王素琴

【摘 要】廣播電視大學(xué)因點(diǎn)多面廣，學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)性，學(xué)籍管理制度不規(guī)范、不完善等原因造成歷年學(xué)籍學(xué)歷頻頻漏注，導(dǎo)致畢業(yè)學(xué)員無(wú)法利用電子注冊(cè)信息而屢遭詬病，對(duì)廣播電視大學(xué)造成了較大的負(fù)面影響。針對(duì)電子學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題，廣播電視大學(xué)在開放式的辦學(xué)中，應(yīng)摒棄重招生、輕管理的辦學(xué)理念，重視學(xué)籍管理，全面補(bǔ)注遺漏學(xué)歷信息，健全學(xué)籍管理制度，學(xué)籍管理崗位具備“四心”，完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)，服務(wù)國(guó)家“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略。

【關(guān)鍵詞】廣播電視大學(xué)；學(xué)籍檔案；漏注；管理

【中圖分類號(hào)】G728 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2017）04-0209-03

高等教育包括學(xué)歷教育和非學(xué)歷教育，廣播電視大學(xué)（簡(jiǎn)稱電大）自1979年成立以來(lái)一直承擔(dān)著學(xué)歷教育的辦學(xué)任務(wù)，采用廣播、電視、函授及其他遠(yuǎn)程教育方式實(shí)施高等教育。電大學(xué)歷教育具有網(wǎng)點(diǎn)多、學(xué)員類別多分布廣、流動(dòng)性大等辦學(xué)特點(diǎn)，客觀上對(duì)電大學(xué)籍檔案管理帶來(lái)了許多困難和問(wèn)題，具體表現(xiàn)在學(xué)籍檔案管理不規(guī)范，學(xué)員在升學(xué)、晉升等資格審核方面利用學(xué)歷時(shí)發(fā)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息缺失或不全，這種情況對(duì)電大辦學(xué)造成了較大的負(fù)面影響。

1 電大學(xué)歷教育學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 年度畢業(yè)生數(shù)據(jù)混亂，漏注學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷

學(xué)歷電子注冊(cè)包含4個(gè)階段：1991—2000年是10年回注時(shí)段，2001年開始實(shí)行學(xué)歷證書電子注冊(cè)，2007年開始實(shí)行學(xué)籍電子注冊(cè)，2010年開始實(shí)行學(xué)歷證書即時(shí)注冊(cè)。

1.1.1 某省級(jí)電大10年回登數(shù)據(jù)情況

該省級(jí)電大總共回登32 577條數(shù)據(jù)，其中，普通高等教育（簡(jiǎn)稱普高）數(shù)據(jù)有5 298條，成人高等教育（簡(jiǎn)稱成高）數(shù)據(jù)有27 279條；普高數(shù)據(jù)中有639條數(shù)據(jù)因錄單缺失沒(méi)法回登，成高數(shù)據(jù)有2 590條數(shù)據(jù)因錄單缺失沒(méi)法回登（該省成高共有2 683條數(shù)據(jù)缺錄單，其中電大占96.53%）。

1.1.2 某省電大學(xué)歷證書電子注冊(cè)情況

學(xué)歷認(rèn)證實(shí)施15年以來(lái)，該省受理電大2001年畢業(yè)后的證書共2 168份，其中因?yàn)闆](méi)有電子注冊(cè)數(shù)據(jù)需要審核的證書共325份。

這些數(shù)據(jù)顯示，該省在電大回登數(shù)據(jù)與學(xué)歷證書注冊(cè)中存在注銷和漏注的現(xiàn)象。造成這些現(xiàn)象的原因是電大學(xué)籍管理時(shí)間過(guò)長(zhǎng)（學(xué)籍有效時(shí)間為8年），有些學(xué)員報(bào)名了沒(méi)有去讀，有些學(xué)員在學(xué)習(xí)中由于個(gè)人原因半途而廢，但這些學(xué)員在退學(xué)時(shí)學(xué)籍沒(méi)有得到及時(shí)注銷，部分學(xué)員學(xué)籍檔案可能存在漏注現(xiàn)象，使得該省電大學(xué)歷檔案管理中數(shù)據(jù)比較混亂，漏注現(xiàn)象較為嚴(yán)重。在國(guó)家實(shí)施學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度管理中，這將影響該校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷證書的管理，造成部分學(xué)生學(xué)歷證書國(guó)家不予以承認(rèn)。該省學(xué)籍檔案管理制度上存在諸多不足，還需要不斷地加以完善。

