張鑒

（即墨市建筑工程管理處 山東 即墨 266200）

摘 要：人事檔案作為人才使用和管理的重要依據(jù)，而且在人力資源開發(fā)、預(yù)測(cè)及人力政策制定等方面都具有非常重要的作用。目前越來(lái)越多的企業(yè)和事業(yè)單位開始認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性，對(duì)人事檔案管理工作給予了充分重視，這對(duì)人力資源管理工作的順利開展奠定了良好的基礎(chǔ)。文中分析了人事檔案在人力資源管理中的作用，并進(jìn)一步對(duì)提高人事檔案在人力資源管理中作用的策略進(jìn)行了具體闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案：人力資源管理；重要作用；策略分析

引語(yǔ)

人力資源管理的發(fā)展經(jīng)歷了多個(gè)發(fā)展階段。人事檔案管理是人力資源管理中最重要的一部分，但是，隨著人力資源管理的快速發(fā)展，人事檔案所具有的作用漸漸的被管理人員所忘卻。隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息全球化時(shí)代的發(fā)展，所要面對(duì)的環(huán)境更加的復(fù)雜，人員的流動(dòng)性更大，為了更好的適應(yīng)復(fù)雜多變的社會(huì)環(huán)境，須對(duì)環(huán)境中的信息進(jìn)行搜集、整理和分析。人事檔案是社會(huì)發(fā)展最為寶貴的資源，人事檔案的作用漸漸的在人力資源管理中顯現(xiàn)出來(lái)。

一、人事檔案對(duì)人力資源管理的重要作用

1.人事檔案可以為編制人力資源規(guī)劃提供重要依據(jù)

在當(dāng)前人力資源管理工作中，對(duì)人力資源需求帶來(lái)影響的因素較多，但通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理工作可以確保人力資源工作規(guī)劃制定的更加科學(xué)和合理，還能夠?yàn)槿肆Y源狀況進(jìn)行分析提供重要的參考依據(jù)，確保其與改革和發(fā)展的要求具有更好的適應(yīng)性。通過(guò)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分析，可以更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)組織整體人才儲(chǔ)備狀況進(jìn)行總結(jié)。而且通常與人事流動(dòng)的檔案信息進(jìn)行結(jié)合，能夠更好的對(duì)人力資源的需求狀況進(jìn)行預(yù)測(cè)，制定出科學(xué)有效的人力資源規(guī)劃，從而為組織領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)。

2.人事檔案可以為制定人才招聘政策提供參考依據(jù)

人事檔案中真實(shí)對(duì)人員的相關(guān)信息進(jìn)行記錄，是單位進(jìn)行選人和用人的重要基礎(chǔ)依據(jù)，通過(guò)人事檔案可以更好的對(duì)人才進(jìn)行了解，為制定合理的人才招聘政策提供重要的參考，而且還能夠?yàn)橹贫ê侠淼倪x聘標(biāo)準(zhǔn)和編制職位說(shuō)明書提供重要的依據(jù)，確保人盡其才，使人才能夠找到與之相適應(yīng)的崗位，最大限度的將組織內(nèi)人力資源的效力的發(fā)揮出來(lái)。

3.人事檔案可以促進(jìn)人力資源的合理配置

在人力資源管理工作中，為了確保人力資源使用效率和使用價(jià)值的提高，則可以優(yōu)化人力資源配置工作，確保人與物能夠?qū)崿F(xiàn)有效的結(jié)合。通過(guò)人事檔案所提供的人員的信息，從而進(jìn)一步對(duì)人力資源的數(shù)量、專業(yè)素質(zhì)及文化程度進(jìn)行深入了解，以便于對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理。由于人員能力及特點(diǎn)的不同，所以可以組織內(nèi)部對(duì)人才進(jìn)行合理配置，充分的將人才的特點(diǎn)發(fā)揮出來(lái)，確保人才能夠合理有序的進(jìn)行流動(dòng)，更好的提高人力資源管理的水平。

