孫予

摘 要：社會的進步速度昭然若是，依托社會發(fā)展的不斷深入，各單位管理工作的重要組成部分——檔案管理工作水平得到了明顯提高，文書檔案管理工作水平也水漲船高。然而，就現(xiàn)在的發(fā)展形勢與速度來看，各單位的文書檔案管理工作與時代的需求有著顯著的差距。由于文書檔案管理工作對單位的發(fā)展有著不可忽略的影響，對于社會人的可持續(xù)發(fā)展也發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，面臨社會越來越快的發(fā)展形勢，我們必須加強對文書檔案管理工作的重視。創(chuàng)新文書檔案管理制度，促進文書檔案管理工作水平的進步一步提高以更好的為單位發(fā)展服務。本文就在分析文書檔案管理工作的作用和現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了一些更為合理的改進途徑。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；探究

1 文書檔案管理的內(nèi)容及作用分析

（一）文書檔案管理工作的主要內(nèi)容

文書檔案管理工作的首要內(nèi)容是要保證文書材料的完整性、客觀性、真實性；其次是要檢查文書檔案材料是否出現(xiàn)錯裝或者是混裝的情況；最后要對文書檔案的保存情況進行考量。

（二）文書檔案的作用

1.文書檔案真實的記錄著單位工作的發(fā)展歷程

每個單位的文書檔案，不僅記錄著單位內(nèi)部的黨政工作，更是對單位內(nèi)部開展的所有活動和管理工作的記錄憑證。只要是稱得上完善的文書檔案，必然是包含著單位的各種活動和管理活動過程中留下的原始材料。在這一套完整的檔案中能夠看出這個單位的發(fā)展歷程以及發(fā)展水平，對單位的改革發(fā)展，推陳出新，有著寶貴的參考價值。

2.文書檔案銜接著單位的各項工作

文書檔案本身來源于文書文件，文書處理之后最終變?yōu)闄n案。因而，單位的管理部門，如果能夠?qū)Ρ拘n案進行深入研究，必然能夠提高管理工作的力度和針對性與具體性。將文書檔案完整的保存下來，對單位內(nèi)部各項工作都能起到銜接作用。

2 當前文書檔案管理存在問題

（一）對文書檔案管理審核的重視程度不足

文書檔案管理工作是否能夠取得傲人的成績受很多因素影響，其中對文書檔案管理審核的意識、重視程度就是一個極為重要的方面。但是當前我國很多地方的單位檔案室條件極為簡陋，甚至根本沒有為檔案管理開辟一個專門的空間，由此而又直接導致了檔案管理人員對檔案管理工作的不重視。

（二）檔案信息化建設(shè)落后，嚴重制約了文書檔案管理的效率

目前很多地區(qū)的文書檔案管理工作仍然在沿用傳統(tǒng)的管理方式。以文書檔案查找為例，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理者在根據(jù)單位需求提供檔案之前，首先要要求查找者為其提供具體的檢索信息，然后通過書本檢索的方式對案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調(diào)閱文書檔案資料，這種文書檔案管理方式程序復雜、耗時耗力，不僅嚴重阻礙了文書檔案管理的效率，而且嚴重降低了文書檔案的利用率，不利單位工作的進一步發(fā)展。

（三）缺乏一支文書檔案管理工作的人才隊伍

尤其是當下，隨著社會的進步、計算機技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)在給文書檔案管理工作者帶來便捷的同時也對其專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。由于電子化的檔案管理摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理方式，代替以現(xiàn)代化的手段對檔案信息進行歸檔處理，因而更需要一些專業(yè)人員進行科技管理。這樣一來，就對檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。但是縱觀當下，目前仍然有很大一部分文書檔案管理人員缺乏對信息技術(shù)及與檔案管理相關(guān)的軟件的學習與應用，不僅降低了文書檔案審核管理的效率而且容易使檔案出現(xiàn)安全隱患。

3 文書檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）加深領(lǐng)導對文書檔案管理工作的認識程度

