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關(guān)于對醫(yī)院計劃生育檔案管理的探討

2017-10-21 21:11李清榮
大東方 2017年12期
關(guān)鍵詞:檔案資料計生檔案管理

李清榮

1.醫(yī)院計劃生育檔案管理的重要性

1.1計劃生育檔案夠為醫(yī)院管理者的科學決策提供依據(jù)。同時還可以使統(tǒng)計得出的結(jié)果用于醫(yī)院計劃生育工作,使之明確工作重點,有計劃、有步驟地落實計劃生育政策,更好地完成對人口控制的目標,為人口計生決策提供可靠依據(jù),有助于社會主義和諧社會的構(gòu)建。

1.2計劃生育檔案能夠為育齡女性提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)

利用計劃生育檔案能夠為育齡女性提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù),使醫(yī)院不斷改進計劃生育工作方法,不斷滿足廣大育齡婦女的需求。醫(yī)院計劃生育檔案可以對流動人口的婚姻以及生育情況進行初步了解,建立流動人口計劃生育檔案,能夠滿足流動人口對計劃生育及生殖健康的需求,使他們能夠在醫(yī)院的指導下落實避孕節(jié)育措施,避免出現(xiàn)超生現(xiàn)象。

2.當前醫(yī)院計劃生育檔案管理存在問題

2.1計劃生育檔案管理工作意識淡薄,管理人員素質(zhì)有待提高

在實際工作中,院方領(lǐng)導并未對計劃生育檔案管理工作給予高度重視,沒有意識到加強計劃生育的重要性。對于檔案的管理不能做到嚴格要求,對于單位內(nèi)部聘用的臨時工、停薪留職以及下崗人員的生育節(jié)育出現(xiàn)漏管的情況,個別單位報喜不報憂現(xiàn)象嚴重,出現(xiàn)造假資料、證明,大大降低了計劃生育檔案的真實性。計劃生育檔案管理工作人員存在思想渙散、工作不嚴謹,導致一些計生資料收集不全,計生資料系統(tǒng)性、全面性較差。當前計劃生育檔案管理信息化建設(shè)進一步加強,而基層檔案管理人員對于信息化軟件的操作使用不熟練。信息化管理經(jīng)驗不足,管理經(jīng)驗與理念跟不上新時期計劃生育檔案管理工作的要求。很多檔案管理人員的管理理念和管理水平仍停留在傳統(tǒng)層面上,管理工作缺乏靈活性與創(chuàng)新力。有一些計劃生育檔案管理人員流動性強,多為兼職,人員不固定,在單位內(nèi)部沒有相應(yīng)的職務(wù),這部分人員往往文化素質(zhì)不高,缺乏系統(tǒng)完備的檔案管理知識,這也造成了檔案資料出現(xiàn)流失,影響了計劃生育檔案的完整性。

2.2計劃生育檔案管理方法落后,管理制度有待完善

沒有制定嚴格的檔案管理規(guī)章制度,沒有添置必要的檔案保管設(shè)備,檔案室存在一房多用,檔案資料污損、丟失現(xiàn)象較為嚴重。由于計劃生育檔案資料案卷數(shù)量繁多,在基層對于計劃生育檔案的管理并沒有統(tǒng)一的要求,計生資料的收集并沒有按照檔案的立卷原則規(guī)范來進行,如組卷混亂現(xiàn)象較嚴重,檔案號不規(guī)范,出現(xiàn)一卷多冊現(xiàn)象等。檔案的收集、整理、編目等多數(shù)仍是采用手工管理模式,管理人員缺乏專業(yè)的檔案知識,工作積極性不夠,管理模式陳舊、缺乏創(chuàng)新力,現(xiàn)代化管理手段還沒有完全地應(yīng)用于計劃生育檔案管理中,制約了計生檔案資料管理水平的提高。