1.2 管理制度不健全，重招生，輕管理

招生作為高等教育機(jī)構(gòu)的入口，歷來(lái)得到高校的高度重視，招到的學(xué)生多，學(xué)費(fèi)增多，學(xué)校收入也隨之增多，學(xué)校重視也理所當(dāng)然。電大的學(xué)員大多是在職學(xué)員，畢業(yè)生就業(yè)問(wèn)題基本不涉及，即便是普通班學(xué)生，數(shù)量也是較少的。學(xué)員隨到隨學(xué)，實(shí)行學(xué)分制管理，學(xué)員入學(xué)注冊(cè)后學(xué)籍有效時(shí)間為8年，由于學(xué)籍跨度時(shí)間較長(zhǎng)，造成了學(xué)籍管理及畢業(yè)管理環(huán)節(jié)存在脫節(jié)的現(xiàn)象。

從文件生命周期上來(lái)說(shuō)，學(xué)員學(xué)籍檔案的管理，應(yīng)貫徹學(xué)員學(xué)習(xí)的過(guò)程，無(wú)論期間修學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、更改身份信息、轉(zhuǎn)專業(yè)等正常的學(xué)籍異動(dòng)，學(xué)籍檔案管理部門都應(yīng)盡職地掌握學(xué)員學(xué)籍檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程中信息的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，對(duì)學(xué)員學(xué)籍檔案實(shí)行現(xiàn)時(shí)管理，不因?qū)W籍異動(dòng)而導(dǎo)致管理上脫節(jié)。該省10年回注的成高9.84%、普高12.06%的數(shù)據(jù)因錄取檔案缺失無(wú)法回登存在的漏注，究其原因是學(xué)籍檔案管理制度不健全，學(xué)籍檔案管理中重招生，輕管理。

1.3 學(xué)籍管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，梯隊(duì)建設(shè)不健全

學(xué)籍管理工作繁雜、瑣粹，對(duì)政策連貫性要求較高，對(duì)崗位責(zé)任心要求更高，工作中的每個(gè)步驟都要求準(zhǔn)確無(wú)誤，出現(xiàn)錯(cuò)誤便會(huì)造成無(wú)法逆轉(zhuǎn)的嚴(yán)重后果，影響學(xué)員的權(quán)益，損害學(xué)校的聲譽(yù)，可以說(shuō)“善而無(wú)功、謬則有過(guò)”。因?yàn)槭芟抻谌藛T編制等原因，歷年某省電大具體從事學(xué)籍管理的工作人員僅有一人，還有部分只是兼職，沒(méi)人輪崗，該崗位工作人員請(qǐng)假、休假后，工作即停滯，頗有“一夫當(dāng)關(guān)萬(wàn)夫莫開”的陣勢(shì)。這種崗位設(shè)置模式將會(huì)導(dǎo)致原工作人員換崗后造成該校學(xué)籍管理崗位的“青黃不接”，對(duì)于新接手的學(xué)籍管理人員來(lái)說(shuō)，無(wú)疑從頭開始學(xué)習(xí)，政策、業(yè)務(wù)亦然。學(xué)籍管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，梯隊(duì)建設(shè)不健全，對(duì)于本來(lái)就繁雜、專業(yè)及政策性要求較高的學(xué)籍管理來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是雪上加霜，無(wú)所適從，年復(fù)一年，學(xué)籍管理堆積的問(wèn)題越來(lái)越多。

2 解決開放大學(xué)學(xué)籍學(xué)歷管理問(wèn)題的對(duì)策

2.1 學(xué)校重視

學(xué)校不應(yīng)只重視招生工作，而忽略了學(xué)籍管理相關(guān)工作?！陡叩冉逃ā访鞔_，高等學(xué)歷教育由國(guó)家統(tǒng)一管理，高等學(xué)校要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定頒發(fā)學(xué)歷證書，頒發(fā)和管理學(xué)歷證書是高等學(xué)校的權(quán)利和責(zé)任，其嚴(yán)肅性和權(quán)威性需要得到保障。因此，學(xué)校應(yīng)該重視學(xué)籍管理工作。學(xué)員學(xué)籍檔案是高校檔案重要的組成部分，對(duì)高校的重要性不言而喻。要完善高校學(xué)籍檔案的管理，杜絕管理過(guò)程中存在的漏注問(wèn)題，學(xué)校必須從源頭來(lái)抓，按學(xué)籍檔案形成過(guò)程規(guī)律，加強(qiáng)管理。國(guó)家、自治區(qū)教育行政管理部門多次強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)對(duì)學(xué)歷證書電子注冊(cè)工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高學(xué)籍管理人員素質(zhì)，并保持學(xué)籍管理人員相對(duì)穩(wěn)定。實(shí)施學(xué)歷證書電子注冊(cè)，基礎(chǔ)工作在學(xué)校，學(xué)生信息是否正確注冊(cè)，直接關(guān)系到學(xué)歷證書能否順利查詢，因此學(xué)校必須加強(qiáng)重視。

