王秀琴

【摘 要】檔案管理人員的整體素質(zhì)是做好檔案管理工作的決定因素。目前川慶井下檔案工作中普遍存在著對(duì)檔案管理的重視程度不夠、檔案管理水平不高、檔案隊(duì)伍專業(yè)程度不高等問(wèn)題。論文主要對(duì)川慶井下檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作進(jìn)行了認(rèn)真分析、思考和探索，希望能進(jìn)一步提高川慶井下檔案管理水平。

【Abstract】The personnel quality of the archivist is the decisive factor for doing a good job in file management. At present ，there are few problems of the archives work in Chuanqing Drilling Changqing Undergroud Technology Company，such as the insufficient attention ， low degree of management and specialization and so on. The paper mainly carries out a careful analysis， thinking and discussion on the personnel training and education of the archivists in Chuanqing Drilling Changqing Undergroud Technology Company， hoping to improve the level of its archives management .

【關(guān)鍵詞】檔案管理人員 ； 素質(zhì) ； 培訓(xùn)教育

【Keywords】archivists； personnel quality； training and education

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）05-0081-02

1 檔案管理人員培訓(xùn)教育的必要性和存在的問(wèn)題

1.1 現(xiàn)實(shí)工作的需要

隨著川慶井下ERP系統(tǒng)歸檔操作的逐步推廣和運(yùn)用，檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，為了適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展的需要，必須對(duì)重視檔案人員的培訓(xùn)教育，以不斷提高檔案人員的整體素質(zhì)，使其更好地做好本職工作。

1.2 打造專業(yè)人員隊(duì)伍的需要

由于對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一定誤區(qū)，人們普遍認(rèn)為檔案室是安置型崗位，是“養(yǎng)老”的部門(mén)，因此川慶井下檔案室管理人員的配備普遍存在人員數(shù)量少、年齡結(jié)構(gòu)老化等問(wèn)題。檔案管理人員的工作積極性和工作狀態(tài)不能滿足日益增長(zhǎng)的工作要求，其專業(yè)素質(zhì)和操作技能亟待快速提高。

1.3 培訓(xùn)教育形式和內(nèi)容的需要

從培訓(xùn)形式上看，目前培訓(xùn)教育主要采取集中培訓(xùn)和傳統(tǒng)的師徒“傳、幫、帶”兩種方法。鑒于檔案管理工作人員少，且均為從事檔案工作多年、業(yè)務(wù)熟練的員工，因此集中培訓(xùn)開(kāi)展較少，僅限于公司一年一次的檔案管理培訓(xùn)。例如去年檔案室新增員工的培訓(xùn)，主要是由一名業(yè)務(wù)熟練的老師傅負(fù)責(zé)，從檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)錄入等方面進(jìn)行手把手的教學(xué)。

從培訓(xùn)內(nèi)容上看，其集中培訓(xùn)的重點(diǎn)是學(xué)習(xí)《國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)》、《檔案管理辦法》等相關(guān)管理制度，學(xué)習(xí)《管理類檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范》、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范》、《產(chǎn)建工程竣工資料驗(yàn)收要求》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《檔案數(shù)字化安全保密管理》等相關(guān)工作要求，以及學(xué)習(xí)系統(tǒng)操作流程。培訓(xùn)學(xué)習(xí)的內(nèi)容雖然專業(yè)性強(qiáng)，但同時(shí)也體現(xiàn)出培訓(xùn)內(nèi)容缺乏綜合性，當(dāng)今社會(huì)更需要的是復(fù)合型人才，因此培訓(xùn)應(yīng)做到形式創(chuàng)新，內(nèi)容豐富，以充分激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)興趣，增強(qiáng)培訓(xùn)效果，從而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。

2 對(duì)檔案培訓(xùn)教育形式的思考

2.1 集中培訓(xùn)

《文書(shū)檔案管理辦法》中明確規(guī)定：各單位檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本單位機(jī)關(guān)各科室文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用。各單位機(jī)關(guān)科室應(yīng)將本科室職能活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的文件材料和與之對(duì)應(yīng)的電子文件進(jìn)行收集歸檔。據(jù)此，川慶井下檔案工作需要處長(zhǎng)辦公室、人事組織科、審計(jì)科、財(cái)務(wù)科等多個(gè)歸檔部門(mén)共同完成。為了提高檔案工作質(zhì)量，其每年至少開(kāi)展一次集中培訓(xùn)，并組織所有歸檔部門(mén)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范、各類文件歸檔要求、檔案查閱管理規(guī)定、歸檔范圍確認(rèn)制的程序及要求、ERP操作系統(tǒng)等內(nèi)容，以加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)熟練程度，提高檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量。

2.2 網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)

充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)教學(xué)，學(xué)習(xí)時(shí)間靈活，學(xué)習(xí)內(nèi)容也較為豐富。檔案室可以將檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度和一些資深檔案業(yè)務(wù)人員或大學(xué)教授舉辦的檔案管理工作專題講座等內(nèi)容長(zhǎng)期掛到川慶井下網(wǎng)上，以供學(xué)員根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行網(wǎng)上自主學(xué)習(xí)，提高時(shí)間的利用率，同時(shí)促使歸檔部門(mén)人員的理論水平和素質(zhì)能力踏上一個(gè)新臺(tái)階。

2.3 菜單式培訓(xùn)

