周志學(xué)

摘 要：交通建設(shè)工程的檔案是工程監(jiān)理管理工作中的重要內(nèi)容，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，當(dāng)今的交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)。本文就交通建設(shè)工程監(jiān)理完善檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向展開論述，期望對(duì)于信息化檔案管理的規(guī)劃和完善具有參考作用。

關(guān)鍵詞：交通建設(shè)；工程監(jiān)理；檔案管理

信息化建設(shè)在各行各業(yè)的滲透和應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛和深入，不僅帶來(lái)了工作上的便利，也為工作效率的大幅度提高提供了技術(shù)支持，尤其是在交通建設(shè)事業(yè)中，作為交通建設(shè)監(jiān)理部門，應(yīng)該承擔(dān)起工程建設(shè)的監(jiān)理職責(zé)，通過監(jiān)理管理和監(jiān)理檔案的資料整理收集工作，將工程建設(shè)中的各種與管理有關(guān)系的事務(wù)，采用信息技術(shù)手段，提高服務(wù)水平，加強(qiáng)檔案管理，讓交通建設(shè)的過程和成果能夠被詳細(xì)的收存，以備日后調(diào)用和參考。

1 交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容

1.1 交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理是工程的基礎(chǔ)工作，運(yùn)用信息技術(shù)，將檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)起來(lái)，就是將信息化檔案工作的軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行配置。交通建設(shè)工程監(jiān)理工作中，檔案信息的管理工作如今已經(jīng)不僅是信息資源的歸檔，還有信息技術(shù)的應(yīng)用。技術(shù)和資源是檔案信息管理工作中的核心。具體說來(lái)就是將資源通過數(shù)據(jù)傳輸、存儲(chǔ)、調(diào)取、保存等手段進(jìn)行信息化基礎(chǔ)設(shè)施的共享和實(shí)用。

交通建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，決定在長(zhǎng)期的交通建設(shè)中必然要產(chǎn)生大量的工程資料，要提高收集整理的效率，減少工程檔案的采集、整理周期，就要通過交通建設(shè)工程監(jiān)理，加強(qiáng)檔案信息化管理的工作來(lái)完成。例如，建立辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，能夠幫助監(jiān)理部門將各個(gè)部門產(chǎn)生的資料進(jìn)行上傳和共享，隨時(shí)掌握工程活動(dòng)的進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，同時(shí)保持與工程中各個(gè)部門的溝通與交流。

1.2 檔案管理信息化的信息資源建設(shè)

做好檔案管理信息化的自愿建設(shè)，關(guān)鍵在于將檔案進(jìn)行信息技術(shù)的開發(fā)和實(shí)用。從交通建設(shè)工程的監(jiān)理角度來(lái)看，檔案信息的整理效率與交通信息化建設(shè)的進(jìn)度息息相關(guān)。

要提高工作效率，就要投入資金，加強(qiáng)軟硬件的建設(shè)，例如建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，就是一個(gè)很好的交通建設(shè)檔案管理的平臺(tái)，以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，搭建起內(nèi)部局域網(wǎng)來(lái)，設(shè)立目標(biāo)辦公群，為交通建設(shè)的檔案管理工作節(jié)能增效，并開創(chuàng)優(yōu)越的辦公條件[ 1 ]。

1.3 檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)以及建設(shè)規(guī)范

通過交通建設(shè)工程監(jiān)理，檔案信息收集到的是社會(huì)資源，更需要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的收集平臺(tái)，包括電子信息文件、檔案管理功能在內(nèi)的信息化檔案管理，能夠?qū)⑿畔⒌馁Y源、文件等加以規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

1.4 檔案管理信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

對(duì)檔案進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，是在信息資源的開發(fā)利用和建設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。由于交通建設(shè)工程監(jiān)理的信息檔案擁有著海量的信息，因此，要將涉及到交通建設(shè)的各個(gè)環(huán)境的信息等加以收納，必須要有強(qiáng)大的技術(shù)支持，才能保證檔案信息管理的質(zhì)量和速度。例如交通建設(shè)過程中的環(huán)境、氣象、機(jī)械、物理、化學(xué)知識(shí)，還有工程招投標(biāo)、原材料采購(gòu)、工程檢測(cè)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文件、資料等等，都要被高效、合理、安全地存儲(chǔ)在信息化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。