2.2 全面補(bǔ)漏

按照“一條主線，兩個(gè)層次，三個(gè)階段”思路分批完善學(xué)歷學(xué)籍檔案補(bǔ)漏工作?！耙粭l主線”是指電大承擔(dān)學(xué)歷教育這條主線，“兩個(gè)層次”是招成高類型證書及電大普通班（含委培、自費(fèi)等培養(yǎng)方式）等普通證書，“三個(gè)階段”是指學(xué)歷證書電子注冊(cè)階段、10年回登階段及自電大成立到1990年階段（自查）。

全面補(bǔ)漏前文統(tǒng)計(jì)出來(lái)的10年回登的數(shù)據(jù)，是漏注還是學(xué)員退學(xué)沒(méi)有注銷抑或是個(gè)別原因？這個(gè)工作量較大，短時(shí)間很難能核實(shí)得清楚，這需要校領(lǐng)導(dǎo)的支持及校內(nèi)其他部門的協(xié)作。如果不做好這方面的工作，有可能對(duì)學(xué)校造成不好的負(fù)面影響。因此，學(xué)校必須從上而下加以重視，組織人力檢查核對(duì)，查漏補(bǔ)遺，該注銷的要注銷，屬于漏遺的要全面補(bǔ)漏。

補(bǔ)漏還要講究方法，電大學(xué)員雖然動(dòng)態(tài)學(xué)習(xí)，點(diǎn)多面廣，在籍學(xué)生人數(shù)變動(dòng)較大，但畢業(yè)生名單是相對(duì)固定的，各地市電大每年都匯總預(yù)計(jì)畢業(yè)名單及最終的畢業(yè)驗(yàn)印名單。某省教育行政主管部門1986—1992年統(tǒng)一對(duì)成高畢業(yè)證書進(jìn)行驗(yàn)?。姶?、教育學(xué)院的函授證書除外），1993—2000年國(guó)家教委統(tǒng)一驗(yàn)印，2001年以后，除軍隊(duì)院校學(xué)歷證書以外，所有國(guó)民教育系列證書均實(shí)行電子注冊(cè)。年度畢業(yè)名單是相對(duì)固定的，從畢業(yè)名單入手清查，理論上應(yīng)該能杜絕遺漏。

以各地市電大確認(rèn)且省級(jí)教育行政主管部門驗(yàn)印過(guò)的歷年成高畢業(yè)名單為藍(lán)本，除去已經(jīng)電子注冊(cè)或10年回登成功的數(shù)據(jù)，剩下的就是需要清查的漏網(wǎng)之魚，這些數(shù)據(jù)不會(huì)增多，只會(huì)隨著清查慢慢減少甚至清零。根據(jù)10年回注數(shù)據(jù)及電子注冊(cè)數(shù)據(jù)，80%以上的數(shù)據(jù)應(yīng)該可以經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)比對(duì)完成清查，剩下的20%分?jǐn)偟侥甓葋?lái)清查，每年度需要清查的量還是比較少的，只不過(guò)需要排查的都是有難點(diǎn)的，需要人工去核實(shí)，通過(guò)畢業(yè)登記名單去核實(shí)錄取檔案或者是學(xué)籍登記檔案。

對(duì)電大成立以來(lái)至1990年的數(shù)據(jù)，可參照10年回登學(xué)歷信息的方案：找畢業(yè)登記名單，核實(shí)入學(xué)資格材料。年份跨度雖然較長(zhǎng)，但畢業(yè)生數(shù)量相對(duì)較少，當(dāng)年招收的學(xué)生是有計(jì)劃指標(biāo)的，而且計(jì)劃是自上而下，找出畢業(yè)花名冊(cè)，再比對(duì)入學(xué)注冊(cè)登記表（1986年以后為省級(jí)招生主管部門統(tǒng)一錄取新生名冊(cè)登記表）。