開(kāi)展培訓(xùn)要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，本著“缺什么補(bǔ)什么”的原則，摸清培訓(xùn)需求，針對(duì)不同單位、不同部門(mén)檔案人員的需求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)內(nèi)容，分檔案門(mén)類列出“菜單”，供學(xué)員根據(jù)自身情況“看單下飯”，各取所需，避免學(xué)員對(duì)“被動(dòng)式”培訓(xùn)產(chǎn)生消極應(yīng)付心理。菜單式培訓(xùn)既可以節(jié)約培訓(xùn)時(shí)間，增加學(xué)員培訓(xùn)興趣，又可以提高培訓(xùn)效果。

2.4 電話指導(dǎo)培訓(xùn)

電話指導(dǎo)培訓(xùn)主要是針對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作中發(fā)生的各類活動(dòng)、人事任免、干部考核、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、基礎(chǔ)建設(shè)等日常性工作。由于各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案歸檔工作的人員相對(duì)穩(wěn)定，工作年限長(zhǎng)，工作業(yè)務(wù)熟練，但是在工作中，難免會(huì)遇到一些簡(jiǎn)單的不會(huì)處理的問(wèn)題，此時(shí)就需要檔案管理人員對(duì)有需要的歸檔部門(mén)人員進(jìn)行電話指導(dǎo)培訓(xùn)，協(xié)助其及時(shí)、準(zhǔn)確地完成檔案的歸檔工作，并有利于有效提高歸檔部門(mén)人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平。

2.5 召開(kāi)研討交流會(huì)

定期或者不定期地組織檔案管理人員和對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員召開(kāi)研討交流會(huì)，針對(duì)工作過(guò)程中發(fā)生的實(shí)際問(wèn)題和疑難點(diǎn)進(jìn)行面對(duì)面的群體性交流，這有助于學(xué)員分析判斷和解決實(shí)際檔案管理問(wèn)題能力的提高。

3 對(duì)提高檔案從業(yè)人員基本素質(zhì)的思考

3.1 加強(qiáng)政治素質(zhì)培養(yǎng)

檔案工作是一項(xiàng)政治性工作，檔案管理人員首先要具備良好的政治素養(yǎng)，要樹(shù)立堅(jiān)定的政治立場(chǎng)、正確的工作思想和保密觀念，堅(jiān)持保密原則，維護(hù)黨和國(guó)家的機(jī)密。因此川慶井下要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員形勢(shì)、任務(wù)、目標(biāo)、責(zé)任的主題教育，加強(qiáng)其政治、法律、保密等方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，使其正確把握新要求，將思想和行動(dòng)統(tǒng)一到服務(wù)公司發(fā)展的中心工作中，為實(shí)現(xiàn)“十三五”目標(biāo)而努力奮斗[1]。

3.2 加強(qiáng)職業(yè)道德教育

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，檔案工作的根本目的是便于各部門(mén)對(duì)檔案的查找和利用。因此檔案管理人員要樹(shù)立正確的服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，尤其是在檔案借閱與催還工作過(guò)程中，做到提供準(zhǔn)確、及時(shí)主動(dòng)，百問(wèn)不厭，百查不厭。

3.3 加強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

加強(qiáng)檔案管理的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要途徑。在工作中，檔案管理人員要自覺(jué)地加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)并掌握與檔案學(xué)相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，如圖書(shū)館學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息管理與信息系統(tǒng)等等，以提高適應(yīng)檔案管理信息化的工作能力。

3.4 加強(qiáng)相關(guān)行業(yè)知識(shí)培養(yǎng)

檔案是歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，檔案管理人員要熟悉檔案內(nèi)容，研究檔案價(jià)值，科學(xué)管理好各行各業(yè)的檔案，又需要了解并掌握相關(guān)行業(yè)的有關(guān)知識(shí)，以提高對(duì)各種檔案的科學(xué)管理水平。例如人事管理離不開(kāi)人事檔案工作，財(cái)務(wù)管理離不開(kāi)會(huì)計(jì)檔案，它們分別是人事管理和財(cái)務(wù)管理的一個(gè)重要組成部分，為了更好地做好檔案管理工作，檔案管理人員只有熟悉人事管理、財(cái)務(wù)管理的相關(guān)知識(shí)，才能準(zhǔn)確地把握人事檔案、會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

3.5 加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)培養(yǎng)

檔案工作是各項(xiàng)工作的一個(gè)組成部分，需要多個(gè)歸檔部門(mén)人員的共同努力，因此培訓(xùn)時(shí)必須注重增強(qiáng)員工團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力的培養(yǎng)。一方面加強(qiáng)本組室員工之間的團(tuán)結(jié)合作，另一方面要加強(qiáng)其與歸檔部門(mén)之間溝通、協(xié)調(diào)和合作能力，積極配合歸檔部門(mén)工作人員做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，從而促進(jìn)川慶井下檔案工作管理水平的進(jìn)一步提升。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，隨著企業(yè)發(fā)展和檔案管理信息化的需要，加強(qiáng)檔案培訓(xùn)教育工作，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能水平，培養(yǎng)出專業(yè)知識(shí)過(guò)硬、業(yè)務(wù)能力扎實(shí)、具有創(chuàng)新精神的復(fù)合型檔案人才是做好檔案管理和保密工作，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。

【參考文獻(xiàn)】

【1】朱紅娟.淺談當(dāng)前檔案管理人員的教育培訓(xùn)[J].檔案管理，2010（6）：120.