李健超

摘要：該文從檔案管理出發(fā)，從各個方面闡述了計算機在檔案管理中運用的必要性，并舉例計算機技術說明其在檔案管理中的運用，在文章的最后也指出了運用計算機管理檔案可能存在的問題及需要采取的措施，但不可否認的是，計算機引領檔案管理進入了一個信息化的階段。

關鍵詞：計算機技術；應用；檔案管理；必要性；信息化

我們現(xiàn)在已經進入21世紀，21世紀不能不提的就是計算機，提起計算機不能不提的就是信息化。作為一種管理性質的工作，檔案管理引入計算機的使用是緊隨時代的潮流，符合現(xiàn)代化的需求。不過，運用計算機技術的檔案管理存在的問題還是值得注意的，但仍無法阻擋檔案管理走向信息化、數字化。

1概述

“云計算”、“大數據”這些名詞相信都已不陌生，這些名詞也正反映了現(xiàn)代社會的一個特點，人類的生活已經離不開計算機的使用。不管是在商店還是在企業(yè)、圖書館，都已使用計算機來智能化管理。

檔案館是起源很早的一個機構，檔案管理一直是政府機構關注的話題。在檔案管理中，首先要對資料進行收集、整理，工作人員要較為準確地確認其所屬類別與分類號，進行收錄；其次要對各個類別的資料保管；最后要進行統(tǒng)計與記錄，以方便日后的使用。作為政府，其信息資源內容是最大的，同時其信息活動也較為頻繁，其價值也是巨大的，使檔案管理更為反復繁瑣。

引入計算機技術，資料的保管會大大減少所占存放空間，資料的統(tǒng)計、查詢與使用也會更加方便與快捷。這樣，檔案便于集中統(tǒng)一管理，也維護了檔案的完整性與真實性。因此，在檔案管理中，引入計算機技術是非常有必要的。

2計算機運用于檔案管理中的必要性

2.1檔案管理本身的特點決定了檔案管理的信息化

2.1.1海量資源

檔案管理是在檔案館（局）進行的工作，所以檔案管理的都是海量的資料。比如，在政府部門，其檔案工作人員要對政府所有人員的資料進行登記、整理與存檔，其次，還要對政府部門所有過去的資料如歷史記錄、會議記錄等進行存檔等等；在學校，相關工作人員要對每年的新生、畢業(yè)生進行檔案登記與處理，還必須進行歸檔，以方便查詢和更改。如果引進計算機技術，數據庫的處理等會使這些變得非常簡便，不過需要掌握一定的計算機知識，因此有關領導可以對檔案管理工作人員進行相關技能培訓。

2.1.2部分檔案機密的性質

在部分政府部門，涉及政治性工作的檔案，需要維護檔案的完整與安全。計算機技術的發(fā)展會完善安全需要這一要求，采用加密處理的方式或者只指定某個人的使用權。在商業(yè)中，某些不法分子也會因個人利益作出違法行為，因此進行檔案安全保護是非常有必要的。

2.1.3經常查詢使用與保存

檔案管理就是對資料進行收集、檢索、整理與統(tǒng)計等，以便將來的使用。數據庫的建立與維護，將大大增加操作的能動性與簡便性，只需輸入相關語句即可查詢你搜尋的信息，簡便而高效，這不正是現(xiàn)代技術的發(fā)展所追求的嗎？

2.2檔案管理的功能逐步多樣化

在傳統(tǒng)意義上，檔案管理僅限于對資料的收集、整理與保存，但是隨著現(xiàn)代技術的發(fā)展，檔案管理更加趨向于服務性。正是檔案管理的功能不再單一，使得檔案管理更加費時、費力。本著科學發(fā)展的理念，檔案管理引入了計算機技術。正是計算機技術的出現(xiàn)，釋放了檔案管理工作人員的雙手，這也使得檔案管理更加系統(tǒng)與優(yōu)質。

2.3現(xiàn)代科學技術的進步與發(fā)展

隨著中國科學技術與經濟的飛速發(fā)展，人們對服務行業(yè)的要求也越來越高，檔案管理從本質上講也是一種服務性的工作，因此，檔案管理必須緊跟時代的潮流，向信息化、網絡化、數字化方向發(fā)展。

