解文杰

隨著改革開放的不斷深入，經(jīng)濟(jì)社會進(jìn)入“新常態(tài)”以來，改革在不斷的深化，開放也進(jìn)入方方面面。從去年的G20杭州峰會，到今年的“一帶一路”高峰論壇，中國正在從方方面面闡釋著大國崛起的號角已經(jīng)吹響。 檔案工作在這一過程中不斷的改革更新，跟隨時代的步伐前行。2016年在韓國首爾舉行的第十八屆國際檔案大會，來自世界111個國家和地區(qū)的2000余名代表出席盛會。中國國家檔案局局長李明華在《中國的數(shù)字檔案資源建設(shè)》主旨報告中詳細(xì)論述了“把數(shù)字檔案資源建設(shè)納入國家檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃”、“制定有關(guān)數(shù)字檔案資源建設(shè)的管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)”、“實(shí)施‘存量數(shù)字化‘增量電子化戰(zhàn)略積累數(shù)字檔案資源”，介紹了數(shù)字時代中國檔案管理部門的經(jīng)驗(yàn)和做法。這也為新時期做好檔案工作引出了關(guān)鍵詞：數(shù)字化。

檔案數(shù)字化的含義分析

為什么說數(shù)字化時代，檔案工作的變革勢在必行？當(dāng)前，檔案館儲存、管理、查閱檔案的最主要形式，毋庸置疑是紙質(zhì)檔案、影像檔案等載體形式。從形式上而言，數(shù)字檔案是新時期技術(shù)發(fā)展的形式變革，從形式歸類而言，它與今天的紙質(zhì)檔案、影像檔案，與過去的甲骨檔案、竹簡檔案等別無二致。數(shù)字檔案的革新在于其海量的信息與瞬間的計(jì)算帶來的使用價值的提高。數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于檔案工作，無外乎計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、新存儲技術(shù)等等，這些技術(shù)從技術(shù)革命的角度而言跟檔案學(xué)毫無關(guān)系，它是信息化革命的產(chǎn)物，運(yùn)用到檔案工作，產(chǎn)生了檔案數(shù)字化建設(shè)這一新的命題。檔案數(shù)字化對于優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)、提升檔案隊(duì)伍、改善檔案服務(wù)具有重要意義。檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄、信息、內(nèi)容的數(shù)字化，以及檔案管理、查詢、運(yùn)用的數(shù)字化。當(dāng)前，隨著數(shù)字化的推進(jìn)，檔案館基本上建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫可以以最快的速度進(jìn)行檔案查詢，以最科學(xué)有效的方式進(jìn)行檔案管理。

數(shù)字化給檔案工作帶來的影響

當(dāng)今時代是信息化時代，而信息的數(shù)字化帶來的不僅僅是技術(shù)的變革，更是思維方式和習(xí)慣的改變。早在上世紀(jì)40年代，香農(nóng)證明了采樣定理，即在一定條件下，用離散的序列可以完全代表一個連續(xù)函數(shù)，采樣定理為數(shù)字化技術(shù)奠定了重要基礎(chǔ)。隨著數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字化對不同行業(yè)都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。這些影響有好有壞，但畢竟以好處為多，才推動了各行各業(yè)數(shù)字化的變革與發(fā)展。最為明顯的一點(diǎn)，就是數(shù)字化提升了效率，在任何時代，效率都是從事一項(xiàng)工作最為重要的衡量指標(biāo)。尤其是對于檔案工作而言更是如此，效率的提高給檔案工作帶來質(zhì)的飛躍。檔案工作的數(shù)字化發(fā)展是順應(yīng)時代、順應(yīng)技術(shù)的產(chǎn)物，它能以更快的速度存儲、梳理、計(jì)算、分類，檔案作為一種原生信息資源，這一點(diǎn)是至關(guān)重要的。因此，數(shù)字化進(jìn)入檔案，第一點(diǎn)的變革就在于效率，和由效率提高而產(chǎn)生的效益化提升。過去，從事檔案工作主要靠人力的投入，檔案效率的保證來自于人員的保障，必須確保大量的人員從事檔案的梳理規(guī)整，才能提升效率，進(jìn)而為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)分析和決策管理。隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，這一現(xiàn)象很快就變成了歷史，現(xiàn)在，只要有一臺電腦，一個人可以代替一個團(tuán)隊(duì)，不僅節(jié)省了人力物力空間財(cái)力，更節(jié)省了查閱使用檔案的時間。這也是數(shù)字化給檔案工作帶來的第二個影響，就是節(jié)約。盡管如此，數(shù)字化給檔案帶來的影響不僅僅是效率的提高、人力物力財(cái)力的節(jié)省以及思維和工作習(xí)慣的變革。數(shù)字化的致命弱點(diǎn)同時滲透在各行各業(yè)的日常工作中，檔案工作中，過度依賴數(shù)字化技術(shù)，造成的肯定是安全隱患。因?yàn)橐坏┲鳈C(jī)出現(xiàn)了問題，網(wǎng)絡(luò)受到了攻擊等等情況，檔案資料將面臨著巨大的威脅。首當(dāng)其沖的是泄密危險，檔案中存儲著大量的國家秘密，一旦遭到惡意攻擊，后果不堪設(shè)想。其次是檔案丟失危險，當(dāng)外在客觀條件不可抗因素發(fā)生作用時，從事檔案工作的具體人員根本無法抵御信息化的技術(shù)攻擊，造成的后果很可是檔案的丟失。因此，雖然數(shù)字化發(fā)展給檔案工作帶來諸多益處，但是紙質(zhì)檔案存儲等原始技術(shù)仍然是當(dāng)前最重要的檔案技術(shù)手段，短時間內(nèi)不可廢棄。

