汪順治

摘 要石油企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中應(yīng)用電子公文系統(tǒng)有效提升了工作效率和工作管理水平，實(shí)現(xiàn)了石油企業(yè)文檔辦公一體化發(fā)展。文章結(jié)合中國(guó)石油OA（辦公自動(dòng)）電子公文系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合實(shí)際為如何完善石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】OA電子公文系統(tǒng) 石油企業(yè) 應(yīng)用

中國(guó)石油企業(yè)結(jié)合自身業(yè)務(wù)發(fā)展需要，在發(fā)展的過(guò)程中加快引進(jìn)或者自主研發(fā)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)支持下的各部門(mén)管理具有不同的特點(diǎn)，在實(shí)際的管理操作中很難達(dá)到統(tǒng)一，對(duì)文件的處理存在一定的困難，為了更好的促進(jìn)中國(guó)石油企業(yè)辦公自動(dòng)化發(fā)展，需要為中國(guó)石油企業(yè)發(fā)展提供一套方便管理各業(yè)務(wù)人員的、流程化辦公、協(xié)同工作效果好的電子公文系統(tǒng)。

1 OA電子公文系統(tǒng)的特點(diǎn)

中國(guó)石油企業(yè)的電子公文系統(tǒng)是按照用戶的業(yè)務(wù)要求和工作需要進(jìn)行配置的，具有以下幾方面的特點(diǎn)：

（1）OA電子公文系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶需要對(duì)各種流程文件進(jìn)行處理。

（2）OA電子公文系統(tǒng)可由不同的角色來(lái)控制具體操作流程中的節(jié)點(diǎn)內(nèi)容。

（3）OA電子公文系統(tǒng)會(huì)記錄每個(gè)人的操作記錄，并為用戶提供多種手段來(lái)對(duì)公文的狀態(tài)進(jìn)行跟蹤。

（4）OA電子公文系統(tǒng)擁有多層級(jí)的安全設(shè)置。

OA電子公文系統(tǒng)從軟硬件的設(shè)置安排上都充分考慮了中國(guó)石油發(fā)展的內(nèi)部特點(diǎn)，能夠讓不同地區(qū)的管理員結(jié)合自己的需要來(lái)更改系統(tǒng)配置，并實(shí)現(xiàn)對(duì)紅頭文件的有效管理。

2 OA電子公文系統(tǒng)在石油企業(yè)的應(yīng)用現(xiàn)狀

2.1 石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)概述

中國(guó)石油電子公文系統(tǒng)是中國(guó)石油公司（中國(guó)石油天然氣股份有限公司）統(tǒng)一實(shí)施的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在石油公司（集團(tuán)）內(nèi)部得到了廣泛?jiǎn)蔚耐茝V和應(yīng)用，對(duì)石油 公司各部門(mén)的公文管理制度進(jìn)行了完善（各地區(qū)公司都制定了相應(yīng)的公文管理制度，對(duì)公文流轉(zhuǎn)進(jìn)行規(guī)范）。石油企業(yè)（各地區(qū)公司）的電子公文系統(tǒng)結(jié)合石油企業(yè)公文管理實(shí)際情況，制定了關(guān)于公文流轉(zhuǎn)的流程規(guī)定，通過(guò)發(fā)文、會(huì)簽、收文等流程操作使得公文在各個(gè)機(jī)關(guān)部門(mén)得到了廣泛的流傳（建立了有效的公文流轉(zhuǎn)體系），并通過(guò)相應(yīng)角色和權(quán)限的制定有效保證了企業(yè)公文的嚴(yán)密性，提升了工作效率。

2.2 石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)發(fā)展目標(biāo)

中國(guó)石油企業(yè)的公文管理系統(tǒng)發(fā)展依據(jù)是石油公文處理制度。石油公文處理制度的存在有效保證了文件的有效性、規(guī)范性、安全性。石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)的發(fā)展目標(biāo)是提升公文處理效率，加強(qiáng)各部門(mén)工作人員之間的密切配合。

2.3 石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)發(fā)展存在的問(wèn)題

伴隨石油企業(yè)的快速發(fā)展，石油企業(yè)對(duì)電子公文系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)提出了更高的要求?，F(xiàn)階段我國(guó)石油企業(yè)公文系統(tǒng)發(fā)展存在技術(shù)落后、管理操作不規(guī)范、信息整合能力差、操作復(fù)雜、系統(tǒng)界面不統(tǒng)一等方面的問(wèn)題。為此，在新的歷史時(shí)期，需要有關(guān)人員思考采取怎樣的措施來(lái)完善石油企業(yè)OA電子公文系統(tǒng)發(fā)展完善。

