陳藝璇

【摘要】公務(wù)文書出于其特有的基本功能——信息記載功能，具有不同的作用。文書工作，是辦理公務(wù)文書的工作，為了工作的順利開展，需要遵循一定的原則。文書工作的原則與文書的作用有著密切聯(lián)系，可以說，文書的作用是文書工作原則的基礎(chǔ)與出發(fā)點(diǎn)。

【關(guān)鍵字】文書；文書作用；文書工作；文書工作原則

文書，是使用某些特定的技術(shù)手段在某種載體上的信息記載，所以信息記載是文書的基本功能。文書因?yàn)槠渌涊d的內(nèi)容、使用的場所以及在其生命周期所處階段的不同而具有許多不同的作用。這些作用的立足點(diǎn)都是信息記載這個(gè)基本功能，是信息記載功能在不同方面的不同體現(xiàn)。

文書工作，是社會(huì)組織中的文書工作機(jī)構(gòu)及其工作人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列前后相繼、環(huán)環(huán)相扣的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理，最后為組織工作服務(wù)的工作。文書工作的原則是社會(huì)組織進(jìn)行辦文工作時(shí)必須遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則，是使文書工作科學(xué)高效、井然有序的運(yùn)行的基礎(chǔ)。需要注意的是，這里的文書工作中所指的文書，僅僅是指公務(wù)文書，文書工作實(shí)際上是“公文處理工作”，或者在機(jī)關(guān)中被稱為“辦文”、“辦文工作”。私人文書的辦理比起公務(wù)文書要更加靈活，并沒有硬性的程序和要求，也沒有系統(tǒng)的理論概括，因此不在本文討論范圍之內(nèi)。

文書的第一個(gè)作用是規(guī)范作用。文書的內(nèi)容是由文書作者決定的，是作者意志的體現(xiàn)。當(dāng)國家或代表國家的機(jī)構(gòu)作為文書作者時(shí)，文書就是法律法規(guī)；當(dāng)組織或組織領(lǐng)導(dǎo)作為文書作者時(shí)，文書就是一份指令或者規(guī)章。上述這兩點(diǎn)就是文書的規(guī)范作用的體現(xiàn)。國家或國家機(jī)構(gòu)（主要是立法部門或權(quán)力部門）制定的具有法規(guī)性質(zhì)的公文，是對(duì)一定社會(huì)組織的管理范圍甚至全國范圍都有強(qiáng)制性的。以組織或者組織領(lǐng)導(dǎo)者的名義發(fā)布的公文，是其權(quán)力的象征，組織的下級(jí)及成員必須接受和遵守?？梢悦黠@看出來，作者的意志通過文書的內(nèi)容表現(xiàn)出來，然后用文書的形式加以規(guī)范和約束。至于當(dāng)文書作者為個(gè)人時(shí)，其體現(xiàn)的規(guī)范作用并不是很明顯。在文書工作的原則中與之相對(duì)應(yīng)的，是準(zhǔn)確原則。公文的準(zhǔn)確原則與規(guī)范作用的結(jié)合表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是公文內(nèi)容要準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并且符合客觀實(shí)際。二是公文的文字表達(dá)要準(zhǔn)確無誤，避免歧義。也正是因?yàn)槲臅鴮?shí)際上具有十分嚴(yán)肅的規(guī)范作用，所以要求公文辦理必須做到精準(zhǔn)正確，避免錯(cuò)誤的發(fā)生。

文書的第二個(gè)作用是指導(dǎo)作用，主要以公文的下行文的方式體現(xiàn)。“下行文是上級(jí)組織對(duì)下級(jí)組織或人民群眾給予指揮、命令、指導(dǎo)和指示時(shí)使用的公文。”這一點(diǎn)和規(guī)范作用里提到的作者為組織或組織領(lǐng)導(dǎo)時(shí)的文書很像，但是實(shí)際上，指導(dǎo)作用里的文書縮小了范圍，主要指公文里的下行文，體現(xiàn)的是在組織管理中的“領(lǐng)導(dǎo)”和“計(jì)劃”的這一過程。與指導(dǎo)作用相對(duì)應(yīng)的，也是準(zhǔn)確原則。既然要具有指導(dǎo)意義，那么也就意味著需要用正確的思想意志進(jìn)行指導(dǎo)。

第三個(gè)作用是聯(lián)絡(luò)作用，這里首先體現(xiàn)的是，文書的基本功能——信息記載，同時(shí)，文書的定義里最基本的一條就是：文書的作者是從事社會(huì)活動(dòng)的人。要求文書作者是從事社會(huì)活動(dòng)的人這一點(diǎn)是在文書的強(qiáng)調(diào)社會(huì)活動(dòng)。處在社會(huì)組織里的人離不開與他人和外界的溝通交流，這就要求文書具有聯(lián)絡(luò)作用，其實(shí)就是傳遞信息、溝通交流、聯(lián)絡(luò)組織和個(gè)人的作用，無論是公務(wù)文書還是私人文書，這個(gè)作用都很重要?；诼?lián)絡(luò)作用中文書傳遞信息的作用，文書工作具有很強(qiáng)的時(shí)效性，要求文書工作遵循及時(shí)原則，讓組織之間以及組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的信息及時(shí)傳遞及時(shí)溝通及時(shí)辦理。同時(shí)，文書工作還應(yīng)當(dāng)遵循精簡原則，要求控制文書的數(shù)量，簡化公文處理程序，提高公文辦理效率。只有將及時(shí)原則和精簡原則相結(jié)合，才能及時(shí)迅速的傳遞信息，確保社會(huì)組織之間和組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間提高工作效率，及時(shí)辦理事務(wù)，在信息傳遞順暢的基礎(chǔ)上減少工作失誤。

文書的第四個(gè)作用是憑證作用，無論是公務(wù)文書還是私人文書，無論是現(xiàn)行的文書還是辦理完畢的檔案，都具有憑證作用。公文是社會(huì)組織各種公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)完整的記錄，是其發(fā)展的見證，可以在日后進(jìn)行查考或者證實(shí)某些事實(shí)。文書的另一個(gè)用途是可以用于政治斗爭，作為攻擊、揭露敵人的武器，將敵人的丑惡歷史公之于眾，打擊敵人。但是一定要避免重要的檔案落入敵人之手，反過來被敵人威脅。這也就要求公文辦理過程中要遵循安全原則，或者說保密原則，保證公文中涉及政治、國防、軍事、科技、經(jīng)濟(jì)等方面的機(jī)密內(nèi)容不被泄露，避免對(duì)國家、機(jī)關(guān)或個(gè)人造成損失。

文書還有兩個(gè)作用分別是參考作用與教育作用，這兩個(gè)作用也要求了文書工作中必須遵循準(zhǔn)確原則。后人可以利用保留下來的文書進(jìn)行參考和借鑒，也可以將文書作為宣傳教育的直觀有效的生動(dòng)教材。也就要求了參考和教育作用都必須基于真實(shí)全面的文書記載，如果文書內(nèi)容不真實(shí)準(zhǔn)確，那么也就不再具有真正的參考價(jià)值和教育意義。

文書工作的基礎(chǔ)是文書，文書工作原則的出發(fā)點(diǎn)是文書的作用，文書的作用與文書工作的原則是緊密相連的。為了更好的發(fā)揮文書的作用，便于文書工作的順利運(yùn)行，才制定了一系列文書工作的原則。因此，在進(jìn)行文書工作的時(shí)候，需要時(shí)刻聯(lián)系文書的作用，遵循文書工作原則，才能更好完成辦文工作，發(fā)揮文書具有的各項(xiàng)作用。