陳美玲 馮琳

DOI：10.19392/j.cnki.16717341.201714251

摘要：計(jì)量與檔案管理的關(guān)系很密切，計(jì)量和檔案管理都是計(jì)量比較重要的基礎(chǔ)性的工作，計(jì)量和檔案管理在計(jì)量管理中相互補(bǔ)充，相互促進(jìn)。在利用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理的過程中，要注意計(jì)量工作管理的實(shí)踐性。在軟件的使用過程中，可以將軟件的“庫存管理”功能進(jìn)行延伸和引申使用，這就使得計(jì)量管理工作更加簡捷，得心應(yīng)手，事半功倍，十分實(shí)用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；軟件；計(jì)量管理；管理軟件

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，擴(kuò)大了人們對(duì)世界的認(rèn)知程度。同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)也在檔案管理和計(jì)量管理中廣泛引用。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理部門的發(fā)展特別迅速，每個(gè)部門都引進(jìn)了先進(jìn)的管理技術(shù)。對(duì)于軟件管理中的不足，相關(guān)部門進(jìn)行了不斷的完善和修正。同時(shí)在軟件開發(fā)和使用的過程中要進(jìn)行合理的系統(tǒng)評(píng)價(jià)，要合理地引進(jìn)和使用檔案管理。

一、檔案管理軟件在計(jì)量管理中的應(yīng)用

（一）計(jì)量管理要建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置檔案、配套的設(shè)備檔案和設(shè)備采用檔案。計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案主要包括申請(qǐng)表、建標(biāo)報(bào)告、量傳圖、授權(quán)證書和履歷書等內(nèi)容

（二）計(jì)量管理的系統(tǒng)構(gòu)建

這種管理軟件系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)增加、修改、查詢、打印都比較方便，增加和修改是軟件管理的重要功能，可以為已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)庫增加或者刪除新的數(shù)據(jù)，隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新。管理軟件的設(shè)計(jì)要允許期間核查，要按照要求編制不同的數(shù)學(xué)模型，滿足期間核查的需要，要建立相應(yīng)的軟件程序，將原始的數(shù)據(jù)輸入微機(jī)，軟件能夠自動(dòng)處理數(shù)據(jù)，對(duì)產(chǎn)出數(shù)據(jù)要統(tǒng)一的核查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，統(tǒng)一制定出核查標(biāo)準(zhǔn)。

（三）計(jì)量管理中數(shù)據(jù)的查詢功能

在查詢的設(shè)計(jì)中采用順次逐級(jí)查詢，這種管理系統(tǒng)主要以樹狀的結(jié)構(gòu)形式，顯示查詢功能。在設(shè)計(jì)中，要逐級(jí)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，逐級(jí)查詢就是對(duì)軟件的查詢、對(duì)硬件的查詢、對(duì)供應(yīng)廠商的查詢、對(duì)購置合同的查詢等。軟件查詢通過數(shù)據(jù)分項(xiàng)表中的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置的查詢，已經(jīng)確認(rèn)的計(jì)量裝置標(biāo)準(zhǔn)會(huì)在平臺(tái)上顯示出來。

同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的設(shè)備內(nèi)容進(jìn)行提示，例如，可以顯示設(shè)備說明書、設(shè)備履歷表、溯源證書、供應(yīng)廠商的資質(zhì)、與供應(yīng)商的合同等。在數(shù)據(jù)庫分項(xiàng)表的菜單中可隨意查詢，客戶可以選擇任意的一項(xiàng)選項(xiàng)進(jìn)行查詢，例如，可以對(duì)申請(qǐng)表、授權(quán)證書、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備使用履歷書、供應(yīng)廠商資質(zhì)等進(jìn)行查詢。

二、巧用檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)量管理的過程

（一）檔案管理系統(tǒng)對(duì)計(jì)量管理的登記

在檔案管理系統(tǒng)中的庫房管理系統(tǒng)是采用菜單樹形結(jié)構(gòu)。在管理系統(tǒng)中要對(duì)各項(xiàng)目的名稱對(duì)應(yīng)的計(jì)量管理名稱及其內(nèi)容進(jìn)行填寫。填寫的主要內(nèi)容包括分類號(hào)、編號(hào)計(jì)量器具，鑒定證書、授權(quán)書、計(jì)量器具標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要填寫建檔日期、歸檔日期、案卷名稱、保管期限、檔案類型、歸還日期、使用目的等內(nèi)容進(jìn)行填寫，各項(xiàng)填寫完畢后，要進(jìn)行保存。

