陳純?nèi)A

廣東省特種設(shè)備檢測(cè)研究院汕頭檢測(cè)院

特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理問(wèn)題的思考
——紙質(zhì)檔案與電子檔案并存

陳純?nèi)A

廣東省特種設(shè)備檢測(cè)研究院汕頭檢測(cè)院

特種設(shè)備是指對(duì)人身和財(cái)產(chǎn)安全有較大危險(xiǎn)性的鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道、電梯、起重機(jī)械、客運(yùn)索道、大型游樂(lè)設(shè)施、場(chǎng)（廠）內(nèi)專用機(jī)動(dòng)車輛。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，作為企業(yè)工廠的生產(chǎn)工具、人民群眾的生活必需品、垂直交通工具等的特種設(shè)備也與日俱增。為保障特種設(shè)備使用安全，國(guó)家不斷完善特種設(shè)備安全監(jiān)管制度，特種設(shè)備安全監(jiān)管已經(jīng)成為各級(jí)政府的一項(xiàng)重要行政管理職能，特別是2013年6月29日，習(xí)近平簽發(fā)了第四號(hào)主席令：《中華人民共和國(guó)特種設(shè)備安全法》（2014年1月1日起實(shí)施），標(biāo)志著我國(guó)對(duì)特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)和安全監(jiān)管的法制化、科學(xué)化提出更高的要求。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及城鎮(zhèn)化道路不斷加快，特種設(shè)備監(jiān)管范圍也不斷擴(kuò)大，設(shè)備數(shù)量劇增、技術(shù)難度增加，對(duì)特種設(shè)備質(zhì)量安全的要求也越來(lái)越高。

作為法定的特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)）是國(guó)家法律賦予其對(duì)特種設(shè)備進(jìn)行監(jiān)督檢驗(yàn)、定期檢驗(yàn)的機(jī)構(gòu)，并為特種設(shè)備安全監(jiān)督管理部門在日常監(jiān)察、事故調(diào)查等方面工作提供技術(shù)支撐。檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)技術(shù)檔案即檢驗(yàn)檢測(cè)整個(gè)過(guò)程中所產(chǎn)生的檢驗(yàn)方案、原始記錄、檢驗(yàn)報(bào)告（證書(shū)）、鑒定結(jié)果、被檢設(shè)備的合格證隨機(jī)技術(shù)資料等技術(shù)文件，是今后定期檢驗(yàn)、安全評(píng)估、事故調(diào)查等的朔源，由此可見(jiàn)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的技術(shù)檔案管理工作就顯得尤為重要。下面就目前檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀、存在問(wèn)題、解決措施，談?wù)劚救说膸c(diǎn)淺見(jiàn)，供大家探討。

一、特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的特點(diǎn)

目前，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案種類繁多，根據(jù)國(guó)家質(zhì)檢總局關(guān)于修訂《特種設(shè)備目錄》（2014年第114號(hào)）的公告劃分為承壓類、機(jī)電類兩大類。承壓類又分鍋爐、壓力容器、壓力管道等三大種類；機(jī)電類分電梯、起重機(jī)械、客運(yùn)索道、大型游樂(lè)設(shè)施、場(chǎng)（廠）內(nèi)專用機(jī)動(dòng)車輛等五大種類。這八大類設(shè)備國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定其從生產(chǎn)到使用全過(guò)程，必須進(jìn)行監(jiān)督檢驗(yàn)、定期檢驗(yàn)，而針對(duì)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)技術(shù)資料的歸檔內(nèi)容及其保存期限等要求，各類設(shè)備檢驗(yàn)規(guī)則等規(guī)范、規(guī)章的規(guī)定不盡相同，因此特種設(shè)備的檢驗(yàn)技術(shù)檔案具有以下特點(diǎn)：

1、種類繁多。各檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對(duì)技術(shù)檔案管理理解也不盡相同，針對(duì)不同設(shè)備種類、檢驗(yàn)性質(zhì)和檢驗(yàn)內(nèi)容，采取相應(yīng)的檔案管理措施也多種多樣。通常是依照《特種設(shè)備目錄》的分類（每一種類的設(shè)備又分若干甚至十幾個(gè)品種）及設(shè)備檢驗(yàn)性質(zhì)的不同進(jìn)行技術(shù)資料分類歸檔管理，因而檔案的分類龐雜繁多。

2、單一性。由于特種設(shè)備的特殊性，所以相關(guān)技術(shù)規(guī)范要求其從生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、使用、檢驗(yàn)檢測(cè)各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)逐臺(tái)建立技術(shù)檔案。作為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)基本上是按照產(chǎn)品制造監(jiān)檢、安裝監(jiān)檢、改造維修監(jiān)檢以及定期檢驗(yàn)等的檢驗(yàn)技術(shù)資料，采取“一臺(tái)一檔”原則存放。

