差。為改變這一現(xiàn)狀，提升資產(chǎn)清查效率，降低管理成本，落實(shí)責(zé)任，盤清“家底”。常熟理工學(xué)院自足自主研發(fā)，充分利用二維碼和條形碼(BAR CODE)、定位服務(wù)功能（LBS）、校園WIFI、 3G/4G、智能手機(jī)的各類傳感器、地理信息系統(tǒng)(GIS)、 數(shù)據(jù)共享、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，借助每位師生的智能手機(jī)，通過掃描房間的二維碼和資產(chǎn)的條形碼，實(shí)現(xiàn)全員參與資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作，建設(shè)一個(gè)人人參與、高效、便捷、開放、安全的校產(chǎn)清查系統(tǒng)。

實(shí)施該清查工作模式體現(xiàn)了以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：低成本，打印和張貼二維碼后，只需使用智能手機(jī)，無需任何專用設(shè)備；全員參與，責(zé)任到人，擺脫受數(shù)量很少的資產(chǎn)清查設(shè)備限制，從而促進(jìn)了國有資產(chǎn)的全員化參與管理，據(jù)統(tǒng)計(jì)，2015年常熟理工學(xué)院參與的資產(chǎn)盤點(diǎn)工作的人員達(dá)到1000多人，占學(xué)?？偮毠さ?0%左右，資產(chǎn)盤點(diǎn)率達(dá)到98%以上，甚至可以實(shí)現(xiàn)各掃門前雪，即責(zé)任到人；效率高，常熟理工學(xué)院教職工是1120左右，也就是具備了1120個(gè)資產(chǎn)清查設(shè)備（未包含協(xié)助清查工作的學(xué)生數(shù)量），傳統(tǒng)資產(chǎn)清查設(shè)備是20個(gè)，因此實(shí)現(xiàn)了以1120÷20≥56倍速率提升資產(chǎn)清查工作效率；提高真實(shí)性，通過智能手機(jī)和盤點(diǎn)軟件實(shí)現(xiàn)了從盤點(diǎn)責(zé)任人、地點(diǎn)（位置）、時(shí)間、設(shè)備編號(hào)、照片等多個(gè)維度數(shù)據(jù)反復(fù)校驗(yàn)，確保清查工作的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，如圖2所示。

圖2 資產(chǎn)盤點(diǎn)清查后臺(tái)統(tǒng)計(jì)效果圖

通過互聯(lián)網(wǎng)+資產(chǎn)盤點(diǎn)工作模式的改變，徹底改變了高校資產(chǎn)管理中一直無法解決的一個(gè)老問題，較好地解決了高校資產(chǎn)清查效率低下的管理“洼地”和家底不實(shí)的管理“痛點(diǎn)”。

讓更多的行為活動(dòng)都在線

通過資產(chǎn)盤點(diǎn)的實(shí)踐和成效，常熟理工學(xué)院認(rèn)為校園里更多的活動(dòng)可以進(jìn)行探索，這些項(xiàng)目是：晨練簽到、體育俱樂部項(xiàng)目簽到、校外實(shí)習(xí)簽到、座位預(yù)約、設(shè)備報(bào)修、會(huì)議簽到、加班值班、巡檢管理等，可以讓更多的活動(dòng)、物、人、時(shí)間、場(chǎng)所等數(shù)據(jù)都在線。

對(duì)于值班巡檢的實(shí)踐，該項(xiàng)目是伴隨著解決本部門（信息化辦公室）工作中實(shí)際問題而啟動(dòng)的，信息辦承擔(dān)的業(yè)務(wù)較多，主要有：校園網(wǎng)絡(luò)、校園卡、多媒體教室、視頻拍攝制作、報(bào)告廳管理、信息化建設(shè)與管理等，由于工作性質(zhì)，人員分布在兩個(gè)校區(qū)的多個(gè)地點(diǎn)。最初的加班、值班、巡檢工作是讓工作人員各自在值班、加班、巡檢的場(chǎng)所填寫紙質(zhì)登記簿，每月進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，帶來的問題是：分布在多個(gè)地點(diǎn)的值班、加班、巡檢匯總登記匯總很不方便，還要額外耗費(fèi)不少人力來錄入和統(tǒng)計(jì)；登記的記錄真假難別，比如：事后登記甚至沒有值班、加班、巡檢也造假登記的情況無法鑒別；加班值班過程中發(fā)現(xiàn)問題的反饋渠道不通暢，比如在值班時(shí)發(fā)現(xiàn)一些問題，即使登記在記錄簿上，相關(guān)工作人員和部門領(lǐng)導(dǎo)無法很快掌握情況。

這些問題的出現(xiàn)是因?yàn)檫@個(gè)過程管理是離線的，沒有在線。為解決在線問題，常熟理工學(xué)院開發(fā)了基于工作流的加班值班登記和審核系統(tǒng)，解決了數(shù)據(jù)在線的問題，但仍然有一個(gè)問題沒有解決好，就是該活動(dòng)的真實(shí)性，工作人員是否在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行了該項(xiàng)活動(dòng)仍然無法識(shí)別。

基于以上兩種方法的嘗試，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，又進(jìn)行改進(jìn)，自主開發(fā)值加班巡檢系統(tǒng)，加班、值班或設(shè)備巡檢人，在執(zhí)行任務(wù)時(shí)，只需用個(gè)人智能手機(jī)掃描執(zhí)行任務(wù)場(chǎng)所的二維碼標(biāo)示，拍照上傳照片，并填報(bào)工作內(nèi)容的文字描述，比如檢查的設(shè)備是否正常、巡檢過程中發(fā)現(xiàn)的問題等情況，點(diǎn)擊提交后，在巡檢系統(tǒng)中就產(chǎn)生一條包含有巡檢人工號(hào)、姓名、巡檢地點(diǎn)、巡檢情況、巡檢日期、巡檢時(shí)段、次數(shù)、使用網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)、GPS位置、巡檢照片等數(shù)據(jù)信息。