（二）檔案管理系統(tǒng)中計(jì)量管理的催收與修改

在軟件的設(shè)計(jì)過程中，要設(shè)置自動(dòng)催還、催檢查、催送功能。計(jì)量器具等需要外送辦理業(yè)務(wù)的計(jì)量器具還沒有外送時(shí)，登錄時(shí)會(huì)出現(xiàn)提醒。在1個(gè)月內(nèi)聯(lián)系辦理外送業(yè)務(wù)的，要保證計(jì)量器具不超過周期使用。部分的修改功能主要包括外送日期、送往單位、送檢人名字、取回日期、外送目的、新的注意事項(xiàng)等內(nèi)容。

（三）檔案管理系統(tǒng)軟件的計(jì)量管理

計(jì)量器具、標(biāo)準(zhǔn)器具、證書業(yè)務(wù)辦理完畢后取回，要根據(jù)編號(hào)、名稱進(jìn)行檢索修改。對(duì)新的檢定日期進(jìn)行修改，并對(duì)有效期和備注進(jìn)行填寫。對(duì)于到期沒有取回的要進(jìn)行提示，同時(shí)及時(shí)進(jìn)行聯(lián)系取回。采用這種方法管理計(jì)量器具、標(biāo)準(zhǔn)器的送檢，授權(quán)證書、標(biāo)準(zhǔn)證書等內(nèi)容，要對(duì)計(jì)量器具的動(dòng)向進(jìn)行實(shí)施跟蹤。要特別注意軟件的檢索功能和自催功能，使用起來才會(huì)十分便捷。要對(duì)軟件的功能進(jìn)一步進(jìn)行衍生和擴(kuò)展。要將單位的內(nèi)檢計(jì)量器具分門別類編號(hào)輸入，采用這樣的方法來進(jìn)行計(jì)量檔案和實(shí)物的管理，將會(huì)取得事半功倍的作用。

三、系統(tǒng)軟件的特點(diǎn)

采用中文幫你對(duì)話系統(tǒng)進(jìn)行操作，使用會(huì)更加簡便。軟件原理要成熟穩(wěn)健，要具有一定的穩(wěn)定性，可在網(wǎng)絡(luò)中應(yīng)用。對(duì)任何檔案的管理，都要依據(jù)具體的實(shí)際情況進(jìn)行改動(dòng)，方便解決實(shí)際工作中的問題。根據(jù)不同的使用授權(quán)，客戶可以在終端更改檔案的數(shù)據(jù)內(nèi)容。

四、檔案管理軟件的功能

（一）系統(tǒng)軟件收入的檔案數(shù)據(jù)量及計(jì)量管理的范圍

在軟件的使用過程中，要選擇合適的內(nèi)存進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。對(duì)于軟件使用者來說，數(shù)據(jù)收錄得越多得到的信息越全面。各個(gè)單位要根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)條件和本檔案館的儲(chǔ)存量選擇合適的應(yīng)用軟件，切記不可追求時(shí)髦高檔而造成不必要的浪費(fèi)。

（二）檔案管理軟件對(duì)計(jì)量管理各種限制

對(duì)于用戶來說，軟件對(duì)用戶的限制越少越好。在使用的過程中，由于各種各樣的原因，不可避免的存在一定的局限性。在使用的過程中，對(duì)用戶有著很多的限制。例如，計(jì)算機(jī)語言的限制，對(duì)輸入方式的限制，對(duì)數(shù)據(jù)庫選項(xiàng)限制。

（三）檔案管理軟件在進(jìn)行計(jì)量管理時(shí)的數(shù)據(jù)處理能力

數(shù)據(jù)處理能力就是單位時(shí)間的數(shù)據(jù)處理能力來決定的，數(shù)據(jù)的處理能力還關(guān)系到數(shù)據(jù)的總量。在使用的過程中對(duì)輸入輸出的方式和輸入輸出設(shè)備的性能提出了新的要求，一般來說，簡單的設(shè)備、簡單的操作手段、快捷的數(shù)據(jù)處理能力、復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)都是數(shù)據(jù)處理的重要的依據(jù)。

五、結(jié)語

當(dāng)今科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，在計(jì)量檢定單位，要明確簡化工作程序，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作的效率。對(duì)于計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行迅速、準(zhǔn)確、科學(xué)、規(guī)范的管理。在新型計(jì)量管理中要不斷摸索，要更加小心謹(jǐn)慎。

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