應(yīng)對檔案數(shù)字化的幾點(diǎn)思考

檔案的產(chǎn)生可以追溯到數(shù)千年前，從人類文明誕生，就有了檔案。那些記錄在甲骨上的圖案，可是說就是檔案的前世今生。檔案記載著人類社會發(fā)展的各個歷史進(jìn)程，一定程度上，它是最為權(quán)威的信息呈現(xiàn)，不僅記錄了歷史，也記錄了豐富的知識。數(shù)字化進(jìn)入檔案以來，首先要做的就是用數(shù)字化的形式梳理千年檔案的傳奇。檔案分門別類最早起源于古羅馬時期，歷代演變后，有的以時間歸類，有的以階級歸類，有的以自然科學(xué)歸類，等等。數(shù)字化將最大限度的提升檔案歸類整理和查閱的效率。那么首先第一點(diǎn)，就是要建立數(shù)字化檔案庫。檔案經(jīng)過數(shù)字化加工后，改變了過去重復(fù)勞動多、勞動強(qiáng)度大、占用空間大等諸多問題，就像人類進(jìn)化解放雙手一樣，檔案數(shù)字化解放了檔案原本的各項(xiàng)技術(shù)難題。第二，檔案數(shù)字化過程中要對原紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效保護(hù)。前文分析了數(shù)字化技術(shù)給檔案工作帶來的利弊，就負(fù)面影響而言，一旦發(fā)生技術(shù)事故，代價將是慘重的。那么，檔案數(shù)字化過程中勢必要采取有效措施保護(hù)原紙質(zhì)檔案。這也是為什么數(shù)字化飛速發(fā)展，而紙質(zhì)檔案管理等傳統(tǒng)手段依然存在而且依然是主體檔案存在的重要原因。中國歷史悠久、文化燦爛，檔案在其中的重要性不言而喻，因此技術(shù)保護(hù)必須是檔案數(shù)字化進(jìn)程中最重要的一環(huán)。通過數(shù)字化技術(shù)產(chǎn)生數(shù)字化副本，這些數(shù)字化副本再進(jìn)行異地保存，而原件不動聲色的妥善保管，即達(dá)到了使用目的，又達(dá)到了安全效果。第三，要充實(shí)檔案館數(shù)字化管理內(nèi)容。目前，各級檔案館基本建立實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的初步管理和運(yùn)用，同時通過建立官方網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)最大限度的公眾互動。很多檔案館的網(wǎng)站成為宣傳普及檔案工作、查閱檔案的最佳途徑。隨著信息化的發(fā)展，微信微博等公眾平臺也逐漸成為檔案館的數(shù)字化手段之一，通過檔案館自身的變革管理，檔案管理與查詢利用進(jìn)入了新的時期，也是今后檔案數(shù)字化的重要發(fā)展方向，那就是民眾檔案的參與與管理互動。第四，要加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館不僅僅是單個的檔案館的數(shù)字化建設(shè)與管理，通過數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)的是檔案館體系的發(fā)展與成熟。檔案館云將是未來數(shù)字檔案館的重要研究課題。在浩如煙海的檔案資料中，數(shù)字檔案館連接了最有效的檔案信息，而數(shù)字檔案館體系將一個個、一層層檔案館連接，實(shí)現(xiàn)了最大程度的檔案資源共享。endprint