文雯

【摘 要】在以企業(yè)為主體的現(xiàn)代經(jīng)濟活動中，合同檔案所扮演的角色愈發(fā)重要。因此合同檔案的管理工作在企業(yè)日常經(jīng)營活動中的重要性也是日益突出。

【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.

【關(guān)鍵詞】合同檔案管理；風(fēng)險；措施

【Keywords】contract file management； risk ；measures

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02

1 引言

我國市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，讓以企業(yè)為主體的市場化經(jīng)營成為了中國經(jīng)濟活動的新常態(tài)。而在市場化經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經(jīng)營活動合法性的依據(jù)，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經(jīng)濟體制和經(jīng)營習(xí)慣的影響，使許多企業(yè)經(jīng)營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態(tài)度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風(fēng)險等級。越來越多的經(jīng)驗教訓(xùn)表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規(guī)避這些風(fēng)險，保證企業(yè)的健康發(fā)展和有序經(jīng)營。

2 合同檔案管理風(fēng)險的主要類型

根據(jù)對多個企業(yè)合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風(fēng)險已經(jīng)越來越多，這些風(fēng)險基本上可歸為以下幾類。

2.1 管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險

上文講過，長期計劃經(jīng)濟思維和傳統(tǒng)經(jīng)營理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風(fēng)險是目前為止最多的。具體而言，一般表現(xiàn)為以下幾條：

①合同格式錯誤與內(nèi)容缺失

雖然說中國的市場化進程已經(jīng)進行多年，但是相關(guān)的法制意識還沒有跟上。許多企業(yè)的合同經(jīng)手人沒有相關(guān)的法制觀念，對《合同法》的內(nèi)容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現(xiàn)合同格式的錯誤或者必要合同內(nèi)容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。

②合同檔案整理方法不符合要求

在電子化辦公模式引入商業(yè)領(lǐng)域之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同已經(jīng)逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業(yè)來說十分重要，但很多企業(yè)檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復(fù)印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。

③只簽不存造成的混亂

在很多企業(yè)經(jīng)營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業(yè)經(jīng)營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產(chǎn)生了嚴重的混亂，例如遺失，調(diào)包等等。這樣不僅會影響使用，還會產(chǎn)生一定的法律困境。

④“人治”取代合同檔案

中國社會講究人情世故，在商業(yè)活動中更是如此，這就讓許多企業(yè)管理者在與別人訂立契約關(guān)系時一味依賴口頭或者人情關(guān)系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。

2.2 必要或者不必要的違約風(fēng)險

一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內(nèi)經(jīng)營活動存在的憑證，只要在規(guī)定的時間內(nèi)都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業(yè)經(jīng)營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風(fēng)險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風(fēng)險類型，必須引起足夠的重視。然而現(xiàn)在很多企業(yè)經(jīng)營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經(jīng)營過程中經(jīng)常出現(xiàn)隨意毀約、違約的現(xiàn)象。再加上上文提到的幾條風(fēng)險的共同作用，往往使得企業(yè)在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。

2.3 保存過程中的安全風(fēng)險

合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關(guān)鍵時刻發(fā)揮法律效力是十分重要的，然而，現(xiàn)在很多企業(yè)的檔案管理者對這一塊的責(zé)任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質(zhì)合同檔案還是現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統(tǒng)紙質(zhì)合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網(wǎng)絡(luò)被攻擊、電腦被侵入造成的安全風(fēng)險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。

3 合同檔案管理中規(guī)避風(fēng)險的具體措施

上文對企業(yè)合同檔案管理過程中容易產(chǎn)生的風(fēng)險的類型和主要表現(xiàn)做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風(fēng)險，其產(chǎn)生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責(zé)不到位和具體措施不規(guī)范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規(guī)避風(fēng)險的措施。