3 OA電子公文系統(tǒng)在石油企業(yè)的應(yīng)用完善

3.1 提升OA電子公文系統(tǒng)的安全性能

電子公文系統(tǒng)在流轉(zhuǎn)操作的過(guò)程中會(huì)涉及到公文的起草、銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容，每一個(gè)環(huán)節(jié)都存在不同程度的安全隱患。因而怎樣保證電子公文的真實(shí)有效性成為電子公文管理系統(tǒng)需要思考的問(wèn)題?；诂F(xiàn)階段一些石油企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)技術(shù)落后、系統(tǒng)安全性能不高、公文管理不完善問(wèn)題，保證OA電子公文系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定，需要有關(guān)人員加大對(duì)系統(tǒng)軟硬件的投入力度，具體可以通過(guò)身份認(rèn)證、定位跟蹤、權(quán)限分配設(shè)置、信息加密等方式來(lái)保證系統(tǒng)的應(yīng)用安全。

3.2 拓展OA電子公文系統(tǒng)的應(yīng)用功能

OA電子公文系統(tǒng)的功能不僅是對(duì)電子公文處理中某種問(wèn)題的處理，而且還需要對(duì)公文起草、審批、歸檔等一系列工作進(jìn)行全過(guò)程的管理。因而，石油企業(yè)的電子公文系統(tǒng)管理不能局限在公文的接受和發(fā)放層面，而是需要通過(guò)技術(shù)的改進(jìn)豐富完善原有的工作流程，提升石油企業(yè)公文管理效率。針對(duì)石油企業(yè)電子公文處理不夠規(guī)范的問(wèn)題，可以加快建立一套科學(xué)的流程重組方案，為石油企業(yè)電子公文的管理提供統(tǒng)一規(guī)范的支持，保證公文管理流程的科學(xué)有效。

3.3 提升OA電子公文系統(tǒng)管理人員的技能水平

（1）OA電子公文系統(tǒng)管理人員在公文的簽批上要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)處理技術(shù)的應(yīng)用，為電子公文系統(tǒng)的連續(xù)化管理提供重要的支持。

（2）石油企業(yè)要加大力度對(duì)公文管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升公文管理人員的公文管理技術(shù)水平，加強(qiáng)對(duì)電子公文系統(tǒng)應(yīng)用的推廣。

（3）加強(qiáng)引進(jìn)電子公文管理的相關(guān)技術(shù)人才，建立具有石油企業(yè)發(fā)展特色，符合國(guó)家公文管理規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)化公文管理系統(tǒng)。石油企業(yè)的公文管理人員不僅需要掌握基本的公文管理技能，還需要熟練應(yīng)用各種信息技術(shù)進(jìn)行公文管理。

（4）加強(qiáng)石油企業(yè)公文管理人員、技術(shù)人員等之間的有效溝通交流，引導(dǎo)公文管理人員能夠從不同角度思考、分析公文管理問(wèn)題，為公文管理各部門(mén)機(jī)構(gòu)提供便利的支持。

4 OA電子公文系統(tǒng)在應(yīng)用中各環(huán)節(jié)需要注意的事項(xiàng)

4.1 登記環(huán)節(jié)需要注意的問(wèn)題

在進(jìn)行電子公文處理的時(shí)候要嚴(yán)格按照登記的要求進(jìn)行，做好相應(yīng)的公文錄入工作，并做好記錄，為日后的查詢管理提供支持。

4.2 呈批環(huán)節(jié)需要注意的問(wèn)題

電子公文呈批操作需要嚴(yán)格按照相應(yīng)的操作手續(xù)進(jìn)行，不能越級(jí)進(jìn)行。

4.3 運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)需要注意的問(wèn)題

公文管理工作要按照相應(yīng)的操作程序進(jìn)行，管理好公文流程和操作人員之間的關(guān)系問(wèn)題。公文管理人員在實(shí)際工作中要具備較強(qiáng)的工作責(zé)任心和工作熱情。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，自動(dòng)化電子公文系統(tǒng)的建立提升了石油企業(yè)發(fā)展的競(jìng)爭(zhēng)力，為了更好的實(shí)現(xiàn)電子公文處理電子化、自動(dòng)化發(fā)展，需要相關(guān)人員學(xué)習(xí)更多的公文管理知識(shí)技能，掌握新型電子公文處理方法，借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)打造一體化、系統(tǒng)化的辦公信息管理平臺(tái)，改變石油企業(yè)電子公文系統(tǒng)管理建設(shè)中存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)電子公文管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)對(duì)各種資源高效利用的基礎(chǔ)上更好的促進(jìn)石油企業(yè)發(fā)展。

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作者單位

撫順石化公司 遼寧省撫順市 113008