郭鵬　孟鷺

摘 要：檔案工作中有一個不可或缺的一部分，那就是文書檔案管理，因此它只能不停的向前發(fā)展才能適應這瞬息萬變的社會?，F(xiàn)在，一個新的發(fā)展契機擺在了中國的文書檔案管理工作面前，傳統(tǒng)的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構和作用，并仔細比較了兩種管理方式的差異和優(yōu)缺點。提出了存在的問題以及相應的解決措施。

關鍵詞：信息化；檔案管理；建設；問題應對

21世紀是一個全新的信息時代，隨著信息時代的到來，計算機成為人們在日常的工作和學習中日益重要的工具。計算機技術運用到檔案管理中，對于實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理具有非常重要的作用。伴隨著社會化大生產(chǎn)時代的到來，計算機信息技術背景下檔案管理工作的特點在發(fā)生著變化。檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內(nèi)容的內(nèi)容日趨復雜化；社會化的生產(chǎn)也使得傳統(tǒng)的勞動密集型逐步向知識密集型方向轉化，為檔案管理實現(xiàn)自動化和程序化提出了現(xiàn)實需要和必要挑戰(zhàn)。

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

1 計算機信息技術集成有效促進檔案管理載體發(fā)生重大變化

與傳統(tǒng)的檔案管理載體不同，信息技術更多的是將檔案內(nèi)容轉換成信息化數(shù)字內(nèi)容通過計算機技術和網(wǎng)絡技術、借助相關軟件作為載體予以保存，實現(xiàn)了檔案管理儲存的數(shù)據(jù)化、虛擬化和數(shù)字化。例如在高校中計算機信息技術就得到了很好的應用。 隨著信息技術中硬技術的不斷應用，大部分學校檔案管理工作部門均配備了相應的多媒體電腦、資料掃描儀、打印機以及相機等硬件設備。工作人員可以根據(jù)每一階段利用計算機從互聯(lián)網(wǎng)等多個方面獲取資料信息，對于收集的資料可以利用掃描儀全部轉換為電子版，從而實現(xiàn)資料數(shù)字化。電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，其更易于保管，并且方便，所占空間大大縮小。因為電子文件屬于一類新型信息載體，近年來以光學材料及磁性材料作為信息載體的電子檔案逐漸取代了以紙質(zhì)作為信息載體的紙質(zhì)檔案。針對學校獲得個人中獎旗、獎杯以及各種紀念品，由于是屬于立體物品傳統(tǒng)保管工中很難確保其經(jīng)過長時間之后不會出現(xiàn)變色、損壞等。傳統(tǒng)的檔案管理往往是以實物保存為主要的載體形式，受保存空間和時間影響較大，檔案儲存內(nèi)容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術集成條件下的檔案管理載體有效實現(xiàn)了計算機的全程操控，有效實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)處理與交換的效能，有效避免了受傳統(tǒng)檔案管理時間和空間約束的限制。

2 計算機信息技術中軟技術的應用

檔案信息管理系統(tǒng)的軟件功能越來越完善。隨著信息技術的不斷發(fā)展，為了進一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫逐漸被應用在檔案管理工作中。信息技術的不斷發(fā)展為檔案信息化管理提供了技術支撐。數(shù)據(jù)庫技術的運用早期文件系統(tǒng)也可以實現(xiàn)電子文檔的存儲工作，但是因為早期文件系統(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端，從而未能得到推廣采用。數(shù)據(jù)可技術的應用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲以及信息共享工作。一旦建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，可以使其充分發(fā)揮計算機具有的密集存儲以及快速檢索功能，不僅能進一步提高高校檔案信息的保密性，還能大大提高檔案管理工作效率。網(wǎng)絡系統(tǒng)功能越來越完善，互聯(lián)網(wǎng)技術的運用其中為檔案管理信息管理平臺的運行提供了重要的保障。例如依托云技術構建檔案信息資源共享平臺。基于云計算的檔案信息化管理系統(tǒng)主要由基礎硬件設施和云管理平臺以及云檔案管理應用程序所構成。檔案管理云應用程序主要是面向檔案信息用戶，對檔案進行相關操作管理的軟件。通過構建云計算檔案管理平臺可以實現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高不同部門檔案信息封閉的缺陷，有效的避免重復構建信息管理系統(tǒng)的弊端，降低檔案信息化建設成本支出而互聯(lián)網(wǎng)技術屬于一種全球性的計算機網(wǎng)絡，其由不同中規(guī)模大小、不同類型的計算機網(wǎng)絡組合而成。由于計算機網(wǎng)絡的出現(xiàn)，使資源共享變成了可能，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術在設備及技術上都能達到檔案的網(wǎng)絡化管理相關要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術不僅能實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集，還能真正實現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享，從而大大提高檔案管理工作質(zhì)量，節(jié)省了人力、財力。

3 計算機信息技術在檔案管理的應用中存在一些問題

首先，從現(xiàn)實生活中的檔案管理分析來看，很多檔案館都把計算機當做是一種被動的輔助工具，大部分的工作仍然依靠的是手工管理模式。傳統(tǒng)的手工檔案模式往往是以檔案信息為核心，其工作對象不是現(xiàn)有的檔案信息，往往都是一些文件形式的紙質(zhì)材料。在具體的檔案管理中，計算機這一有利的工具并沒有得到充分的發(fā)揮，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫管理上面。因此，計算機在檔案管理中的角色扮演仍然處在輔助的狀態(tài)，其功能并不能得到最大化的發(fā)揮。其次，不夠重視這方面的專業(yè)人才的培養(yǎng)及培訓。有些用人單位并沒有積極的招聘一些在計算機操作和應用方面具有專業(yè)水平的人員和重視對員工的培訓，加大培訓力度，以提高計算機信息技術的使用效率。沒有認識到通過培訓可以轉變檔案管理人員的觀念，塑造全新的觀念，形成新型的服務價值觀，以便更好的指導自身的工作與此同時重視對相關人員操作能力的培訓，讓他們充分的掌握計算機的操作能力，能夠熟練的運用計算機來解決日常管理中的管理問題，并能夠熟練掌握處理日常問題的辦法。

在信息化社會，利用計算機信息技術管理檔案已成為現(xiàn)代檔案管理不可或缺的重要組成部分。檔案資源管理的重心也逐步從傳統(tǒng)載體檔案實體向各類電子文件轉移。而在信息化環(huán)境下檔案管理工作也將面臨著全新的挑戰(zhàn)。將計算機技術應用到檔案管理中，它是根據(jù)國家有關標準，對檔案內(nèi)容進行分析、加工和組織以及處理，并最終轉入到計算機存儲的形式和過程。信息化時代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。計算機技術是實現(xiàn)檔案管理標準化、現(xiàn)代、網(wǎng)絡化得重要工具。加快檔案管理的現(xiàn)代化建設，努力實現(xiàn)計算機技術在各個檔案管理環(huán)節(jié)中的應用，是當前各檔案館的最主要的任務和目標更具有重要的現(xiàn)實意義。

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作者簡介

郭鵬（1984-），男，河北唐山人，主要從事檔案管理工作。

孟鷺（1978-），男，河北唐山人，主要從事電子商務，信息技術研究。