陳英蓉

（攀枝花學(xué)院 經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院，四川 攀枝花 617000）

[摘 要]隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在會計中的廣泛應(yīng)用，電算化會計取代手工會計已成為必然。本文首先比較分析電算化會計與手工會計賬務(wù)處理的差異，然后指出電算化會計單一財務(wù)和業(yè)務(wù)財務(wù)一體化兩種不同模式下的賬務(wù)處理程序新規(guī)程。

[關(guān)鍵詞]手工會計；電算化會計；賬務(wù)處理程序

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.027

[中圖分類號]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-00-02

隨著計算機(jī)信息技術(shù)在我國會計領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，電算化會計取代手工會計已成為必然。由于兩者的處理方式和方法不同，導(dǎo)致其取數(shù)途徑、數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)、記賬過程等不同，因此，賬務(wù)處理程序的方法和步驟在手工會計和電算化會計兩種不同的處理方式下存在較大差別。為能更好地理解和應(yīng)用會計電算化，探究兩者的區(qū)別，以及電算化會計賬務(wù)處理的新規(guī)程尤為必要。

1 電算化會計與手工會計賬務(wù)處理的差異 崳？

電算化會計，也稱會計電算化，即由計算機(jī)代替手工記賬、算賬和報賬等。與手工會計相比，兩者在財務(wù)處理程序與步驟上差別較大。對兩者具體的差異進(jìn)行比較分析，有助于從全新的角度理解電算化會計信息系統(tǒng)。

從表1可看出電算化會計與手工會計賬務(wù)處理的差異具體表現(xiàn)在以下幾方面。

1.1 準(zhǔn)備工作的差異

在手工會計方式下，會計的基本準(zhǔn)備工作比較簡單；但在電算化會計方式下，首次使用則較為繁瑣。首次使用電算化系統(tǒng)需要安裝電算化系統(tǒng)、新建賬套、初始化賬套。初始化賬套主要包括設(shè)置操作員及其權(quán)限，錄入職員、部門、客戶、供應(yīng)商、存貨檔案及存貨計量單位，設(shè)置憑證類型和會計科目，設(shè)置賬務(wù)處理內(nèi)部控制參數(shù)，錄入期初余額等。若電算化會計賬套初始化未做好，將直接影響后續(xù)的電算化會計工作，甚至可能會導(dǎo)致后續(xù)會計處理工作無法開展。

1.2 憑證處理的差異

手工處理方式下，所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都需要手工填寫紙質(zhì)的記賬憑證，憑證填寫得是否正確、完整，需要仔細(xì)檢查才能發(fā)現(xiàn)，憑證只承載了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容、所涉及的總賬、明細(xì)賬科目、方向、金額及原始憑證張數(shù)。

電算化處理方式下的記賬憑證包括錄制的電子記賬憑證和機(jī)制的電子記賬憑證兩種。錄制的電子記賬憑證是指根據(jù)審核無誤的原始憑證直接在計算機(jī)屏幕上手工填制記賬憑證。機(jī)制的電子記賬憑證是指由電算化會計系統(tǒng)自動生產(chǎn)的記賬憑證，它又分為兩類：一類是ERP業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)向會計系統(tǒng)自動傳遞的記賬憑證；另一類是會計系統(tǒng)根據(jù)賬戶中已有數(shù)據(jù)產(chǎn)生的記賬憑證，如期末業(yè)務(wù)處理時，根據(jù)設(shè)置的轉(zhuǎn)賬憑證模板中取數(shù)公式由系統(tǒng)自動取數(shù)生成的各種分?jǐn)?、提取、損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證等。在電算化處理方式下，電算化信息系統(tǒng)能運用計算機(jī)技術(shù)自動檢測和調(diào)整記賬憑證的一些信息，如能自動生成憑證編號，保證憑證編號的連續(xù)、完整，避免出現(xiàn)重號和漏號；能自動對每一張記賬憑證的金額進(jìn)行平衡校驗，如果出現(xiàn)借貸不相等的情況，不能保存，要求改正，直至相等為止；有輔助核算的科目，系統(tǒng)提示輸入輔助核算項目，否則不能保存；有現(xiàn)金流量核算的科目，系統(tǒng)提示輸入現(xiàn)金流量項目，否則也不能保存等。由此可見，電算化憑證承載的信息豐富，不僅可以承載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的主要內(nèi)容、所涉及的總賬、明細(xì)賬科目、方向、金額以及原始憑證張數(shù)，還可承載客戶、供應(yīng)商及個人往來輔助核算信息，部門、項目輔助核算信息，現(xiàn)金流量輔助核算信息等。

1.3 記賬的差異

手工處理方式下，記賬指會計人員依據(jù)審核無誤的記賬憑證登記各種明細(xì)賬、日記賬和總賬。記賬時，按照崗位責(zé)任的劃分，由不同的會計人員按照不同科目，分別在不同的賬冊上加以記錄，工作量大，耗時費力。這種記賬工作是由不同的人反復(fù)謄抄，容易出錯，需要賬證核對、賬賬核對，對賬和月末結(jié)賬工作量大且復(fù)雜，效率低。

