張樹艷 中石化石油工程地球物理有限公司華東分公司

淺談檔案管理水平的提升

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企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的大量檔案資料已成為企業(yè)發(fā)展壯大的重要信息資源。企業(yè)檔案管理水平的提升，對企業(yè)管理的順利進(jìn)行起著至關(guān)重要的作用。本文針對如何提升企業(yè)檔案管理水平，進(jìn)行了相應(yīng)的分析和探討。

檔案管理 創(chuàng)新 數(shù)字化 制度

檔案存在于各個(gè)單位、組織，從企業(yè)、學(xué)校、公司到政府、執(zhí)法機(jī)構(gòu)都需要檔案管理。而檔案管理工作是一項(xiàng)極具管理性和科學(xué)性的工作，因此推進(jìn)檔案管理制度的創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化是檔案管理發(fā)展的迫切要求。由于紙質(zhì)檔案具有易損毀、耐久性差，成本高，需要的物理空間大等因素，數(shù)字化檔案開始替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。檔案管理模式的不斷更新，需要我們跟上時(shí)代的步伐、適應(yīng)不斷發(fā)展的新潮流，對當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行新的分析和探討。

一、當(dāng)前檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作不被重視

檔案管理工作存在于每個(gè)單位或企業(yè)，本應(yīng)該受到高度的重視。但許多企業(yè)里的企業(yè)管理人員過于追求經(jīng)濟(jì)利益，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，對于檔案管理的重視程度不高。除了一些歷史性因素影響較強(qiáng)的企業(yè)，一般很多單位或企業(yè)很少會專門設(shè)置負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)的檔案管理工作人員，檔案管理只是對各部門信息資料進(jìn)行簡單的保存，沒有進(jìn)行深入的分類、整理、編輯等工作，很難達(dá)到檔案管理工作的預(yù)期效果。

（二）檔案管理手段與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)

傳統(tǒng)的檔案管理是以文字、紙張的形式記錄、傳遞、收集、整理檔案。紙質(zhì)檔案的成本高而且需要大量的物理存儲空間。紙質(zhì)檔案對檔案管理人員來說，不僅工作量非常大，而且紙質(zhì)檔案的管理維護(hù)也有一定的難度，容易造成檔案的缺失、損壞等，不便于后期查閱、利用。數(shù)字化檔案采用先進(jìn)的數(shù)字化存儲技術(shù)具有物理空間成本低、存儲量大、易管理、可視性強(qiáng)、查詢便捷，工作效率高等優(yōu)點(diǎn)，因此檔案管理模式應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流發(fā)生轉(zhuǎn)變，數(shù)字化檔案勢在必行。

（三）檔案管理人員素質(zhì)問題

在企業(yè)的檔案管理工作中，檔案管理人員是檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，因此承擔(dān)的責(zé)任也非常重大，尤其是對檔案管理改革要進(jìn)行深入的了解和分析，這對于提高自身的工作效率以及企業(yè)的競爭能力都非常有幫助。但從目前的企業(yè)檔案管理來看，很多的檔案管理人員缺少良好的職業(yè)道德意識，工作中缺少責(zé)任感和積極性，缺乏先進(jìn)的檔案管理理念和專業(yè)的檔案管理技能。

（四）檔案管理體制問題

當(dāng)前大部分的企業(yè)決策者并沒有意識到檔案管理對整個(gè)企業(yè)的必要性，決策者的思想觀念并沒有得到真正的轉(zhuǎn)變，檔案管理的體制存在缺陷，缺乏一個(gè)系統(tǒng)合理的檔案管理制度，檔案的日常維護(hù)也沒有及時(shí)跟上。有的企業(yè)甚至就沒有設(shè)立檔案管理部門，還有的企業(yè)雖然設(shè)立了檔案管理部門，但是所沿用的依舊是傳統(tǒng)的檔案管理體制，這都會影響到檔案管理工作的有序進(jìn)行。

(五)檔案管理的安全性問題

紙質(zhì)檔案具有易損壞，耐久性差，不可再生等不安全因素。這些不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。

數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案相比具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。數(shù)字化檔案的這些不安全因素，也同樣影響了對它的管理和長期保存。