有了這些在線的巡檢、加值班數(shù)據(jù)信息后，除了能統(tǒng)計(jì)每月每人的執(zhí)行次數(shù)和部門值班、巡檢的總次數(shù)統(tǒng)計(jì)外，其他多個(gè)維度的統(tǒng)計(jì)分析也應(yīng)運(yùn)而生，比如可以從巡檢地點(diǎn)、巡檢情況、巡檢時(shí)段、巡視問題點(diǎn)等多個(gè)角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。另外，每個(gè)人都可以通過手機(jī)看到其他人巡檢或值班時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題，可以及時(shí)對(duì)巡查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)整改等工作。

讓“僵尸”設(shè)備無處可藏

資產(chǎn)盤點(diǎn)實(shí)現(xiàn)了盤清家底，但每個(gè)高校數(shù)億資產(chǎn)、數(shù)萬件設(shè)備的使用效率如何，樓宇、場(chǎng)所、房間、設(shè)備是否閑置，如何科學(xué)合理購置設(shè)備和擴(kuò)建樓宇等問題，由于缺乏在線的數(shù)據(jù)，學(xué)校的管理決策層無法知道這些家底的真實(shí)使用情況，特別是一些從未開箱使用或只是個(gè)別人在使用的高價(jià)值資產(chǎn)設(shè)備。而且也無法得知學(xué)生上課考勤情況、參與實(shí)驗(yàn)的真實(shí)考勤數(shù)據(jù)信息。沒有在線真實(shí)數(shù)據(jù)是無法做出科學(xué)的決策，不科學(xué)的管理決策又會(huì)加大建設(shè)資金投入，進(jìn)而造成更大的國有資產(chǎn)浪費(fèi)，這些問題才是管理決策中的最大痛點(diǎn)。為解決這些痛點(diǎn)，常熟理工學(xué)院嘗試建設(shè)校產(chǎn)績效監(jiān)管系統(tǒng)。

該系統(tǒng)分用戶端和管理端兩個(gè)部分,用戶端實(shí)現(xiàn)功能是：實(shí)驗(yàn)人員（教師、學(xué)生）參加實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目時(shí)，只要使用個(gè)人智能手機(jī)或智能終端掃描上課課程、實(shí)驗(yàn)課程二維碼、指定實(shí)驗(yàn)室二維碼，以及儀器設(shè)備條形碼,就完成了實(shí)驗(yàn)的人員、設(shè)備使用、實(shí)驗(yàn)課程信息（包括實(shí)驗(yàn)過程、人員、儀器等）的登記過程管理數(shù)據(jù)。

系統(tǒng)管理端的主要功能：通過數(shù)據(jù)共享中心，管理人員從其他信息系統(tǒng)如教務(wù)系統(tǒng)同步或手工導(dǎo)入方式獲取實(shí)驗(yàn)課程、實(shí)驗(yàn)師生等相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)課程、實(shí)驗(yàn)人和實(shí)驗(yàn)儀器生成二維碼，實(shí)現(xiàn)對(duì)上述信息的添加、編輯、修改和導(dǎo)入等功能；收集智能移動(dòng)終端采集的數(shù)據(jù)；將實(shí)驗(yàn)課程和實(shí)驗(yàn)課程記錄供實(shí)驗(yàn)人員和管理者查詢；對(duì)實(shí)驗(yàn)登記管理數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

該管理系統(tǒng)解決了傳統(tǒng)管理的一些弊端，如實(shí)驗(yàn)室使用和實(shí)驗(yàn)情況等信息難以查詢，手工形式錄入導(dǎo)致信息更新不及時(shí)、容易出錯(cuò)和工作效率低，資源利用率不高，無法為實(shí)驗(yàn)室建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐等問題。通過二維碼與移動(dòng)終端技術(shù)融合的方式使得師生和實(shí)驗(yàn)室管理者能實(shí)時(shí)了解實(shí)驗(yàn)室資源的使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)一些長期閑置不用的“僵尸”資產(chǎn)，提高校產(chǎn)績效考核管理的精細(xì)化，通過這些數(shù)據(jù)還可以更進(jìn)一步來判斷學(xué)校是否該添置設(shè)備、擴(kuò)建樓宇等，提高決策水平，提升國有資產(chǎn)利用效能。

在線的價(jià)值思考

通過以上這些項(xiàng)目的實(shí)施，讓校園里的一切，包括教師、學(xué)生、樓宇、房間、設(shè)備、家具、圖書、課程、實(shí)驗(yàn)課、會(huì)議等都在線了，構(gòu)成了一張移動(dòng)物聯(lián)網(wǎng)，而且讓校園里一切活動(dòng)都留下了記錄痕跡。這些數(shù)據(jù)在線后，想造假就變得極其困難，數(shù)據(jù)的真實(shí)性大大提高，且操作成本降低，而成本的降低，使得以前只有少數(shù)人才能擁有的數(shù)據(jù)，變成了大家都可以享用的東西，同時(shí)利用這些數(shù)據(jù)完成基本的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析后，還可以開展更多的多維度交叉、綜合的數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)、挖掘和可視化活動(dòng)，發(fā)揮出更大的價(jià)值。

（責(zé)編：陶春）

該文章受江蘇省高等教育改革項(xiàng)目2015JSJG105支持

(作者單位為常熟理工學(xué)院信息化辦公室)