只有真正得到領(lǐng)導的重視，才能獲得迅速的改變。而是否能夠得到領(lǐng)導的高度重視，是文書檔案管理工作有效進行的重要依據(jù)。文書檔案管理的上級部門如果能夠定期檢查檔案管理工作，并高度重視其科學化建設(shè)，以單位整體發(fā)展規(guī)劃為目的，才能引起相關(guān)單位領(lǐng)導的重視。作為文書檔案管理人員，應該充分發(fā)揮其管理職能，必要性的向領(lǐng)導宣傳檔案對于單位健康發(fā)展的重要性，從而引起單位領(lǐng)導的高度關(guān)注。同時，加強對文書檔案功能的宣傳，讓大家共同參與、高度重視檔案管理工作，讓文書檔案管理工作向著規(guī)范化發(fā)展，讓文書檔案管理工作得到長期健康的發(fā)展，不斷為單位和社會發(fā)揮其應有的作用。

（二）做好文書檔案的收集工作，完善文書檔案信息

要想做好文書檔案管理工作，首先就要對其檔案材料進行進一步的收集補充。但是由于很多文書檔案管理工作人員缺乏資料收集經(jīng)驗，加之文書檔案資料較為分散，因此，要想補充完善每一份檔案信息就顯得較為困難。針對這一問題，可以通過以下幾個步驟來解決：首先要派有一定工作經(jīng)驗、業(yè)務熟練的工作人員來擔任文書檔案信息聯(lián)絡員，針對目前文書檔案審核中存在的問題進行上下溝通，針對文書檔案缺失的資料進行共同商策，以此形成一個上下聯(lián)系的網(wǎng)絡，不斷完善文書檔案資料；其次，在進行文書檔案材料收集時要注意收集方法、收集形式的多樣化，力求檔案資料的完整性；最后，在檔案收集結(jié)束后要注意對材料進行篩選，及時將不真實的檔案資料去除，力求保證檔案資料、真實信息，為日后活動的發(fā)展打下堅實的檔案基礎(chǔ)。

（三）建立健全歸檔制度，規(guī)范化收集檔案

文書檔案管理人員都應當掌握檔案管理工作，強化檔案管理意識，學習了解關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合本校的具體實際情況，對檔案工作的制定做到具體問題具體分析，建立完善的歸檔制度，從源頭上做好檔案的收集工作。對各部門應歸檔的文書檔案材料要按照相關(guān)規(guī)定保證能按時、按量、按質(zhì)歸檔，從而確保專職人員對檔案管理工作的順利進行。檔案室也應負起責任，認真保存、接收檔案，確保文書檔案的完整性。

（ 四） 致力于培養(yǎng)復合型文書檔案管理隊伍

如今各大單位最缺少的就是復合型的文書檔案管理人才，專業(yè)知識與能力的不足和學習能力的缺乏嚴重拉低了檔案管理工作水平。因此，雙管齊下的培養(yǎng)文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務能力，為文書檔案管理部門擁有高精尖的檔案管理人員而努力，是單位沒相關(guān)領(lǐng)導與部門應該高度重視的。不僅如此，由于文書檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員必須擁有高度的責任心和耐心。因此在培訓過程中，應該注意陶冶檔案管理人員的情操，培養(yǎng)他們的思想道德素質(zhì)，打造一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)管理隊伍。

（ 五） 創(chuàng)新工作方式，增大檔案利用率

糾其根本來講，文書檔案管理工作屬于一項服務性工作，其根本任務是為單位的其他管理事務服務的，也是為了單位的工作水平提高而服務。為了完成這項職能，必須科學規(guī)劃文書檔案管理工作制度，轉(zhuǎn)變工作思路，開展檔案管理工作的調(diào)查與研究工作，多方面的進行檔案編研工作，力爭把文書檔案管理工作的作用發(fā)揮到最大化，也盡可能的提高文書檔案的利用率。

4 結(jié)語

總而言之，要想進一步提升文書檔案管理效率，就必須盡快創(chuàng)新實現(xiàn)文書檔案信息化管理，培養(yǎng)專業(yè)人才隊伍，推動單位文書檔案的完善與進步。

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