二、提升檔案管理水平的措施

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度

加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度主要從三個(gè)方面來加強(qiáng)。第一方面是單位內(nèi)加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，而且要“自頂向下”的，即從領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視程度開始，一級一級地向下傳遞，利用體質(zhì)的優(yōu)勢加強(qiáng)對這一工作的重視程度；第二方面，要加強(qiáng)對檔案管理工作的支持力度，客觀上為檔案管理的開展創(chuàng)造出一個(gè)良好的環(huán)境，為其掃除障礙；第三方面，檔案管理人員要從主觀意識上加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，簡化工作流程，更多地使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息等技術(shù)，對各類信息資料進(jìn)行電子化收集、整理、歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、科學(xué)化。在檔案管理中，許多企業(yè)或單位已經(jīng)開始轉(zhuǎn)移重心，由以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為重轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案為重，并逐步將之前紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)輸入電腦，與后續(xù)的電子檔案匯集起來統(tǒng)一管理。電子檔案的管理、利用比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加方便、快捷，適合在現(xiàn)今快節(jié)奏的社會生活中使用。電子檔案只需將信息儲存在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)空間中，不需要占用太多實(shí)際的物理空間和資源，查找起來也更加方便、快捷，管理、維護(hù)相對更加簡單，不用擔(dān)心因環(huán)境影響而造成損壞、缺失。數(shù)字化檔案，可以大大提高文件的分類速度、借閱、歸還文件的速度。有利于提高檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化水平，提高檔案管理的效率。以科技檔案管理為例，由于檔案借閱的對象繁多，如有些單位的相關(guān)技術(shù)部門、各個(gè)地震勘探小隊(duì)、其它用到此類相關(guān)檔案的單位等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往方式必須“歸檔”以后才能查知，而通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反應(yīng)當(dāng)前的情況。真正做到了讓辦公室人員不出門便可知曉天下事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，讓數(shù)字化檔案事實(shí)上成為了“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。

（三）提升檔案管理人員的工作能力

加強(qiáng)人員培訓(xùn)，從而提升檔案管理人員的工作能力，為提高檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提供智力支持。檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)是檔案工作的一個(gè)重要組成元素，它的重要性不容置疑。在當(dāng)前檔案工作新的要求下，各單位或企業(yè)要對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)從促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性和增強(qiáng)檔案管理工作的自覺性兩方面入手，就依法歸檔、檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識與流程、檔案規(guī)范管理、檔案管理相關(guān)制度、建立健全檔案工作機(jī)制、業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、文件形成與積累以及在檔案工作中存在的常見問題等進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)。

學(xué)習(xí)可以是自發(fā)行為，也可以是組織行為。激發(fā)檔案工作人員自助學(xué)習(xí)的熱情，有利于檔案工作人員自助更新知識，完善知識結(jié)構(gòu)。組織內(nèi)部形成自主學(xué)習(xí)的風(fēng)氣，讓檔案工作人員自發(fā)的去解決工作上的難題，這也是為組織節(jié)約人力、財(cái)力，讓組織將更多的精力放在發(fā)展規(guī)劃上，有利于檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1.進(jìn)行思想教育，讓檔案工作者提高身為文化工作者的覺悟，讓其從思想上認(rèn)清自己所肩負(fù)的責(zé)任。而且思想教育不是階段性行為，應(yīng)該長期以正確的職業(yè)觀熏陶檔案工作人員，提高檔案工作人員政治素養(yǎng)、思想水平、文化素質(zhì)。

2.進(jìn)行組織培訓(xùn)。首先是進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可以根據(jù)檔案工作的需要適時(shí)進(jìn)行。通過長期與短期培訓(xùn)相結(jié)合，針對性培訓(xùn)與入門培訓(xùn)相結(jié)合，提高工作人員對檔案工作的認(rèn)識，熟悉檔案工作的具體流程。其次舉辦專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)，針對檔案工作中出現(xiàn)的疑點(diǎn)、難點(diǎn)開展專題培訓(xùn)。將某一專業(yè)領(lǐng)域的知識結(jié)合檔案工作，集中為工作人員答疑解惑，拓寬檔案工作人員知識面，提高檔案工作人員綜合能力。例如，鑒于目前對檔案數(shù)字化的要求，檔案工作系統(tǒng)可以舉辦檔案數(shù)字化專題培訓(xùn)。最后是舉辦業(yè)務(wù)研討會，以此來加深各個(gè)檔案部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)各個(gè)檔案部門的交流，推動(dòng)“產(chǎn)、學(xué)、研”三位一體進(jìn)程。

3.檔案工作人員進(jìn)行繼續(xù)教育。將基礎(chǔ)教育與提高性培訓(xùn)相結(jié)合，有利于提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，有利于形成多層次、多類型的專業(yè)培訓(xùn)體系?？梢詫⒔M織內(nèi)部選拔的人才送往管理較為先進(jìn)、檔案工作經(jīng)驗(yàn)更為豐富的單位學(xué)習(xí)，為完善組織整體規(guī)劃以及優(yōu)化組織管理水平打下基礎(chǔ)。

提升檔案管理員的業(yè)務(wù)水平和管理水平，以應(yīng)對新形勢下檔案管理工作的要求。與此同時(shí)，還要通過一些激勵(lì)的措施，充分提高檔案工作者的積極性，為全面推進(jìn)檔案管理規(guī)范性工作提供智力支持。例如:對檔案管理人員進(jìn)行“表揚(yáng)、嘉獎(jiǎng)、授予榮譽(yù)稱號”等榮譽(yù)激勵(lì)。對工作成績組織表示予以肯定，檢查或評比中獲得優(yōu)秀等級者應(yīng)及時(shí)給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)，并通過網(wǎng)絡(luò)等宣傳媒體對其進(jìn)行褒揚(yáng)。榮譽(yù)種類以少不宜多，評獎(jiǎng)、評先進(jìn)、授予榮譽(yù)稱號不宜過多過濫，而且要公平公正，得到其它員工的認(rèn)可，不可徇私舞弊。