4.人事檔案可以為績(jī)效考核提供重要信息

人事檔案中的組織成員績(jī)效考評(píng)信息記錄，是了解和比較組織成員工作效果的重要信息源?？?jī)效考核，又稱人事考核、績(jī)效評(píng)估、員工考核等，是收集、分析、評(píng)價(jià)和傳遞有關(guān)某一個(gè)在某工作崗位上的工作行為表現(xiàn)和工作結(jié)果方面信息情況的過(guò)程?？?jī)效考核是人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系著員工的晉升和獎(jiǎng)懲。而績(jī)效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的素質(zhì)、能力、績(jī)效、表現(xiàn)等進(jìn)行綜合分析，作出相應(yīng)的決策，從而保證組織決策的科學(xué)化、合理化。

二、人事檔案管理中人力資源開發(fā)現(xiàn)狀

1.檔案材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置。目前，人事檔案在人力資源管理中缺乏真實(shí)性。沒(méi)有真實(shí)性的人事檔案，也就喪失了其保存的價(jià)值。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，檔案管理人員發(fā)現(xiàn)，有些人事檔案出現(xiàn)涂改的現(xiàn)象，這使得人事檔案失去了真實(shí)性和權(quán)威性，使得人事管理人員在對(duì)人員的調(diào)配、解聘等計(jì)劃中無(wú)法正確的執(zhí)行，這對(duì)企業(yè)今后人力資源的發(fā)展造成不利的影響。

2.個(gè)人檔案材料管理滯后，影響了人事檔案作用的發(fā)揮。人事檔案是記錄人員信息的關(guān)鍵部分，但是，長(zhǎng)久以來(lái)，企業(yè)對(duì)人事檔案缺乏正確的認(rèn)識(shí)和強(qiáng)有力的宣傳力度，使得人事檔案漸漸的缺失。

3.檔案材料不全，降低了人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)的參考價(jià)值。人事檔案記錄一個(gè)人在社會(huì)中的所有經(jīng)歷，客觀的反映一個(gè)人在社會(huì)中生存的能力和個(gè)人的修養(yǎng)。在翻閱人事檔案時(shí)，直觀清晰的了解到人員的信息和社會(huì)經(jīng)歷。但是，現(xiàn)階段的人事檔案比較單一，形式比較陳舊，內(nèi)容比較抽象，在對(duì)人員技能的鑒定中，出現(xiàn)空話、假話的現(xiàn)象比較明顯，無(wú)法體現(xiàn)出人員的特點(diǎn)，從而失去了人員考察的意義，影響了人才的晉升和選撥，大大的降低了員工的積極性，給社會(huì)發(fā)展造成一定程度的損失。

4.人事檔案管理缺專職管理人員，制約了人力資源的開發(fā)?，F(xiàn)代化的人力資源管理需要建立科學(xué)、合理的人事檔案管理機(jī)制，才能及時(shí)的提供各種高技術(shù)、高水平、高素質(zhì)的人才信息。但是，目前我國(guó)在人事檔案管理方面，檔案管理人員缺乏專業(yè)化的知識(shí)和能力，仍使用的是傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，主要借助人工挑選，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)、缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，無(wú)法更加高效的給人力資源的發(fā)展提供服務(wù)。

三、改進(jìn)人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)

1.切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化和信息全球化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平也在逐步提高。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法適用于現(xiàn)階段的人力資源管理模式。因此，應(yīng)該積極的選撥和引進(jìn)高素質(zhì)、高水平、高能力的管理人才到檔案管理部門，還需要對(duì)招聘的人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)和專業(yè)水平，讓其能夠更好的適應(yīng)信息化時(shí)代企業(yè)發(fā)展的要求

2.加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案材料越來(lái)越多。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。因此，需要建立現(xiàn)代化電子化的人事檔案管理系統(tǒng)。電子化人事檔案系統(tǒng)的建立，可以將內(nèi)部人員的信息進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞，最大化的實(shí)現(xiàn)信息的傳遞和檢索。

3.建立健全合理的人事檔案管理制度。在建立人事檔案時(shí)，需要對(duì)社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行分析，根據(jù)社會(huì)的發(fā)展需求和相關(guān)的規(guī)章制度，建立科學(xué)、合理、高效、便捷的人事檔案管理體系，使得人事檔案工作更加的規(guī)范化、具體化和制度化。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案是檔案管理工作中非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其對(duì)于發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。近年來(lái)，隨著人事檔案管理機(jī)制的不斷創(chuàng)新，人事檔案在人力資源管理工作中的作用得以更好的體現(xiàn)出來(lái)，不僅為人才管理和使用提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而且為促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展也奠定了良好的基礎(chǔ)。

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