3、完整性?！吨腥A人民共和國(guó)特種設(shè)備安全法》對(duì)特種設(shè)備的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、使用等實(shí)施分類的、全過(guò)程的安全監(jiān)督管理，特種設(shè)備監(jiān)督檢驗(yàn)、定期檢驗(yàn)、型式試驗(yàn)和無(wú)損檢測(cè)等檢驗(yàn)結(jié)論，是特種設(shè)備安全監(jiān)督管理的主要技術(shù)依據(jù)，為下次檢驗(yàn)提供技術(shù)資料保障，因此每臺(tái)設(shè)備從安裝、使用、改造維修、定期檢驗(yàn)直至注銷報(bào)廢，其記錄都要求完整。

4、準(zhǔn)確性。特種設(shè)備是與人民群眾生活和生命財(cái)產(chǎn)安全息息相關(guān)，對(duì)每臺(tái)在用設(shè)備檢驗(yàn)人員要依法從事相關(guān)檢驗(yàn)檢測(cè)工作，客觀、公正、及時(shí)出具檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果、鑒定結(jié)論，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)要妥善保存檢驗(yàn)檢測(cè)中的各項(xiàng)記錄和技術(shù)資料，所有原始記錄、數(shù)據(jù)、檔案資料必須與設(shè)備實(shí)物完全一致。

二、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)技術(shù)資料檔案管理的現(xiàn)狀、面臨的問(wèn)題

鑒于特種設(shè)備的檢驗(yàn)技術(shù)檔案有上述的特點(diǎn)，現(xiàn)行檔案存放方式一般是采用紙質(zhì)、“一臺(tái)一檔”的模式存放，檔案的內(nèi)容根據(jù)各種類設(shè)備存檔的相關(guān)要求以及現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)人員確認(rèn)必要并經(jīng)同意存檔的技術(shù)資料、文件進(jìn)行存放。隨著時(shí)間的推移，特種設(shè)備數(shù)量日益增長(zhǎng)，技術(shù)檔案管理主要面臨了以下瓶頸：

1、有限的空間難以存放與日俱增的檔案。近幾年來(lái)，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，需要檢驗(yàn)的特種設(shè)備數(shù)量也不斷增加，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，單機(jī)電類設(shè)備每年以10%-20%的速度增長(zhǎng)。小到零部件，大到成套設(shè)備，而屬于產(chǎn)品監(jiān)督檢驗(yàn)、安裝監(jiān)督檢驗(yàn)、修理改造監(jiān)督檢驗(yàn)的檔案，均要求永久保存，加上每年度設(shè)備定期檢驗(yàn)數(shù)量的增加，使得檔案庫(kù)房存放壓力難以承受，相形見(jiàn)絀。

2、檔案管理方法落后、效率低。目前，技術(shù)檔案的收集、整理編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式進(jìn)行，隨著檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)資料數(shù)量激增，數(shù)萬(wàn)臺(tái)設(shè)備的檢驗(yàn)資料需“對(duì)號(hào)入座”，一份一份地存放，不僅工作費(fèi)力耗時(shí)、且因技術(shù)資料未及時(shí)歸檔出現(xiàn)積壓而影響當(dāng)年檔案的查詢利用，往往檢驗(yàn)人員為查詢一個(gè)數(shù)據(jù)或信息而花費(fèi)大量的時(shí)間。

3、檔案管理制度落實(shí)不到位。在檔案管理上雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)，落實(shí)不到位。如個(gè)別檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，時(shí)有存在檔案資料整理不及時(shí)，隨意存放的現(xiàn)象；借出的檔案沒(méi)有嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，有借無(wú)還現(xiàn)象偶有發(fā)生，時(shí)間一長(zhǎng)檔案資料就不知去向；甚至有的單位還出現(xiàn)個(gè)別人在檔案資料上私自涂改文字或數(shù)據(jù)，這樣嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

4、領(lǐng)導(dǎo)重視不到位。一些單位領(lǐng)導(dǎo)雖有強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，但往往流于口頭形式，特別是在辦公場(chǎng)地出現(xiàn)矛盾時(shí)，往往無(wú)暇顧及檔案庫(kù)房的建設(shè)，使檔案管理工作成為說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要，被動(dòng)應(yīng)付的事情。