3計算機技術在檔案管理中的運用

檔案信息化管理的第一步，就是運用掃描設備，將紙質形式轉化成電子形式，這樣，才能被計算機系統(tǒng)識別與管理。

3.1數據庫的建設與運用

收集資料、存儲為電子檔案的過程中，需要對資料進行主題分類、關鍵詞分類等，整合成一個龐大的數據庫。當需要對資料進行編輯、更改與增添時，只需運用相關數據庫語言進行查詢與更改，大大地減少了工作人員的時間。

若工作人員要查詢資料，只需輸人關鍵詞或者主題詞等進行檢索；若借閱人員需要使用，也只需要輸入相關詞即可，進行檢索查找，不會有門外漢的尷尬。同時，使用數據庫，其查全率與查準率也會大大提高，為人們提供方便，不會為查不到有用的資料而煩惱，這樣，檔案管理的服務質量也會提高。

3.2信息化管理系統(tǒng)

收集、整理、保管完資料，需要對資料進行統(tǒng)計。計算機的自動統(tǒng)計不僅可以對檔案數量進行統(tǒng)計，還可以對借閱情況進行統(tǒng)計，這樣可以方便對數據進行分析，以便了解整體情況。

計算機技術人員可以設計檔案管理信息化系統(tǒng)來幫助管理檔案，與圖書館的借閱系統(tǒng)有異曲同工之處，大大方便了管理人員的工作。

同樣，也可以設計自動借閱系統(tǒng)與自動借閱機，給檢索人員和借閱人員都提供了便捷。

3.3多媒體技術

網絡儲存的內容也是多樣化的，文字是最基本的，圖像、影片等豐富了我們的視界。多媒體技術的使用使我們不再受限于文字這一種方式，也使得檔案管理的形式多樣化。當借閱人員需要使用資料時，會意識到形式的多樣性，也使得服務性質的這一工作更有長遠意義。同時，網絡技術的運用，使得信息資源共享化，在世界上的任何角落都可以閱讀你需要的資料。

3.4云計算技術

云計算技術可能很多人只是聽說這一名詞，還未深入地了解云計算。其實，云計算并沒有人們想象的那么深奧，云計算技術是通過指令（付費使用）訪問虛擬化的資源中心（如服務器、應用軟件等，被稱為“云”），這些資源能夠被很快使用與訪問，也很少需要交涉。從這個意義上看，云計算技術實現(xiàn)資源共享。正是因為有了云計算技術，否則計算機也不會發(fā)展地如此之快。

在使用云計算技術時，可能會存在潛在的危險。涉及有關政治、商業(yè)機密的信息，可能會被某些不法分子利用，危害到利益，尤其需要提防國外某些機構。因此，在將信息傳輸到云端時，需要再三考慮。

4計算機技術運用于檔案管理中可能存在的問題及簡要措施

將計算機引人檔案管理并不是十全十美的，可能出現(xiàn)很多問題，針對出現(xiàn)的問題，要積極采取可行性的措施加強管理。

4.1工作人員觀念并未轉變

如果工作人員并沒有意識到計算機的使用是利大于弊的，可能會將計算機閑置，會大大浪費財力與人力。相關領導要意識到這個問題，為工作人員進行科學講座，使其認識到計算機的優(yōu)越性。 4.2工作人員計算機的素質要求并未達到標準

工作人員可能會覺得計算機的相關知識較為難學，會放棄學習，這樣的話，在檢索與服務時容易出現(xiàn)錯誤，服務質量低下引起顧客不滿。所以，相關部門要對工作人員進行有關計算機的培訓，盡量避免這類問題的出現(xiàn)。

4.3計算機安全問題

現(xiàn)代化中，計算機可能會受到黑客等的攻擊，導致資源被利用、盜竊，這可能會給國家、個人帶來危害。因此，必須通過創(chuàng)新提高計算機技術，為檔案管理保駕護航。

5結論

在信息化的今天，意識到計算機技術的必要性與優(yōu)越性，使用計算機實現(xiàn)檔案管理，使檔案管理實現(xiàn)智能化，都是檔案管理工作者必須深入思考的問題。計算機的飛速發(fā)展，改變了檔案管理的工作方式，雖然可能會出現(xiàn)問題，但是在現(xiàn)實生活中，仍不可小覷計算機在檔案管理中的應用，要一分為二地看待問題，如果利大于弊，使用的過程中需要揚長避短，積極地為社會服務。

在未來的發(fā)展中，檔案管理不會止步于此，隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理走向信息化、網絡化、數字化是發(fā)展的必然趨勢。