李?lèi)?ài)美+劉玉章

（山東省青州市陽(yáng)河管理局）

摘 要：本文就當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中常見(jiàn)的幾個(gè)問(wèn)題進(jìn)行了分析，針對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革工作的要求提出了創(chuàng)新與改革措施，希望通過(guò)本文的闡述與探討，能夠?yàn)橄嚓P(guān)的人員工作提供一定的幫助，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式；改革

可以說(shuō)，事業(yè)單位的發(fā)展與檔案工作有著密不可分的關(guān)系，檔案是事業(yè)單位工作的核心所在，也是開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的參考依據(jù)。因此，事業(yè)單位要重視對(duì)檔案的管理。而我國(guó)目前的事業(yè)單位檔案管理中，存在著較多的問(wèn)題，尤其是在新形勢(shì)下，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，需要采取有效的措施，來(lái)對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，并對(duì)檔案管理的服務(wù)模式進(jìn)行有效的改革，從而更好的推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展，這樣就可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

1 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理工作體制方面存在的問(wèn)題

檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期被動(dòng)的工作模式，在檔案工作中無(wú)論是檔案信息的收集還是整理，都是被動(dòng)的開(kāi)展，這也造成了檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有建立相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，無(wú)法對(duì)檔案管理實(shí)施有效的監(jiān)控，這樣就會(huì)使得檔案管理工作在開(kāi)展中出現(xiàn)一定的問(wèn)題，如檔案收集率低，檔案存儲(chǔ)混亂等。

1.2 檔案管理技術(shù)方面存在問(wèn)題

很多事業(yè)單位的檔案管理模式都在沿用傳統(tǒng)的管理模式，相關(guān)的管理技術(shù)也沒(méi)有進(jìn)行更新。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)今社會(huì)和事業(yè)單位發(fā)展的需求，傳統(tǒng)管理技術(shù)中存在的弊端逐漸暴露出來(lái)，如檔案的利用率逐漸降低，檔案的存儲(chǔ)變得混亂，檔案的查詢(xún)變得復(fù)雜等。這些問(wèn)題的出現(xiàn)主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求，事業(yè)單位的檔案管理人員無(wú)法有效的掌握運(yùn)用新形勢(shì)下所產(chǎn)生的各種新型檔案管理技術(shù)，而且事業(yè)單位也沒(méi)有定期對(duì)相關(guān)的檔案管理工作人員進(jìn)行新技術(shù)培訓(xùn)，這就使得很多的檔案管理人員無(wú)法掌握必要的管理技能，在管理上缺少經(jīng)驗(yàn)，從而使得檔案管理工作的開(kāi)展受到影響。就這點(diǎn)來(lái)看，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平還比較低，還有待進(jìn)一步的提升和發(fā)展。

1.3 檔案管理工作人員方面存在的問(wèn)題

大多數(shù)的事業(yè)單位沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員大部分屬于兼職人員，這些兼職人員往往會(huì)受本職工作的限制，無(wú)法將精力全部的投入到檔案管理工作中，這樣就使得事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展并不順利，檔案管理的效果大打折扣。另外，由于檔案管理工作人員屬于是兼職人員，并不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，所以在管理技能上相對(duì)較弱，無(wú)法有效的保障檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量，這樣就阻礙了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的內(nèi)容

2.1 建設(shè)數(shù)字化的檔案管理模式

當(dāng)前，檔案管理中較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息，可以有效的實(shí)現(xiàn)信息資料的更新、整合及補(bǔ)充。作為事業(yè)單位的一個(gè)重要無(wú)形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的為單位社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

2.2 建設(shè)自動(dòng)化檔案管理模式

檔案管理工作的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項(xiàng)重要組成。以自動(dòng)化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動(dòng)化包含信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)收集以及關(guān)鍵詞的自動(dòng)提取等。自動(dòng)化檔案管理模式可有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動(dòng)處理功能。

