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淺談如何加強(qiáng)單位檔案的管理工作

2017-06-08 00:01王歡
辦公室業(yè)務(wù) 2017年4期
關(guān)鍵詞:管理效率管理策略檔案管理

王歡

【摘要】本文主要針對(duì)當(dāng)前單位檔案管理中存在的意識(shí)、效率、人員配備等問題進(jìn)行了探討,并且針對(duì)性地提出了幾點(diǎn)具有建設(shè)性的檔案管理創(chuàng)新策略,希望能夠有效加強(qiáng)單位檔案的管理工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;管理效率;管理策略

企事業(yè)單位的廣大職工在長期的學(xué)習(xí)、工作等活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生一定的檔案信息與資料,檔案管理部門需要將其以音像、圖表、文字等不同形式進(jìn)行整理和保存。對(duì)于單位深化體制改革、優(yōu)化職工隊(duì)伍,全面貫徹單位的基本方針具有積極推動(dòng)作用。本文從筆者所在單位相關(guān)情況出發(fā),對(duì)如何加強(qiáng)單位檔案管理進(jìn)行分析與探討,主要目的在于促使單位能夠進(jìn)一步提高管理效率和質(zhì)量。

一、單位檔案管理存在的問題

(一)檔案管理意識(shí)淡薄。目前,本單位雖然在檔案管理方面已經(jīng)制定了比較系統(tǒng)化的規(guī)章制度,但是并未將其真正落到實(shí)處,主要原因在于檔案管理意識(shí)相對(duì)淡薄,并未予以高度的重視。例如,目前的專職檔案管理人員數(shù)量不足,并且在檔案管理的軟件與硬件設(shè)施方面存在較大的缺陷,未投入充足的資金進(jìn)行完善與改進(jìn)。上述兩點(diǎn)情況均在一定程度上影響了單位的檔案管理工作,使得檔案管理工作十分被動(dòng),無法完整而全面地做好檔案的整理與儲(chǔ)存,導(dǎo)致檔案管理工作水平難以向更高層次提升。

(二)檔案管理效率較低。信息技術(shù)應(yīng)用在企事業(yè)單位的管理工作當(dāng)中具有普遍性,且能夠顯著提高各項(xiàng)工作的水平與效率,但是需要投入充足的資金進(jìn)行信息化環(huán)境建設(shè),并且需要不斷完善和創(chuàng)新互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)。本單位并未在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)環(huán)境下對(duì)其原有的檔案管理方法、設(shè)備等進(jìn)行改進(jìn)和完善,僅在小部分檔案管理的工作中應(yīng)用了并不十分先進(jìn)的信息技術(shù),剩余的檔案管理工作基本上仍舊采用人工管理的傳統(tǒng)方法。與此同時(shí),檔案設(shè)施相對(duì)落后,不利于檔案信息與數(shù)據(jù)的搜集、整理和保管、使用,因而在檔案管理的效率方面比較低下。

(三)管理隊(duì)伍力量薄弱。單位檔案管理的水平和質(zhì)量若要得到有效保障,管理隊(duì)伍的人員配備、能力和素質(zhì)起著決定性作用。由于目前檔案管理人員配備數(shù)量不足且身兼數(shù)職,對(duì)檔案管理工作的時(shí)間和精力投入有限,日常接收到的材料只能暫時(shí)放入檔案盒,無法及時(shí)整理歸檔,而僅僅是在收集了一定數(shù)量的材料后再集中進(jìn)行編號(hào)、歸檔和裝訂,影響了檔案利用的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。其次,對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和管理技能培訓(xùn)力度有限,導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)知識(shí)更新速度滯后,一些專業(yè)領(lǐng)域的新標(biāo)準(zhǔn)、新要求和新技術(shù)無法及時(shí)得到應(yīng)用,阻礙了檔案管理水平的提升。

二、單位檔案管理的創(chuàng)新策略

(一)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。單位的領(lǐng)導(dǎo)首先需要對(duì)檔案管理工作予以高度重視,要能夠?qū)⑷粘5臋n案管理工作列入整個(gè)單位的工作議事日程中,以此引導(dǎo)單位全體職工從思想上關(guān)注檔案管理。單位領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)《檔案法》及檔案管理的相關(guān)理論知識(shí)等進(jìn)行持久的、深入的學(xué)習(xí),并且要有序地組織單位全體職工進(jìn)行學(xué)習(xí),開展一系列宣傳與學(xué)習(xí)活動(dòng),促使廣大單位職工逐漸樹立強(qiáng)烈的檔案管理意識(shí),從每個(gè)人做起,能夠自覺地并且積極地支持檔案管理并維護(hù)單位的檔案管理工作。此外,還需要建立比較完善的、健全的檔案管理和利用機(jī)制,要能夠引導(dǎo)各個(gè)科室的負(fù)責(zé)人員以及領(lǐng)導(dǎo)積極參與到檔案管理工作中,從制度上保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

(二)提高檔案管理效率。若要提高其檔案管理的效率,單位必須要重視在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備,要能夠?qū)n案管理的模式與方法進(jìn)行創(chuàng)新。在此方面,單位首先應(yīng)該制定更加完善的管理制度,增強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性,且要將管理制度落實(shí)。其次,投入充足的資金進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè),包括軟件設(shè)備建設(shè)和硬件設(shè)備建設(shè)方面,要能夠運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)在單位檔案管理中建立電子檔案,使其能夠通過掃描儀將相關(guān)的檔案錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,以此有效地提高管理效率,避免人工管理中檔案資料丟失等情況的發(fā)生。

(三)培養(yǎng)管理隊(duì)伍素質(zhì)。單位的檔案管理工作需要較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性,若要提高檔案管理的水平與效率,培養(yǎng)管理隊(duì)伍素質(zhì)亦是必要的策略之一。在此方面,單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理,組織檔案知識(shí)培訓(xùn)與檔案管理技能培訓(xùn)等,使檔案管理人員能夠明確檔案管理的重要性,且能夠保持端正的工作態(tài)度。同時(shí),可以邀請上級(jí)有關(guān)部門到單位舉行定期培訓(xùn)或者講座,以便鞏固并且提高檔案管理人員技術(shù)水平及熟練程度。在時(shí)代的發(fā)展下,作為單位檔案管理人員,其自身更要積極熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù),將其與傳統(tǒng)的管理方式結(jié)合。通過上述策略,單位檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)必將得到顯著提升。

三、結(jié)語

綜上所述,檔案管理屬于單位管理的基本內(nèi)容,更是單位工作基礎(chǔ)的重要組成部分,只有做好檔案的收集與管理方能更好地為單位發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),且能夠充分地體現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。為此,單位的檔案管理必須強(qiáng)化檔案管理意識(shí),切實(shí)提高檔案管理效率,并且要重視培養(yǎng)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì),為單位的檔案管理做好充足準(zhǔn)備。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊揚(yáng).淺談如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作[J].檔案天地,2015,11(08):36-37.

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