文/常民茹

職業(yè)院校檔案管理工作中存在的問題及對策

文/常民茹

職業(yè)院校檔案是一種重要的信息資源,是做好教學管理工作的重要保證。職業(yè)院校歷年來形成的檔案,只有經過系統(tǒng)的收集與整理、科學的管理和利用,才能夠更好地為學校各項工作服務，真正發(fā)揮檔案工作的效能

隨著社會不斷地發(fā)展新變化，市場對技能類人才的需求正在不斷增加。職業(yè)院校在這樣的大環(huán)境下，也迎來了新的契機與挑戰(zhàn)。但要想長久健康發(fā)展，不僅要做好培養(yǎng)一流的技能人才教學工作，還需要做好教學基礎管理工作，而具有提供信息資源作用的檔案管理工作恰恰是做好教學管理工作的重要保證。筆者結合自己工作實際，簡要分析了職業(yè)院校檔案管理工作的重要性，并嘗試對工作中存在的問題及解決對策進行探討。

一、檔案管理在教學管理中的重要性

職業(yè)院校檔案是職業(yè)院校在管理、教學、教研實踐等活動中形成的具有備考利用價值的文獻資料。它不僅是教學活動的原始記錄及憑證，記載著院校的辦學歷史及發(fā)展演變歷程，匯集了職業(yè)院校既有知識成果和社會價值。同時，它又是職業(yè)院校成長和奮斗的沉積寶鑒，具有現(xiàn)實的和潛在的開發(fā)和利用價值，是院校工作中不可或缺的組成部分，對職業(yè)院校的發(fā)展具有舉足輕重的地位和作用，是規(guī)范院校管理的重要途徑之一。

通過檔案不僅可以全面掌握教學工作、生源變化、教育成果，為學生就業(yè)后技術資格評定、晉升、創(chuàng)業(yè)拓展等提供憑證，還能為職業(yè)院校開發(fā)建設與發(fā)展提供借鑒和依據。一定程度上可以說，檔案管理是一所職業(yè)院校管理工作中不可或缺的部分。

二、職業(yè)院校檔案管理中存在的問題

1、重視程度不夠。一些職業(yè)院校偏重教學，忽視檔案管理。相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，以為檔案管理只是簡單的收集、分類，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。且由于這樣的認識偏差，導致檔案管理的資金和編制受限，甚至有院校未設置獨立的檔案管理部門或人員，未采取必要的措施來維護檔案的完整、安全,未能建設可以維護檔案安全、延長檔案壽命的基本物質條件，達不到規(guī)范的基本要求。

2、管理力量薄弱。一是隊伍不穩(wěn)定。在許多職業(yè)院校，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業(yè)化程度不高，存在不懂不問、不會不學的現(xiàn)象，導致檔案整理、管理混亂。二是管理質量不夠高。有的檔案管理人員只會立卷歸檔的基本知識，對收集整理、編研利用以及保存保管等專業(yè)問題混淆不清，進而使檔案在要用時用不上，檔案的價值顯現(xiàn)不出來，檔案管理質量上不去。

3、檔案管理信息化建設滯后。信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然，也是提高檔案管理水平的有效途徑。目前，許多職業(yè)院校檔案管理信息化建設較為滯后，主要表現(xiàn)在對檔案信息化建設認識不夠，未把檔案信息化建設納入院校信息化整體規(guī)劃；院校檔案信息化相關制度標準不健全，實際工作過程中缺乏具體的措施和裝備；雖配備了相關的 硬件設施，但利用率低；對檔案信息資源的開發(fā)利用不足，未能實現(xiàn)整個院校信息資源的網絡共享。

三、做好職業(yè)院校檔案管理工作的對策

1、完善健全院校檔案管理規(guī)章制度。當前，國家及我省相繼制定出臺了《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案工作目標管理辦法》等一系列法規(guī)制度。職業(yè)院校應加強這些法規(guī)制度的宣傳貫徹，并結合院校實際情況，建立和健全檔案管理制度，并將其納入整個教學管理制度建設，確保檔案工作有章可循。

2、逐步加快檔案信息化建設步伐。檔案部門進行信息化建設，首先要解決的一個觀念問題，就是檔案的信息化建設不是簡單地用計算機檢索檔案，也不是僅僅是用計算機保存檔案，而是要借助信息技術，引進先進的管理理念，改善、改革檔案管理中的一些做法。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，不斷在工作實踐中改進。堅持檔案信息化建設與院校信息化建設統(tǒng)籌規(guī)劃、同步推進。同時，認真研究檔案信息資源的開發(fā)利用，建立網絡服務系統(tǒng)、充分挖掘檔案信息化平臺的潛力。

3、不斷提高檔案管理人員專業(yè)素質。有時做檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因為他們只是為了工作而工作，沒能總結自己對社會的影響。這要求相關人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案管理人員對工作有積極的認識，以適應院校檔案工作的改革和發(fā)展。通過激發(fā)和調動檔案管理人員的積極性、創(chuàng)造性，充分發(fā)揮其主觀能動性；通過有針對性地培訓，不斷提高當里人員的業(yè)務素質，以便其有效實現(xiàn)檔案專業(yè)管理，有效為院校建設和發(fā)展服務。

4、加快資金投入，改善提升硬件設施。除了檔案人員要努力做好本職工作，檔案管理工作作為院校提升管理水平的重要基礎工作，也要需要得到足夠重視，計劃里統(tǒng)籌安排，落實上協(xié)同配合，并且加大經費上的投入，改善工作條件和庫房設施，確保管理好檔案、利用好檔案。

總之，職業(yè)院校檔案工作應圍繞院校建設和教學開展工作，把握重點、突出特點，不斷加大檔案資源的開發(fā)利用，使檔案管理工作更好地服務于職業(yè)教育教學工作。

（作者單位：陜西建設技師學院）