1.5 檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

高效的檔案信息化管理，需要高等級(jí)的人才來(lái)操作。依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的檔案信息化系統(tǒng)，必須吸引信息化技術(shù)人才，在系統(tǒng)管理和維護(hù)上做好各項(xiàng)工作。只有人才隊(duì)伍的穩(wěn)固和扎實(shí)，才能保證交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)定開展，而且前文也提高，交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息是海量的，面對(duì)紛繁復(fù)雜的信息，要達(dá)到操作簡(jiǎn)便、安全存儲(chǔ)，高效分析，方便調(diào)取，只有專業(yè)技術(shù)人員才能做到。這其中也需要專業(yè)人員技術(shù)人員在做好日常的系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)和維護(hù)工作的同時(shí)，不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)技能，同時(shí)還要求交通建設(shè)工程監(jiān)理的管理人員加大培訓(xùn)和培養(yǎng)力度，吸引人才的同時(shí)，也能留住人才。

2 交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化建設(shè)措施

2.1 建立交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案綜合管理系統(tǒng)

綜合管理系統(tǒng)包括工程建設(shè)總監(jiān)辦、駐地辦等機(jī)構(gòu)，形成了檔案信息化自愿開發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)架構(gòu)，在這個(gè)架構(gòu)中，資料最終是以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行了管理，在數(shù)據(jù)庫(kù)中最終發(fā)揮了其應(yīng)有的價(jià)值。

首先，建立了檔案信息資源庫(kù)之后，為了提高資料庫(kù)中的信息資源的利用率，可以將系統(tǒng)中的已經(jīng)編目的工作進(jìn)行退化，將有用的檔案資料進(jìn)行整理和收集，包括資料的來(lái)源、時(shí)間以及關(guān)聯(lián)性等。

第二，是對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，經(jīng)過編輯加工的信息資料將被統(tǒng)一納入到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，以保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化[ 2 ]。

第三，通過內(nèi)部信息監(jiān)理服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)的建設(shè)，將內(nèi)部和外部的信息加以結(jié)合，形成文件信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)體系，通過智能化信息資料的管理運(yùn)行，為檔案信息的共享和互換提供技術(shù)保障。

2.2 規(guī)范交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案信息化管理工作

通過建立檔案信息管理制度，確定檔案管理人員崗位以及職責(zé)，實(shí)行崗位責(zé)任制，工作人員有細(xì)化了的崗位劃分，能夠做到有章可循，有法可依，按照健全的崗位責(zé)任制的相關(guān)規(guī)定，做好信息資料的歸檔和整理、保管、保密、登記、結(jié)語(yǔ)、歸還等工作。

2.3 建立完善的交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案安全體制

建立交通建設(shè)工程監(jiān)理電子文檔管理體系，是為了適應(yīng)當(dāng)前電子文檔為主的資料管理的需要，增強(qiáng)電子文件載體的穩(wěn)定性，依托信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件的傳輸，保證電子文件的原始檔案能夠得到合理的保護(hù)[ 3 ]。

3 結(jié)語(yǔ)

經(jīng)過開發(fā)和建設(shè)后的交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案信息管理系統(tǒng)，具有很高的使用和利用價(jià)值，為維護(hù)檔案資料的安全運(yùn)行，提供信息系統(tǒng)支持，發(fā)揮了應(yīng)有的作用。

現(xiàn)階段要改進(jìn)和完善的工作，就是順應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展潮流，在強(qiáng)化實(shí)情調(diào)研，協(xié)調(diào)各方資源方面，繼續(xù)推動(dòng)檔案管理向著信息化建設(shè)的方向穩(wěn)步前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳萍.交通建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].建材技術(shù)與應(yīng)用，2016，（5）：39-41.

[2] 鄔佳位.交通工程監(jiān)理資料有效管理的探討[J].建設(shè)監(jiān)理，2015，（10）：33-35，41.

[3] 陳萍.淺談交通建設(shè)工程監(jiān)理電子檔案的安全與防護(hù)[J].低碳世界，2016，（31）：197-198.