電算化處理方式下，記賬工作由計算機(jī)自動完成，其實質(zhì)是一個數(shù)據(jù)處理過程。通過“記賬”指令，電算化會計系統(tǒng)將“憑證臨時庫”轉(zhuǎn)移到“流水賬庫”中存放，并匯總各科目的發(fā)生額，更新各科目發(fā)生額及余額庫。采用這種記賬方式，若記賬憑證信息填寫準(zhǔn)確、完整，就無需對賬。會計電算化信息系統(tǒng)中的“對賬”功能主要是為檢查記賬過程中出現(xiàn)停電所造成的的漏記情況，以及憑證輔助信息填寫不完整的情況。對本月所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記賬完畢后，可直接指令電算化會計系統(tǒng)，對選定月份進(jìn)行自動結(jié)賬。如果該月有尚未記賬的憑證，或上月未結(jié)賬，則本月不允許結(jié)賬。結(jié)賬后，不能再輸入當(dāng)月的記賬憑證?？梢姡娝慊瘯嬘涃~簡單，易操作，效率高。

1.4 賬簿的差異

手工處理方式下，不同的賬務(wù)處理程序，其總分類賬簿格式、形式不一樣。當(dāng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量比較少、使用會計科目不多且不需要單獨專設(shè)總賬崗位時，一般選擇日記總賬賬務(wù)處理程序，其總賬是訂本式或活頁試的多欄式賬頁。其他賬務(wù)處理程序的總賬一般是訂本式或活頁試的借、貸、余三欄式賬頁。日記賬采用的是借、貸、余三欄的訂本式；明細(xì)賬采用的是三欄式、數(shù)量金額式或多欄式的活頁賬。

電算化處理方式下，由于賬簿組合體系虛擬化，賬簿是以文件形式存在的，所以其賬頁格式可以多樣化，即每套賬可生成并打印出手工會計各種賬務(wù)處理程序中所有格式的賬表，如三欄式、數(shù)量金額式、外幣金額式和多欄式的日記賬、明細(xì)賬，逐項或匯總登記的三欄式和多欄式總賬，發(fā)生額、期初和期末余額平衡表，各級科目匯總表和匯總記賬憑證等。此外，也可根據(jù)企業(yè)管理的需要自行設(shè)置賬頁格式及取數(shù)公式，生成并打印出相應(yīng)的賬表。

由于賬簿登記方式不一樣，所以手工會計更正錯賬的方法不再完全適用于電算化會計，如劃線更正法就不適用于電算化會計。電算化會計中，凡是已經(jīng)記賬的憑證數(shù)據(jù)不能更改，只能采用紅字沖減法和補(bǔ)充登記法更正。

1.5 編制報表的差異

在手工會計處理方式下，依據(jù)總賬和相關(guān)的明細(xì)賬數(shù)據(jù)逐項匯總填制報表的各欄目。在電算化會計處理方式下，可依據(jù)預(yù)先定義的報表取數(shù)公式直接生成各種報表。

2 電算化會計賬務(wù)處理的新規(guī)程

賬務(wù)處理流程可簡單概括為填制憑證—登記賬簿—編制報表。手工會計人員的工作重點是登記賬簿，即由不同的會計人員依據(jù)審核無誤的記賬憑證分別登記各種日記賬和分類賬，在這期間，登記日記賬、登記明細(xì)分類賬、登記總分類賬、試算平衡、對賬和結(jié)賬等諸多程序，要經(jīng)過多數(shù)人的手工才能完成，增加了數(shù)據(jù)處理差錯的可能性。而電算化會計則與之不同，數(shù)據(jù)一旦通過填制會計憑證進(jìn)入系統(tǒng)，記賬、對賬、匯總編制會計報表等，都是由計算機(jī)自動處理完成，即實現(xiàn)數(shù)出一門（都從憑證上來），數(shù)據(jù)共享（同時產(chǎn)生所需賬表）。整個賬務(wù)處理流程具有高度的連續(xù)性、嚴(yán)密性，呈現(xiàn)出一體化趨勢，極大提高了財務(wù)報告的時效性。因此，手工會計中根據(jù)登記總賬依據(jù)不同而劃分的不同賬務(wù)處理程序已沒有必要，電算化會計改變了原來的記賬規(guī)則和組織結(jié)構(gòu)。由于記錄載體改變，原來需要手工登記的各種賬簿現(xiàn)在變?yōu)橛嬎銠C(jī)登記，記賬中如果出現(xiàn)錯誤，原來的改正方法也不再適用。原來以賬簿種類、記賬程序和記賬方法不同來劃分組織結(jié)構(gòu)和崗位分工，現(xiàn)在則是通過判斷數(shù)據(jù)處理的形態(tài)來劃分，改變了原來的組織結(jié)構(gòu)和賬務(wù)處理程序。