2.3資金投入不足,計生檔案信息化建設(shè)有待加強

近年來,隨著信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,檔案管理信息化建設(shè)進一步推進。醫(yī)院計劃生育檔案管理工作要跟上時代的步伐,符合人們對于計生與生殖健康的要求,就必須推進計劃生育檔案的信息化建設(shè)。而這就要增加相應(yīng)的硬件設(shè)備,但是由于領(lǐng)導層未對計生檔案的管理給予足夠的重視,對于計生檔案的經(jīng)費投入很有限,這些有限的經(jīng)費顯然不能滿足信息化建設(shè)的需要。信息化建設(shè)的受限,使得提供服務(wù)及資源共享方面范圍狹窄,服務(wù)層次較低。同時,在計劃生育檔案信息化建設(shè)中由于缺乏專業(yè)技術(shù)指導,也出現(xiàn)了一系列新的問題,這也在一定程度上制約了醫(yī)院計劃生育檔案信息化建設(shè)的推進。

3.加強醫(yī)院計劃生育檔案管理措施

3.1提高計生檔案意識,加大計生檔案管理經(jīng)費投入力度

計劃生育檔案能夠有效促使計劃生育政策的貫徹落實,隨著醫(yī)院檔案管理向科學化、現(xiàn)代化的發(fā)展,計生檔案管理已成為醫(yī)院檔案管理工作的重要內(nèi)容。各級醫(yī)院領(lǐng)導要提高加強計生檔案管理的意識,將加強計生檔案管理工作納入重要議事日程,確保檔案管理事業(yè)與醫(yī)院業(yè)務(wù)同步發(fā)展。要通過多種方式,加大檔案管理重要性的宣傳,提高全院職工檔案管理的認識,使其意識到做好計劃生育檔案管理所帶來的經(jīng)濟效益和社會效益。不斷普及檔案管理相關(guān)法律法規(guī),使領(lǐng)導層加大對計劃生育檔案管理的經(jīng)費投入,推進計生檔案管理信息化建設(shè),加強在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓,不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,確保在人力、財力等方面給予檔案管理全面支持與保障,促使醫(yī)院計劃生育檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展。

3.2計生檔案管理人員要更新觀念,加強自身素質(zhì)建設(shè)

計劃生育檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量,因此計生檔案管理人員應(yīng)不斷更新理念,加強自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的全面提升至關(guān)重要。近年來,隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案信息化已經(jīng)成為一種趨勢,人們對檔案信息的利用需求增大,這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要妥善保管好檔案資料,而且還要具備熟練的計算機操作技術(shù),不僅要掌握扎實的檔案管理基礎(chǔ)知識,還要具備現(xiàn)代管理理念與管理技術(shù),掌握一定的計算機知識,具備一定的信息處理能力。同時檔案管理人員還要具備一定的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力,要敢于打破傳統(tǒng)管理模式的束縛,在計劃生育檔案管理工作中有所創(chuàng)新。醫(yī)院要做好對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓與技術(shù)學習工作,不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu),更新知識體系,檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提升必將給計生檔案管理工作帶來新的發(fā)展思路。

3.3建立健全醫(yī)院計生檔案管理制度,不斷提高檔案管理水平

完善的計生檔案管理制度是做好檔案管理的重要保證,要根據(jù)醫(yī)院實際情況,不斷更新管理手段,建立健全醫(yī)院計劃生育檔案管理制度,只有不斷改革與創(chuàng)新,才能適應(yīng)時代發(fā)展的要求,促使醫(yī)院計生檔案管理持續(xù)發(fā)展。計劃生育檔案管理工作內(nèi)容繁多復雜,醫(yī)院領(lǐng)導要對檔案管理工作做好宏觀把控,建立完善的職責體系,要確保每項工作都能具體落實到責任人,這樣利于檔案管理工作的開展以及責任追究,促使每位工作人員都能嚴于律己,嚴格要求,做好本職工作。要不斷完善檔案管理方式,更新管理手段,建立符合醫(yī)院實際情況的管理模式,建立信息檔案科,不斷完善檔案資料收集制度,嚴把用人關(guān),做好計劃生育檔案資料的搜集,確保工作人員能夠按照專業(yè)要求對資料進行分類整理。同時要建立一套完善的檔案管理評估體系,確保計生檔案管理中出現(xiàn)的問題及早發(fā)現(xiàn),及早解決,為檔案管理水平的提高提供保障。

(作者單位:菏澤高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)萬福辦事處衛(wèi)生和計劃生育管理辦公室)

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