竇莉

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，基于移動終端的高校檔案信息化建設(shè)成為檔案工作進(jìn)一步發(fā)展的必然趨勢。本文就高校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容及完善和落實(shí)檔案管理信息化的關(guān)鍵問題進(jìn)行了探討，提出建立基于移動終端的高校檔案管理信息化系統(tǒng)的必要性。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息化；移動終端

1引言

在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，檔案管理數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化已成為一種必然的趨勢。隨著移動通訊設(shè)備的不斷豐富，特別是在高校，筆記本電腦和智能手機(jī)相當(dāng)普及，很多地方都可接入移動互聯(lián)網(wǎng)，這就為基于移動終端的高校檔案管理信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

高校檔案管理信息化是學(xué)校管理工作的重要組成部分。高校檔案管理的信息化建設(shè)對于促進(jìn)高校檔案的改革創(chuàng)新具有十分重大的意義，做好檔案管理信息化建設(shè)的工作，也是高校的重要工作之一。[1] 特別是開展基于移動終端的高校檔案管理信息化建設(shè)的研究，是當(dāng)前高校教學(xué)和科研的需要，它將為其他行業(yè)的檔案管理提供參考和借鑒。

2高校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

高校檔案是指：“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接的，對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。[2]

高校檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、檔案信息資源整合、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及安全保障體系等四個方面的建設(shè)。[3] 學(xué)校應(yīng)把加快高校檔案管理信息化建設(shè)的步伐這個問題提到議事日程上來，主要應(yīng)從以下三個方面考慮。

2.1配置相應(yīng)的專用硬件設(shè)備

目前高校對于檔案管理信息化建設(shè)硬件方面的專門投入相對來說很少，一般都是與學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)同步，因此，用普通或低檔計(jì)算機(jī)作為檔案管理服務(wù)器的情況非常普遍。計(jì)算機(jī)僅作為存儲和上網(wǎng)工具使用，且一體化進(jìn)程緩慢，這對檔案管理信息化的建設(shè)速度造成了制約。

檔案管理中的電子文件等數(shù)據(jù)不僅要在本地存儲和備份，而且還要進(jìn)行異地備份，為確保其安全性，要求硬件配置完善，因此要使用專用的硬件設(shè)備專門存儲或備份電子文檔，從而達(dá)到通過專門的相關(guān)硬件設(shè)備進(jìn)行發(fā)送和接收檔案管理信息。

同時，要安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻，進(jìn)行內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)隔離，對訪問進(jìn)行控制和文檔加密，對用戶訪問進(jìn)行認(rèn)證等，以確保檔案信息傳遞的安全。

2.2建立基于移動終端的高校檔案管理信息化系統(tǒng)

依據(jù)《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)政策法規(guī)，將學(xué)校已有的電子文件和各單位檔案部門提供的檔案按類歸檔，并及時錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這樣不僅能夠避免資源的流失，而且還能進(jìn)行資源整合。通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案資料加以科學(xué)整理和分類，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和快速查詢，建立基于移動終端的高校檔案管理信息化系統(tǒng)，以方便用戶用筆記本和手機(jī)進(jìn)行訪問。

2.3開通檢索服務(wù)

在組織上、技術(shù)上和人員上做好準(zhǔn)備，設(shè)立專門檔案服務(wù)中心，為各單位提供所需的檔案信息，同時提供多項(xiàng)并高效的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)。

做好檔案網(wǎng)站的建設(shè)，使之操作簡便，易于推廣和維護(hù)；管理界面友好并具有多種查詢功能；內(nèi)容可及時更新，并可修補(bǔ)漏洞；具有較高的兼容性。

3完善檔案管理信息化落實(shí)的關(guān)鍵問題

為了加快高校檔案管理信息化的步伐，應(yīng)做好兩個方面的工作。一是加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)；二是制定相應(yīng)的規(guī)章制度。

3.1加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

在基于移動終端的高校檔案管理模式中的信息化建設(shè)

中，會遇到許多新技術(shù)和新問題。就目前從事檔案信息化管理人員而言，有相當(dāng)一部分人員的知識水平和能力跟不上其建設(shè)速度。因此，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)和教育，使其能夠充分掌握相關(guān)的操作技術(shù)。[4]

3.2制定相應(yīng)的規(guī)章制度

合理而科學(xué)的規(guī)章制度是完善和促進(jìn)檔案管理信息化落實(shí)的關(guān)鍵。[5] 目前，檔案管理制度的不完善使得檔案管理存在檔案信息不完整、查詢比較困難的情況，這不僅影響了檔案管理的效率，同時也使檔案管理應(yīng)有功能的發(fā)揮受到了影響。制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，并給予具體的指導(dǎo)是非常必要的。

3.2.1對檔案工作進(jìn)行必要的約束

明確檔案管理過程，制定檔案管理相應(yīng)的詳細(xì)流程，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.2.2責(zé)任到人

建立檔案管理責(zé)任制度，將管理責(zé)任落實(shí)到每一個檔案管理人員身上，提高檔案管理的水平和效率。

4結(jié)語

縱觀高校檔案工作的發(fā)展，開展基于移動終端的高校檔案管理模式中的信息化建設(shè)是非常必要的。在今后高校檔案 管理中，配置相應(yīng)的專用硬件設(shè)備、建立基于移動終端的高校檔案管理信息化系統(tǒng)和開通檢索服務(wù)是其主要的建設(shè)內(nèi)容。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和制定相應(yīng)的規(guī)章制度對檔案管理工作給予約束和具體的指導(dǎo)是刻不容緩的工作。

參考文獻(xiàn)：

【1】賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào).2015，31（1）：181-182.

【2】吳亞平，高校檔案管理信息化建設(shè)的問題與對策[J].科教導(dǎo)刊.2015（3）：17-18.

【3】許惠瑋.高校檔案管理模式中的信息化建設(shè)[J].卷宗，2013，3（11）：42-43.

【4】權(quán)寶.新時期高校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].卷宗，2015，5（7）：61-61.

【5】馮玉成.高校檔案管理信息化建設(shè)方案探討[J].內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2015，（1）：97-98.

天津市檔案局科技項(xiàng)目，項(xiàng)目編號2016-R-05