2.3 建設(shè)體系化檔案管理模式

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)體系化過(guò)程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門(mén)銜接一體化等內(nèi)容。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎(chǔ)，有效的增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。

3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施

3.1 重組檔案管理業(yè)務(wù)流程

重組業(yè)務(wù)流程是指以信息化為切入點(diǎn)，客觀分析每個(gè)管理業(yè)務(wù)流程，找到工作中存在的問(wèn)題，利用信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行重新規(guī)劃，優(yōu)化整合，完成升級(jí)[3]。又因?yàn)樾畔⒒梢詮母旧细淖儥n案管理，讓流程符合信息化的要求。事業(yè)單位可以從以下兩方面實(shí)現(xiàn)重組：

首先，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。事業(yè)單位的管理者要根據(jù)已定的管理流程，確定檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的協(xié)作關(guān)系，要求檔案對(duì)工作內(nèi)容實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)錄入，對(duì)其進(jìn)行編制、更新，并定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，同時(shí)，還要根據(jù)需求者查閱資料的內(nèi)容，給出具有針對(duì)性與目的性的流程，滿(mǎn)足其他部門(mén)的多種需求。其次，讓業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。制定標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，可以讓檔案管理工作按照規(guī)定的程序進(jìn)行，并以此判斷流程具有的使用價(jià)值與可行性，確定職責(zé)權(quán)限，重組結(jié)構(gòu)，樹(shù)立長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展觀念。

3.2 提高對(duì)檔案管理的重視度

事業(yè)單位必須實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的改革，以促進(jìn)單位持續(xù)發(fā)展，提高工作效率。因此，事業(yè)單位的管理者要對(duì)檔案管理工作做客觀的分析，認(rèn)識(shí)到：檔案會(huì)記錄單位內(nèi)進(jìn)行的各項(xiàng)工作與事務(wù)，記錄員工的工作內(nèi)容，通過(guò)閱讀檔案，可以看到工作中的各個(gè)流程，對(duì)人員進(jìn)行監(jiān)督，并且，可以把檔案作為參考，根據(jù)確定的評(píng)價(jià)機(jī)制對(duì)工作業(yè)績(jī)進(jìn)行測(cè)評(píng)，制定單位發(fā)展的重要決策和改革措施。所以，事業(yè)單位要定期組織培訓(xùn)，同時(shí)還有參考其他單位成功的管理方法，進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)自身管理上優(yōu)勢(shì)與不足，及時(shí)改正。還要要求檔案管理人員總結(jié)社會(huì)不同發(fā)展階段的檔案管理方式，逐步完善管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化管理。

3.3 加快專(zhuān)業(yè)管理人才的培養(yǎng)

事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)與素質(zhì)的培養(yǎng)，有助于改變他們的工作觀念，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高管理質(zhì)量與效率，用科學(xué)化的管理方法實(shí)現(xiàn)有效管理。因此，事業(yè)單位的管理者要改變自己的態(tài)度，根據(jù)單位檔案管理的特點(diǎn)，適當(dāng)調(diào)整制度，建立培訓(xùn)機(jī)制，定期組織相關(guān)人員對(duì)工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，讓其在實(shí)際管理中熟練運(yùn)用專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技術(shù)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才。同時(shí)，還可以建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高管理人員工作的積極性。而檔案管理人員要從自身的角度出發(fā)，不斷汲取成功的管理經(jīng)驗(yàn)，熟悉國(guó)家制定檔案管理規(guī)章制度，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，探索新的檔案管理模式，事業(yè)單位的工作有序進(jìn)行。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，作為事業(yè)單位管理工作的一項(xiàng)重要組成，事業(yè)單位檔案管理工作的有效開(kāi)展關(guān)系到事業(yè)單位能否健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及新形勢(shì)下數(shù)字化信息化社會(huì)發(fā)展需求，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化改革勢(shì)在必行。

參考文獻(xiàn)

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