孟燕

（山東省北鎮(zhèn)中學(xué) 山東 濱州 256600）

摘要：本文對事業(yè)單位檔案管理中的信息化建設(shè)進行了分析，闡述了我國事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)的情況，并對事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)的優(yōu)勢進行了說明，同時還對事業(yè)單位檔案管理中的信息化建設(shè)提出了具體的措施，最后總結(jié)了事業(yè)單位檔案管理中信息化建設(shè)的特點和要點，旨在不斷的提高事業(yè)單位檔案管理中的信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】B 【文章編號】2095-3089（2016）34-0289-01

一、我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的情況

隨著科技的不斷發(fā)展，我過事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，朝著信息化的方向不斷發(fā)展。但，我國事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)中還存在許多問題：

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化平臺不完善

在利用信息化的手段對事業(yè)單位的檔案進性管理時，主要是通過信息化平臺實現(xiàn)的。但是，目前許多的事業(yè)單位信息化平臺的建設(shè)并不完善，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

1.事業(yè)單位檔案管理信息化平臺未完全投入使用，雖然在許多事業(yè)單位之中已經(jīng)建立起了檔案管理信息化平臺，但是大家對信息化平臺的使用率極低。這就會造成檔案管理信息化平臺空置，不僅浪費了一定的資源，還不能實現(xiàn)高效便捷對事業(yè)單位的檔案進行管理，最終導(dǎo)致檔案管理信息化平臺不能發(fā)揮其降低事業(yè)單位檔案管理資金的作用。

2.事業(yè)單位檔案管理信息化平臺更新維護力度不夠，由于信息化的檔案管理方式還沒有在事業(yè)單位之中得到重視，所有在實際的檔案管理工作中，許多工作人員還是采用傳統(tǒng)方法對檔案進行管理，這就導(dǎo)致了大家不會去關(guān)注檔案管理信息化平臺，當(dāng)然也不會對信息化平臺進行更新和維護。這會導(dǎo)致檔案管理信息化平臺不能獲得最新的數(shù)據(jù)，也不能得到相應(yīng)的維護，容易發(fā)生故障，從而影響事業(yè)單位的檔案管理工作。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不高

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)之中，并沒有強調(diào)高素質(zhì)人才的引入和培養(yǎng)，這就導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)缺乏專業(yè)的人才，這就是導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)問題的人為因素。事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不高就會導(dǎo)致他們不能很好的應(yīng)用信息化管理的管理方式對事業(yè)單位的檔案進行管理。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案管理人員的知識水平有限，不能適應(yīng)信息化的管理手段，對計算機等基礎(chǔ)設(shè)施不了解。

2.檔案管理人員的專業(yè)技能不高，許多檔案管理人員的專業(yè)水平都很低，遠遠未達到業(yè)內(nèi)標準。

3.檔案管理人員工作態(tài)度不認真，事業(yè)單位的檔案管理本來就是一項工作量較大的工作，又因為許多工作人員不會利用信息化的手段對檔案進行管理，他們的工作量就更大了，這難免會使檔案管理人員產(chǎn)生疲勞感，從而導(dǎo)致了工作態(tài)度的不認真。

二、進行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

（一）推廣檔案管理信息化平臺的運用

雖然我國事業(yè)單位內(nèi)已經(jīng)構(gòu)建了檔案管理信息化平臺，但是信息化平臺的使用率極低，這就需要不斷地對檔案管理信息化平臺進行推廣，最大的發(fā)揮檔案管理信息化平臺的作用?？梢越⑿畔⒒脚_管理機制，要求所有的檔案管理工作人員利用信息化平臺進行檔案管理工作，同時加強檔案管理信息化平臺的優(yōu)化升級，不斷提高信息化平臺的服務(wù)質(zhì)量，注重對檔案管理信息化平臺的資料更新，保證信息化平臺擁有最新的檔案，便于檔案管理工作人員查詢。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理在信息化建設(shè)的過程中要注意對高素質(zhì)人才的引進和培養(yǎng)，同時對原有的檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，指導(dǎo)他們正確的利用信息化的手段對事業(yè)單位的檔案進行管理。同時，嚴格按照檔案管理工作人員具體標準招聘檔案管理工作人員，保證檔案管理工作人員的專業(yè)水平。

（三）對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進行合理的規(guī)劃

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該是逐步進行了，不是一蹴而就的，所以要對信息化建設(shè)進行科學(xué)合理的規(guī)劃。在信息化建設(shè)工作開展之前，要做好調(diào)研工作，同時為檔案管理信息化建設(shè)確定明確的目標，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成果進行預(yù)估。進而為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作出科學(xué)合理的規(guī)劃，保證信息化建設(shè)順利進行。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

（一）可以永久保存檔案資料

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作之中，都是對紙質(zhì)的檔案進行管理，但是紙質(zhì)檔案不便于保存，會受到外界諸多因素的影響發(fā)生：損壞、發(fā)霉、丟失等問題，給檔案管理工作帶來了極大的困擾。但是利用信息化的手段對事業(yè)單位檔案進行管理就能夠有效的解決這個問題。檔案管理的信息化會利用計算機技術(shù)對檔案資料數(shù)據(jù)進行收集、整理和儲存，這樣不僅能夠十分安全的保存檔案資料，還在很大程度上精簡了檔案管理的時間。

（二）可以便捷的查詢檔案資料

以往要查詢檔案資料都必須要經(jīng)過十分復(fù)雜的查詢程序，而且查詢結(jié)果也容易有誤。在使用信息化的手段對檔案進行管理之后，就能夠直接通過計算機中的檔案管理系統(tǒng)對檔案資料進行查詢，既簡單便捷有精確無誤。為檔案資料的查詢工作提供了極大的便利。

（三）優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理職能

事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)在根本上改變的傳統(tǒng)的檔案管理方式，優(yōu)化了檔案管理的職能。傳統(tǒng)的檔案管理職能只是簡單的對檔案進行整理和保存，但是通過信息化的手段對檔案進行管理可以利用計算機等科技對事業(yè)單位的檔案進行檔案的收集、整理、記錄、存儲和輸出，更加全面的對檔案進行有效的管理，促進了事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化升級，推動了事業(yè)單位的發(fā)展。

四、總結(jié)

綜上所述，對事業(yè)單位檔案管理進行信息化建設(shè)意義十分重大。但是目前我國事業(yè)檔案管理單位信息化建設(shè)還存在許多的問題：事業(yè)單位檔案管理信息化平臺不完善和事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不高。本文針對這些問題提出了一些具體的解決措施：推廣檔案管理信息化平臺的運用，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進行合理的規(guī)劃。希望通過以上措施解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中遇到的問題，促進事業(yè)單位檔案管理水平不斷提升。

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