三、檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案利用者對(duì)檔案信息的利用需求，無(wú)論內(nèi)容、方法還是途徑等都發(fā)生了深刻變化。紙質(zhì)檔案是直接提供利用，檔案利用者須親自到檔案室查閱、檢索，需要通過(guò)人工去查找、翻閱，工作量大，反復(fù)查閱還會(huì)加速檔案受損程度，不利于檔案原件的保護(hù)。因而電子檔案的應(yīng)運(yùn)而生是時(shí)代發(fā)展、社會(huì)科技發(fā)展的必然產(chǎn)物，電子檔案管理具有：1、電子檔案管理過(guò)程中檔案貯存的載體小，但貯存量大。2、電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。它不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時(shí)也可以對(duì)圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。3、電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中時(shí)空的局限等，能夠多途徑、多角度、迅速準(zhǔn)確地查找到所需的檔案或相關(guān)信息，而且能夠快速地給利用者提供與原件一樣質(zhì)量的復(fù)制件，快捷、方便，更重要的是有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案的原件。正因?yàn)殡娮訖n案管理手段展現(xiàn)出了管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化，使得一個(gè)微型計(jì)算機(jī)系統(tǒng)即可具備一個(gè)小型檔案室的功能，利用電腦的搜索功能，利用電子網(wǎng)絡(luò)的傳輸功能使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實(shí)，在當(dāng)今辦公自動(dòng)化程度越來(lái)越高的背景下，電子檔案的存在是必然的趨勢(shì)。

四、解決檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理存在問(wèn)題的措施

解決目前檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理因紙質(zhì)檔案數(shù)量激增、庫(kù)房空間不足、查閱耗時(shí)費(fèi)力、原件易損等的尷尬局面，推行紙質(zhì)檔案和電子檔案并存勢(shì)在必行。

所謂紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，就是指在同一個(gè)檔案室內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，既保存紙質(zhì)檔案，又保存電子檔案。

1、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并存的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時(shí)代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理?yè)碛辛藱n案管理的基本特點(diǎn)，有著長(zhǎng)久以來(lái)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，它的保存反映歷史真實(shí)情況的可靠記錄，也是檔案管理工作中的基本模式，但它受到空間及時(shí)空的制約，滿足不了當(dāng)今特種設(shè)備安全監(jiān)管信息化的要求。而電子檔案管理模式雖具有前面所講在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性等特點(diǎn)，但是無(wú)法取代紙質(zhì)檔案原始性、可靠性、安全性，二者載體不具有繼承性和相互否定性，因此只要發(fā)揮二者各自的優(yōu)勢(shì)，相輔相成，才能相得益彰，檔案管理工作才能更好地為安全監(jiān)督管理部門及檢驗(yàn)檢測(cè)工作提供準(zhǔn)確、快捷的技術(shù)信息。

2、紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的并存

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的并存主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“融合”，就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時(shí)也采用電子檔案管理方法，通過(guò)二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工作中的無(wú)縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)結(jié)合起來(lái)，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合措施如下：

⑴首先單位領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)重視技術(shù)檔案管理的工作，堅(jiān)持創(chuàng)新意識(shí)，開(kāi)發(fā)技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)，確保特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效。

⑵依據(jù)國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)，制定檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案分類大綱，明確各類特種設(shè)備檢驗(yàn)技術(shù)檔案的歸檔方法，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存各自的歸檔內(nèi)容。針對(duì)已保存的紙質(zhì)檔案可以通過(guò)拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對(duì)應(yīng)的電子檔案。對(duì)原始記錄、檢驗(yàn)結(jié)果、鑒定結(jié)論等唯一性的技術(shù)資料采取紙質(zhì)、電子檔案同時(shí)保存，其余的通過(guò)信息化處理以電子檔案形式保存，如此可大大減少紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間。

⑶建立健全紙質(zhì)檔案與電子檔案并存融合管理制度及技術(shù)檔案歸檔流程，明確檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案利用辦法。檔案管理人員要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時(shí)候盡量利用電子檔案進(jìn)行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。

隨著特種設(shè)備數(shù)量的不斷增加、檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)的不斷發(fā)展、為安全監(jiān)督管理部門提供技術(shù)支撐和新時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理工作的要求將更高，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)要進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和管理意識(shí)，進(jìn)一步認(rèn)真細(xì)致地做好技術(shù)檔案管理工作，承前啟后，穩(wěn)步推進(jìn)，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存融合，使特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理工作邁上新的臺(tái)階。

[1]《中華人民共和國(guó)特種設(shè)備安全法》

[2]國(guó)家質(zhì)檢總局《特種設(shè)備目錄》（2014年第114號(hào)）的公告

[3]繆幼容.《完善特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理對(duì)策探討》