筆者認(rèn)為，電算化會計賬務(wù)處理程序分為單一財務(wù)賬務(wù)處理程序和業(yè)務(wù)財務(wù)一體化賬務(wù)處理程序兩種。

2.1 單一財務(wù)電算化賬務(wù)處理程序

單一財務(wù)電算化，又稱為獨立賬務(wù)電算化，是指企業(yè)只安裝使用了賬務(wù)處理模塊或總賬模塊的電算化會計系統(tǒng)。其財務(wù)數(shù)據(jù)是孤立的，與企業(yè)其他管理信息系統(tǒng)不集成使用，且相互間的數(shù)據(jù)不共享。這種單一財務(wù)電算化適用于規(guī)模小、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量不多的企業(yè)。其賬務(wù)處理程序的步驟為：①經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，依據(jù)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會計信息系統(tǒng)中填制記賬憑證；②依據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會計信息系統(tǒng)中審核記賬憑證；③指令計算機(jī)根據(jù)審核無誤的記賬憑證，自動登記各種日記賬、明細(xì)分類賬、輔助賬和總分類賬，自動匯總科目匯總表和匯總記賬憑證；④月末，在財務(wù)系統(tǒng)中，先指令計算機(jī)自動核對各日記賬、明細(xì)賬、輔助賬和總賬，再對財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬處理；

⑤月末，指令計算機(jī)依據(jù)會計報表取數(shù)公式生成會計報表。

2.2 業(yè)務(wù)財務(wù)一體電算化賬務(wù)處理程序

隨著社會的發(fā)展，企業(yè)的管理從原來的縱向一體化轉(zhuǎn)為橫向一體化，企業(yè)逐漸開始進(jìn)行流程重組，會計業(yè)務(wù)流程重組是企業(yè)流程重組的重要組成部分。在會計業(yè)務(wù)重組中，需要以業(yè)務(wù)財務(wù)一體化為導(dǎo)向。業(yè)務(wù)財務(wù)一體化賬務(wù)處理是以經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)驅(qū)動財務(wù)處理，建立基于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)驅(qū)動的業(yè)務(wù)財務(wù)一體化信息處理流程，使財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)融為一體。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時，利用業(yè)務(wù)驅(qū)動來記錄財務(wù)信息，將企業(yè)的財務(wù)、業(yè)務(wù)和管理信息集中于一個數(shù)據(jù)庫。企業(yè)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化發(fā)展導(dǎo)致會計的重心發(fā)生變化，體現(xiàn)在會計管理實際職能的變化上。

筆者認(rèn)為，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，會計人員必須了解和熟悉研發(fā)、設(shè)計、采購、制造、運營、物流、營銷等各個經(jīng)營環(huán)節(jié)，精通業(yè)務(wù)流程，才能把財務(wù)體系與整個業(yè)務(wù)運營緊密地結(jié)合起來，才能使財務(wù)前置，參與業(yè)務(wù)運營等方式，從而加強(qiáng)財務(wù)和業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)度。通過流程再造轉(zhuǎn)變財務(wù)工作方式和思維定式，將事后核算型財務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)劃型管理會計，進(jìn)一步拓展財務(wù)的管理職能。

業(yè)務(wù)財務(wù)一體電算化賬務(wù)處理程序的步驟為：①經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，指令計算機(jī)依據(jù)ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的原始憑證自動生成記賬憑證；或依據(jù)ERP系統(tǒng)外審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會計信息系統(tǒng)中填制記賬憑證；②依據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表，在電算化會計信息系統(tǒng)中審核記賬憑證；③指令計算機(jī)根據(jù)審核無誤的記賬憑證，自動登記各種日記賬、明細(xì)分類賬、輔助賬和總分類賬，自動匯總科目匯總表和匯總記賬憑證；④月末，在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，先指令計算機(jī)自動核對業(yè)務(wù)賬與財務(wù)賬，再對業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬處理；⑤月末，在財務(wù)系統(tǒng)中，先指令計算機(jī)自動核對各日記賬、明細(xì)賬、輔助賬和總賬，再對財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬處理；⑥月末，指令計算機(jī)依據(jù)會計報表取數(shù)公式生成會計報表。

在業(yè)務(wù)財務(wù)一體化下主要實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程和會計流程的結(jié)合，在出現(xiàn)業(yè)務(wù)活動的情況下，存在大量業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)將會被實時采集、存儲到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中。信息使用者發(fā)出請求后，如匯總科目匯總表、匯總付款憑證等，會計信息系統(tǒng)能根據(jù)要求自動產(chǎn)生相應(yīng)的信息報告，發(fā)送給使用者，即信息用戶可依照相關(guān)規(guī)則與數(shù)據(jù)庫得到自己需要的信息。

主要參考文獻(xiàn)

[1]耿文莉.會計信息化中賬務(wù)處理程序的轉(zhuǎn)變[J].哈爾濱商業(yè)大學(xué)學(xué)報：社會科學(xué)版，2008（2）.

[2]張毓婷.基于財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的會計業(yè)務(wù)流程重組[J].會計之友，2012（31）.