（四）建立健全檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作

建立健全檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理體系，主要包括以下四點(diǎn):第一，建立合理科學(xué)的企業(yè)單位檔案管理工作用人制度。第二，建立激勵(lì)制度。管理學(xué)的理論認(rèn)為，一切管理活動(dòng)都要以充分調(diào)動(dòng)人的積極性、發(fā)揮人的主觀能動(dòng)作用、開發(fā)人的潛在能力為根本目標(biāo)。檔案館在管理工作中同樣必須重視對人的管理，以人為本，充分調(diào)動(dòng)檔案管理員的積極性。檔案管理工作中的激勵(lì)機(jī)制就是以人為中心的管理方法。80%的事情在20%的時(shí)間內(nèi)高效率完成才是我們追求的目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)就要制定一套賞罰分明的檔案管理制度，這種賞罰制度不僅針對員工，同樣也針對領(lǐng)導(dǎo)。這樣就可以形成制度約束的雙向性，使員工和領(lǐng)導(dǎo)之間相互監(jiān)督和相互引導(dǎo)。與此同時(shí)，建立物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)相結(jié)合的激勵(lì)制度，以精神激勵(lì)鼓舞檔案管理工作者的工作熱情，以物質(zhì)激勵(lì)推動(dòng)檔案管理工作者的工作效率，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化。第三，建立簡明實(shí)用的檔案管理制度。檔案管理制度針對的是檔案管理這項(xiàng)工作，不是搞學(xué)術(shù)、寫文章，不需要制定復(fù)雜的、難以實(shí)現(xiàn)的制度讓工作人員去執(zhí)行。只有簡單實(shí)用的制度，才能夠更好發(fā)揮檔案管理制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第四，堅(jiān)持制度的嚴(yán)肅性。檔案部門是檔案管理制度的制定部門，同時(shí)又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門，這就要求在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都應(yīng)該以制度為行事標(biāo)準(zhǔn)，做到賞罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性和嚴(yán)明性。

（五）提高檔案管理的安全性

楊冬權(quán)在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上的講話中說:“1.必須始終把檔案安全視作檔案工作的‘生命線’，把檔案安全工作放在檔案工作的首位，奠定檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；2.必須始終堅(jiān)持‘以防為主、防治結(jié)合’的基本原則，一手抓安全防范，一手抓受損檔案搶救和保護(hù)，努力避免和減少各種外來因素對檔案的不利影響；3.必須始終堅(jiān)持把檔案信息安全與檔案實(shí)體安全放在同等重要位置，通過各種有效措施保證檔案信息安全，確保數(shù)字檔案和電子檔案內(nèi)容真實(shí)、長久可讀和有效利用；4.必須始終堅(jiān)持把安全督察和制度建設(shè)相結(jié)合，提高規(guī)范化管理水平，切實(shí)強(qiáng)化執(zhí)行力，努力把各種可能的安全隱患消滅在萌芽狀態(tài)；5.必須始終堅(jiān)持發(fā)揮科技創(chuàng)新的先導(dǎo)作用，不斷為檔案實(shí)體安全和信息安全提供堅(jiān)強(qiáng)的技術(shù)保障?！边@是從檔案安全保障工作長期的實(shí)踐過程中凝練出的經(jīng)驗(yàn)和要求，也是我們在檔案安全體系建設(shè)中必須堅(jiān)持的總體思路。根據(jù)這一思路，就需要我們配置一些先進(jìn)的設(shè)備，例如：去濕機(jī)、空調(diào)、溫濕度計(jì)、消毒柜、防磁柜等，確保檔案庫房環(huán)境的適宜度以及檔案的操作的規(guī)范化，科學(xué)化，以增強(qiáng)紙質(zhì)檔案的耐久性、電子檔案更加長久的保存；數(shù)字化檔案勢在必行，而電子文件的生成、輸出、保存、傳播等均需要依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和技術(shù)支持是將電子文檔應(yīng)用于檔案工作的重要前提，各單位或企業(yè)除了要培養(yǎng)專業(yè)的檔案工作人員，還應(yīng)招聘一些專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，防止黑客的攻擊、病毒的侵襲等對檔案工作造成影響，另外還需定期對電子電腦等設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、結(jié)語

總之，要想行之有效的提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，就必須加強(qiáng)檔案管理理論的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案管理在實(shí)踐中的學(xué)習(xí)，不斷創(chuàng)新、不斷優(yōu)化檔案管理的工作方法，不斷完善檔案管理制度，適時(shí)更新先進(jìn)設(shè)備和學(xué)習(xí)新技術(shù)，破除思維定勢、習(xí)慣性思維、傳統(tǒng)性思維以及封閉性的思維模式，以開拓的思維空間、豐富的想象力、創(chuàng)新的思維方式去做檔案管理工作。堅(jiān)持科學(xué)的管理理論，實(shí)現(xiàn)檔案管理方法的科學(xué)化，并形成合理的科學(xué)制度保障，最大限度地提高檔案管理工作的質(zhì)量，從而提升檔案管理工作的水平。

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