郭鵬俐

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)無(wú)紙化辦公已經(jīng)在多種行業(yè)中被廣泛推廣，從而逐漸取代傳統(tǒng)的文書(shū)工作。本文根據(jù)實(shí)際應(yīng)用情況，介紹了自動(dòng)化辦公當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)一步分析和探討了在推進(jìn)辦公自動(dòng)化的同時(shí)會(huì)出現(xiàn)的某些問(wèn)題，并從員工自身素質(zhì)的提高、觀念的轉(zhuǎn)變以及工作重心的改變等方面進(jìn)行相關(guān)辦公室文書(shū)工作的發(fā)展建議，以期為今后相關(guān)工作提供一定的參考。

自動(dòng)化辦公設(shè)備及內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)為當(dāng)前企業(yè)中的文書(shū)工作提供了極大的便利，同時(shí)也提高了文書(shū)工作的工作效率。但是，與此同時(shí)，這種依靠先進(jìn)技術(shù)的自動(dòng)化辦公方式，對(duì)相關(guān)工作人員的各方面素質(zhì)都提出了更高的要求。

當(dāng)前辦公室工作及辦公自動(dòng)化發(fā)展現(xiàn)狀

從傳統(tǒng)文書(shū)工作向自動(dòng)化辦公方式轉(zhuǎn)變。近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，絕大多數(shù)單位或企業(yè)都已經(jīng)轉(zhuǎn)向辦公自動(dòng)化發(fā)展階段，主要表現(xiàn)在：以往極度依賴紙、筆、電話、墨水等實(shí)體辦公工具的情況已經(jīng)基本結(jié)束，同時(shí)，辦公文件的流轉(zhuǎn)也由原來(lái)的半無(wú)紙化轉(zhuǎn)向當(dāng)前的全無(wú)紙化時(shí)代，這就包括文件在資料收集及撰寫(xiě)的前期階段，到文件轉(zhuǎn)發(fā)、審批、簽訂等后期階段，都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及電腦進(jìn)行處理。與此同時(shí)，這種新興的辦公模式也對(duì)原本辦公室工作人員及文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。

通過(guò)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)文檔一體化得以實(shí)現(xiàn)。在以往的辦公文件管理工作中，大量的文件通過(guò)管理人員的收集、整理形成利于保存和存放的檔案，最終讓凌亂分散的文件轉(zhuǎn)變?yōu)楦酉到y(tǒng)化的檔案。但隨著辦公自動(dòng)化不斷的深入發(fā)展，辦公的文件與檔案之間的界限變得日益模糊，可以通過(guò)建立起來(lái)的OA系統(tǒng)對(duì)文件或文檔進(jìn)行更加簡(jiǎn)便有序的查詢或處理工作。

公文流轉(zhuǎn)變得更穩(wěn)定安全。一般情況下，在企業(yè)或單位內(nèi)部使用的網(wǎng)絡(luò)都是與外網(wǎng)進(jìn)行物理隔離的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)，這些網(wǎng)絡(luò)可以保證各上下級(jí)單位與兄弟單位之間的安全使用，而這些網(wǎng)絡(luò)在進(jìn)行文件的流轉(zhuǎn)時(shí)會(huì)更加快速便捷。內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)可以為工作人員提供多種文件管理功能，包括從文章擬稿到文件歸檔的全過(guò)程管理功能，以及處理完畢的公文實(shí)現(xiàn)及時(shí)流轉(zhuǎn)的功能，并能對(duì)文件的去向進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督。此外，內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)還可以為工作人員提供更加靈活的可視化操作平臺(tái)，還能根據(jù)各單位各部門(mén)的具體情況進(jìn)行功能的制定等等。這樣一來(lái)，不僅簡(jiǎn)化了單位文書(shū)工作的步驟，為其提供了很大的便利，更能夠保證公文在流轉(zhuǎn)和處理過(guò)程中的安全性。

