陳帥

摘 要：現(xiàn)代社會的發(fā)展具有重要的信息化特征，社會發(fā)展的基礎(chǔ)要素是信息和知識，信息經(jīng)濟和信息技術(shù)的發(fā)展更是極大的促進了社會的文明進步，改變了人們傳統(tǒng)的生活方式和生產(chǎn)模式。在此過程中，關(guān)于社會發(fā)展和經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的重要信息檔案資料需要通過一定的形式予以物化和保管，這其中檔案管理員的地位和作用突出。本篇文章在此基礎(chǔ)上，主要對信息社會檔案管理員價值實現(xiàn)的方法和要求進行研究與分析。

關(guān)鍵詞：信息社會；檔案管理員；價值實現(xiàn)；方法；分析

社會不斷發(fā)展與進步過程中信息資源與一般的能源資源和物質(zhì)資源的作用要更加明顯，人們在一系類的生產(chǎn)、生活實踐活動中產(chǎn)生的重要信息需要以檔案的形式留存下來，奠定歷史資料參照基礎(chǔ)。信息社會背景下，實現(xiàn)檔案管理員的價值能夠更好的促進社會檔案的保管工作進行。

一、信息社會檔案管理員價值實現(xiàn)方法

1.增強信息檔案管理意識

信息社會檔案管理工作中一些單位領(lǐng)導不夠重視檔案管理工作，認為信息檔案只要保存好即可，不需要進行再開發(fā)，這就導致信息檔案管理資源利用率難以提高。針對這種情況，信息社會檔案管理員在工作實踐中要將實際的工作內(nèi)容和工作流程等及時上報，讓單位領(lǐng)導認識到信息社會檔案管理工作存在的重要性。信息社會檔案管理人員要實現(xiàn)自身的工作價值就要在工作實踐中不斷加強專業(yè)學習和技能鍛煉，強化自己的工作責任意識。[1]

2.基本素質(zhì)提升

信息社會檔案管理工作對管理人員的基本素質(zhì)有一定的要求，這里的工作素質(zhì)主要包括兩方面內(nèi)容，一方面是管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，另一方面則是管理人員的工作技能水平。信息社會檔案管理內(nèi)容較多，信息檔案類型多樣，針對不同的信息內(nèi)容和檔案形式，管理人員要有足夠的工作耐性。從業(yè)人員的責任心和工作態(tài)度直接決定信息社會檔案管理質(zhì)量，因而信息社會檔案管理部門應(yīng)該積極組建不同的學習交流會，對員工的職業(yè)道德和政治素養(yǎng)進行集中教育。[2]而在職業(yè)能力方面，信息社會檔案管理人員需要不斷加強專業(yè)學習，更加充分的掌握職業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的知識，配合單位或部門內(nèi)部的職業(yè)培訓活動，綜合學習不同學科的知識，全面提升自己的工作素質(zhì)。

3.掌握先進技能水平

信息社會檔案管理工作具有重要的社會管理意義，社會在發(fā)展，社會檔案信息管理方法和管理模式也應(yīng)該在原有的基礎(chǔ)上不斷突破傳統(tǒng)理念和模式，實現(xiàn)技術(shù)革新，提高管理水平和管理質(zhì)量。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為人們的生活和工作帶來巨大便利，尤其是計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在信息社會檔案管理中發(fā)揮的作用明顯。因而檔案管理人員在工作實踐中應(yīng)該學習自動化辦公技術(shù)，掌握檔案管理不同系統(tǒng)的使用方法和使用效用，提高工作效率?，F(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達，檔案管理系統(tǒng)中存儲大量的數(shù)據(jù)信息，一旦遭到網(wǎng)絡(luò)病毒感染或黑客侵襲，將導致信息被竊取，后果嚴重。針對這些，信息社會檔案管理人員不僅要學習基本的計算機網(wǎng)絡(luò)知識，同時要有一定的網(wǎng)絡(luò)安全意識，在系統(tǒng)操作中實現(xiàn)外網(wǎng)和辦公網(wǎng)之間的物理隔離。

二、信息社會檔案管理員價值實現(xiàn)要求

1.歸檔合理

信息社會檔案管理中最重要的一項內(nèi)容就是檔案資料的分類和歸檔，不同信息資料的來源、形式和使用作用均不同，在信息檔案整理中，管理員要能夠明確不同檔案屬性，實現(xiàn)科學分類、合理歸檔。以往的檔案整理中大多是采用紙質(zhì)版，由于信息載體的使用特性，紙質(zhì)檔案資料的保存年限較短，重復整理、返工頻次較多，工作量加大。[3]信息時代下，檔案管理員可以充分使用電子檔案，將資料、文件等通過電子存檔的形式方便后期整理。實踐工作中，信息社會檔案管理人員要整理、分類和歸檔好相關(guān)檔案資料，做到一年歸檔以此，充分發(fā)揮出管理員的工作價值。

2.保證文件管理效用

傳統(tǒng)的檔案管理多是采用文字資料的形式，但是現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展促進辦公自動化的發(fā)展，對于信息社會檔案管理工作能夠大量的收集、整理和保管相關(guān)資料，使用電子文件能夠?qū)崿F(xiàn)信息檔案的大容量保管，同時保存期限也較長。信息社會檔案管理人員在工作實踐中要選擇合理的電子載體，常見的DVD、VCD、U盤、光盤和移動硬盤等均是讀取檔案資料的不同載體，管理人員要在文件格式分析的基礎(chǔ)上選擇適用的電子文件讀取載體，保證自動化辦公條件下電子文件保管的有效性和靈活性。

3.提高文件管理的安全性與流通性

信息社會檔案管理員在實地操作中要保證電子文件檔案管理的安全性和流通性，文件傳遞過程中會受到空間和時間等因素影響，存在文件傳輸延誤和文件丟失的風險，為后期的檔案資料歸檔帶來不便。[4]因而管理人員在實際操作中應(yīng)該積極做好文件備份，仔細核對文件傳輸?shù)穆窂剑谛畔⒐蚕淼韧瑫r，將文件資料及時上傳導數(shù)據(jù)庫，提高公共信息檔案資源的利用率。

三、結(jié)語

檔案管理工作并不是單一性的資料保管工作，而是要在實踐中確定信息資源的來源渠道，在歸檔的基礎(chǔ)上重新分類、編纂，為以后的資料調(diào)用做好準備。信息社會檔案管理工作中要更好的發(fā)揮管理員作用，就要做好信息文件的歸檔、整理、傳輸和備份工作，提高實際管理水平。

參考文獻：

[1]楊貴剛.淺談怎樣做好新時期的檔案管理員的管理工作[J].經(jīng)營管理者，2016，03：275.

[2]魯紀紅.淺談新時期如何做好檔案管理工作[J].現(xiàn)代物業(yè)（中旬刊），2012，07：30-31.

[3]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息，2012，23：124.

[4]陳黎.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，01：191+194.endprint