3.1 完善企業(yè)合同檔案管理制度

雖然合同檔案管理工作平時是屬于專門的管理部門來處理，但實際上卻是牽連著企業(yè)各個部門的大動作。因此，企業(yè)的合同檔案管理部門必須根據(jù)本企業(yè)實際經(jīng)營情況和業(yè)務(wù)范圍，制定出一個健全且細節(jié)化的檔案管理制度，并嚴格要求各個部門或人員在使用或簽訂合同檔案之后應(yīng)在多長時間內(nèi)進行合理的歸類存檔工作[1]。對于平時沒有開設(shè)或者職責(zé)長期不清的合同檔案管理部門和人員要進行專職培訓(xùn)，讓這些人員充分熟悉企業(yè)合同檔案管理工作的全部規(guī)定和工作流程，從源頭上遏制和杜絕合同檔案風(fēng)險的產(chǎn)生。

3.2 提高企業(yè)合同檔案管理的專業(yè)化水平

一直以來，我國企業(yè)重業(yè)績輕管理，尤其是對檔案管理這一部分更是采取漠視態(tài)度，這客觀上也成為合同檔案管理風(fēng)險滋生的溫床。因此，建立專業(yè)的合同檔案管理部門，提高檔案管理的專業(yè)化水平刻不容緩。

具體而言，除了前面提到的完善制度，設(shè)置專業(yè)隊伍之外，還必須加強企業(yè)全員對合同檔案的保護管理意識和相關(guān)的法律觀念，使他們隨時隨地用專業(yè)和法律的眼光來對待合同檔案管理工作。

企業(yè)檔案管理人員要樹立主人翁精神，在工作中主動督促其他部門完善合同檔案管理流程[2]；其他部門對于企業(yè)檔案管理人員的相關(guān)工作也要做到密切配合，主動給予有效幫助。此外，要與時俱進，不斷提高專業(yè)化、信息化合同檔案管理水準，進而提高企業(yè)合同檔案的管理效率。

3.3 合同檔案管理法制化

市場經(jīng)濟環(huán)境下的經(jīng)營活動必須有足夠的法治精神作為支撐，而與法律最為掛鉤的合同檔案的相關(guān)管理工作也要遵循法制化的思路[3]。具體而言，企業(yè)在管理合同檔案的過程中，要根據(jù)實際和相關(guān)法律法規(guī)制定行之有效的內(nèi)部管理規(guī)范，杜絕人情管理、腐敗管理等情況的發(fā)生。同時，合同檔案管理人員也要對相關(guān)法律做到牢記在心，隨時用法律法規(guī)對自己的工作進行規(guī)范。

除此以外，在與外部企業(yè)發(fā)生合同聯(lián)系時，也要根據(jù)法律法規(guī)做好合同檔案的保護工作，以切實維護好自己的合法權(quán)益，保證企業(yè)的正常經(jīng)營和發(fā)展。

4 結(jié)語

現(xiàn)代市場經(jīng)濟條件下的企業(yè)經(jīng)營活動，其規(guī)范性和合法性都需要各類合同檔案作為支撐和憑據(jù)，因此，除了經(jīng)營盈利以外，合同檔案管理工作應(yīng)該成為企業(yè)經(jīng)營活動中的重中之重。雖然在實際經(jīng)營活動中，不可能絕對規(guī)避本文所提到的合同檔案管理風(fēng)險，但是，只要完善合同檔案管理規(guī)范，做到以法治精神和規(guī)則心態(tài)來進行管理，那么風(fēng)險的發(fā)生幾率自然也會隨之降低。此外，隨著經(jīng)濟活動的不斷深入和擴大，除了本文所述類型以外的各種新型風(fēng)險也會不斷產(chǎn)生，這就需要企業(yè)的合同檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，與時俱進，研究和改進自身的工作方式，提高應(yīng)對風(fēng)險的能力，從而推動企業(yè)的健康發(fā)展。

【參考文獻】

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【3】王嘉漪.芻議企業(yè)合同風(fēng)險管理及控制措施[J].企業(yè)改革與管理，2016（12）：41.