辦公自過(guò)化對(duì)人員素質(zhì)提出的新要求

面對(duì)辦公信息化和自動(dòng)化技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)文書(shū)工作人員及管理人員也需要具備更高的個(gè)人素質(zhì)，以適應(yīng)當(dāng)前的辦公環(huán)境。首先，辦公人員需要擁有更高的政治素養(yǎng)。文件在OA系統(tǒng)上的流轉(zhuǎn)、處理等過(guò)程是顯示文書(shū)工作崗位工作效率的最直接體現(xiàn)，在這一崗位上的工作人員除了應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)技術(shù)上具有良好的知識(shí)素養(yǎng)以外，更應(yīng)進(jìn)一步扎實(shí)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，不斷提高為人民服務(wù)的工作態(tài)度。其次，文書(shū)人員應(yīng)當(dāng)擁有更高的工作責(zé)任心和忠于職守的工作態(tài)度，在當(dāng)前提供發(fā)達(dá)的硬件設(shè)施情況下，也需要提升自身的工作效率，同時(shí)爭(zhēng)取更加嚴(yán)謹(jǐn)、高質(zhì)的完成文書(shū)工作。最后，由于某些企業(yè)或單位的文件會(huì)涉及保密內(nèi)容，文書(shū)工作人員作為這些文件的經(jīng)手者，應(yīng)當(dāng)具備嚴(yán)守秘密、嚴(yán)于律己的基本道德素質(zhì)，以確保涉密內(nèi)容不被泄露。

辦公室工作人員素質(zhì)提升的幗關(guān)建議

加強(qiáng)自身思想素質(zhì)培訓(xùn)。文書(shū)工作主要擁有事物瑣碎、涉及面廣而具體等工作性質(zhì)，要真正的將文書(shū)工作做好做實(shí)，需要相關(guān)人員必須擁有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。因此，企業(yè)對(duì)于員工的思想素質(zhì)培訓(xùn)對(duì)于增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心，以及積極主動(dòng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度至關(guān)重要。此外，企業(yè)還需要為員工營(yíng)造出更好的公司文化環(huán)境，讓他們能夠在良好的工作氛圍中，增強(qiáng)對(duì)做文書(shū)工作的信心和決心。

加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)知識(shí)的擴(kuò)充學(xué)習(xí)。擁有良好的思想品德是文書(shū)工作人員必須具備的前提條件，而自身的業(yè)務(wù)能力則是適應(yīng)文書(shū)崗位的基礎(chǔ)。尤其是在涉及公文處理等方面，工作人員要按照國(guó)家規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的掌握。同時(shí)，為了能夠形成質(zhì)量更高的文章，工作人員也許具備一定的政治理論、法律、經(jīng)濟(jì)、歷史等基本常識(shí)，不斷拓寬自己的眼界，不斷豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備，以能更好的提升文書(shū)工作的工作效率。

加強(qiáng)相關(guān)設(shè)備技能的運(yùn)用。在辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展之下，利用網(wǎng)絡(luò)及內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)形成的文書(shū)辦公流程，在給文書(shū)工作提供了便利的同時(shí)，還在無(wú)形中增加了對(duì)文書(shū)人員操作過(guò)程的壓力。由于辦公自動(dòng)化帶來(lái)的統(tǒng)一性和系統(tǒng)性，工作人員一個(gè)小小的疏忽或是失誤，將會(huì)導(dǎo)致之后一系列錯(cuò)誤的發(fā)生。因此，文書(shū)工作人員應(yīng)當(dāng)具備熟練運(yùn)用相關(guān)設(shè)備系統(tǒng)的能力，并能夠充分利用OA系統(tǒng)的便捷性和靈活性。此外，公司或單位還應(yīng)對(duì)文書(shū)工作人員定期舉辦系統(tǒng)和設(shè)備維護(hù)的培訓(xùn)課程，并進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)正確操作的重要性，以盡可能避免今后在文書(shū)工作中因?yàn)閱T工的錯(cuò)誤操作而導(dǎo)致無(wú)法挽回的問(wèn)題發(fā)生。

綜上所述，今后相關(guān)單位和企業(yè)應(yīng)當(dāng)努力加強(qiáng)文書(shū)工作人員多方面素質(zhì)的培訓(xùn)，文書(shū)工作人員也應(yīng)當(dāng)從思想素質(zhì)、技術(shù)能力以及操作水平上提高自身的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)自身為人民服務(wù)、對(duì)工作負(fù)責(zé)的使命感，以進(jìn)一步提高文書(shū)工作的整體工作效率。