2.3 健全制度

由于管理制度不健全，電大學(xué)籍檔案管理工作的隨意性較大[1]。特別是純粹手工管理及半手工管理的年代，那種隨意性造成學(xué)籍學(xué)歷檔案缺失更加明顯。因此，電大學(xué)籍管理部門應(yīng)重視管理制度的建設(shè)，有相應(yīng)的工作部署、工作措施、檢查監(jiān)督、績(jī)效考核及責(zé)任倒查追溯，要嚴(yán)格按照《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》及教育部、省級(jí)教育行政主管部門對(duì)高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理的相關(guān)文件的要求，建立一套適用于電大特點(diǎn)的學(xué)籍檔案管理制度，抓好學(xué)籍檔案從產(chǎn)生到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，從學(xué)生入學(xué)到獲得畢業(yè)資格，期間的學(xué)籍檔案材料應(yīng)該逐一落實(shí)，學(xué)籍異動(dòng)或者學(xué)生變更信息都要有具備法律效力的材料存檔備查，經(jīng)辦人及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，責(zé)權(quán)明確，經(jīng)得起歷史的檢驗(yàn)。

完善學(xué)籍管理制度，除了管理制度創(chuàng)新外，管理技術(shù)上也需要不斷創(chuàng)新。純手工或半手工的學(xué)籍管理模式由于涉及的人員管理較多，缺乏統(tǒng)一的操作規(guī)程和操作指南，很容易造成檔案信息遺失、工作效率不高等問(wèn)題，這與遠(yuǎn)程教育便捷性相矛盾。因此，學(xué)校要保障經(jīng)費(fèi)投入，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”模式創(chuàng)新管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)員從入學(xué)到畢業(yè)全程網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)控自動(dòng)化管理。

2.4 完善隊(duì)伍

人是管理的核心，質(zhì)量管理重在人為。開放教育學(xué)籍檔案管理政策性強(qiáng)，動(dòng)態(tài)學(xué)習(xí)形式也造成學(xué)籍管理相對(duì)復(fù)雜，因此學(xué)籍管理崗位需要具備“四心”：責(zé)任心、細(xì)心、耐心、關(guān)心。學(xué)籍管理崗位既是管理環(huán)節(jié)，更是把關(guān)環(huán)節(jié)，稍有不慎就會(huì)造成不可收拾的局面，特別是學(xué)歷電子注冊(cè)后，要求對(duì)社會(huì)大眾開放的學(xué)歷查詢必須準(zhǔn)確無(wú)誤，一旦上網(wǎng)注冊(cè)便不予以更改。因此，工作中要求仔細(xì)核對(duì)學(xué)生的每一項(xiàng)信息，確保萬(wàn)無(wú)一失。開放大學(xué)學(xué)籍管理工作煩瑣，學(xué)員多層次，各類問(wèn)題不盡相同，即便相同的問(wèn)題也不能確保不重復(fù)出現(xiàn)，該崗位直接面對(duì)學(xué)生，需要耐心解釋，關(guān)心、關(guān)愛每一個(gè)學(xué)員，讓學(xué)員切身體會(huì)到學(xué)校一直為他們熱情服務(wù)?！八男摹敝凶铌P(guān)鍵的是責(zé)任心，沒(méi)有責(zé)任心，其他工作無(wú)從談起。學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該樹立責(zé)任意識(shí)，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心，要有做好學(xué)籍檔案管理工作的信心和熱情，自覺地學(xué)習(xí)和掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能[2]。為了保證學(xué)籍管理隊(duì)伍穩(wěn)定、健康發(fā)展，學(xué)籍管理應(yīng)實(shí)施輪崗制，以確保其崗位工作的連續(xù)性。具體實(shí)施方法是以老帶新、領(lǐng)導(dǎo)帶新兵的“雙保險(xiǎn)”方案。釜底抽薪式的換崗對(duì)學(xué)籍管理是不負(fù)責(zé)任的，建議先在同部門中換崗，再跨部門換崗，以確保學(xué)籍管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3 結(jié)語(yǔ)

電大學(xué)籍學(xué)歷檔案補(bǔ)漏具有重要意義，校園數(shù)字化建設(shè)也需要補(bǔ)注遺漏的學(xué)籍檔案信息，以完善個(gè)人信息的真實(shí)性，為即將到來(lái)的社會(huì)征信體系服務(wù)?，F(xiàn)階段，各單位都開展檔案數(shù)字化工作，所有存放在檔案柜里的檔案都要“活”起來(lái)，都要利用起來(lái)，學(xué)歷學(xué)籍檔案更是不能置之度外。學(xué)籍檔案管理作為學(xué)校管理的重要環(huán)節(jié)，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化、數(shù)字化科學(xué)管理是高等教育辦學(xué)的要求，是促進(jìn)校園數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)國(guó)家“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略發(fā)展的需要，是開放大學(xué)辦學(xué)宗旨的重要體現(xiàn)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]陳巧凡.電大學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2005（4）：70-71.

[2]何榮泉.淺談新時(shí)期電大學(xué)籍檔案管理[J].中山大學(xué)學(xué)報(bào)，2005（4）：111-113.