高靖

一、項目研究背景及現狀

本院從2000年初期便已規(guī)劃了“本院實際的全面信息化管理系統(tǒng)”，但由于資金和人員等諸多方面的條件限制，公文和人力資源管理、采購和庫房管理、設備管理和標準及圖書資料管理一直未納入系統(tǒng)之中，隨著本院事業(yè)不斷發(fā)展，上述內容的管理對象越來越龐雜，因此急需開發(fā)一套對上述內容進行有效的、規(guī)范的、高效的管理辦法的自動化管理系統(tǒng)（office Automat ion System，也稱OA系統(tǒng)）。

OA系統(tǒng)主要是利用計算機、通信和自動控制等技術與設備。實現辦公業(yè)務的自動化，

它是提高辦公效率、辦公質量和實現科學管理與科學決策的一種輔助手段，大致經歷了三個階段：第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現化辦公設備。；第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用了電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等；第三個階段的主要標志就是辦公過程中的網絡技術的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網絡，實現了文件的共享、網絡打印共享、網絡數據庫管理等工作。

目前，辦公自動化系統(tǒng)的版本很多，從軟件架構上分，即有傳統(tǒng)的基于局域網結構的

C/S（客戶端/服務器）架構軟件，也有利用現在網絡技術開發(fā)的基于Internet平臺 的B/S（瀏覽器/服務器）架構軟件，隨著網絡安全設備和網絡安全技術的進步，B/S架構軟件不但具有了傳統(tǒng)C/S架構軟件的安全特點，還因其部署簡單，后期維護量小而有逐漸替代傳統(tǒng)C/S架構軟件的趨勢，它們通過先進的網絡應用平臺，建設起安全的、可靠的、開放的、高效的信息網絡和辦公自動化、信息管理電子化系統(tǒng)，對內為管理部門提供了現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，以提高辦公效率和管理水平；實現各部日常業(yè)務工作的規(guī)范化、電子化、標準化、增強檔案部門公文檔案、人事檔案等檔案的可管理性；實現信息的在線查詢、借閱，最終實現“無紙”辦公；對外則進一步擴展了為單位之間或者組織之間的信息交流渠道，從而達到利用計算機系統(tǒng)來提高辦公效率，加快各種辦公業(yè)務流程處理速度的目的。

在軟件的功能上，市場上商品化的OA系統(tǒng)主要以公文管理為主，無法有效解決本院日常管理中所遇到的諸如設備計量管理、采購流程化歸一管理、標準有效期的管理、培訓的規(guī)范化管理等問題，因此一套符合本院工作和管理實際情況的OA系統(tǒng)便成了本院統(tǒng)合管理中所面臨的各種問題的最好解決辦法。

二、項目開展的難點

本次OA系統(tǒng)是在已有十年開發(fā)、完善檢驗管理系統(tǒng)的信息化工作經驗，但從系統(tǒng)開發(fā)的具體內容來看，由于檢驗管理系統(tǒng)主要是針對檢驗工作的管理、檢驗流程、環(huán)境設置等基礎設計工作在本院購置該軟件之前就已經形成，本院具體設計、開發(fā)的報告模塊的格式和內容絕大部分都是按照國家相關標準、規(guī)程做支撐。

OA系統(tǒng)的開發(fā)是對既有工作流程的數字化，因此系統(tǒng)設計必須以本院的實際工作模式為藍本，既要最大程度的忠實于本院的管理模式和管理流程，又要通過程序設備實現工作流程的規(guī)范，解決目前管理模式中人員操作所造成的管理偏差，這也意味著OA系統(tǒng)的設計要從工作流程和控制理念的設計開始，通過流程的優(yōu)化和權限的設計實現整體的程序管理工作，并通過具體表單的設置來達到與本院質量管理系統(tǒng)和行政管理制度的統(tǒng)一。在具體實施過程中，所涉及的關鍵步驟主要包括權限設計、系統(tǒng)流程設計、表單設計、數據庫設計、程序開發(fā)、測試和再完善，在這些步驟中，需要本院做的關鍵和難點是權限設計和系統(tǒng)流程的設計。由于權限設計必需以系統(tǒng)流程設計為基礎，因此本項目開展的難點是系統(tǒng)流程設計。

三、工作流程的抽象化

1、系統(tǒng)總體框架設計

考慮到實際使用的方便性，OA系統(tǒng)的開發(fā)采用在現有檢驗管理系統(tǒng)的基礎上進行擴充的方式來實施，即將原有的檢驗管理系統(tǒng)功能設置為“檢驗報告管理模塊”，新開發(fā)的OA系統(tǒng)設置為辦公自動化管理模塊，并由這兩大模塊組成新的特種設備檢驗管理系統(tǒng)。

在OA模塊的子模塊設計上，根據具體開發(fā)內容設置了采購管理、培訓管理、公文管理、設備管理和圖書資料管理等五個功能模塊。

2、采購管理流程的抽象化

本院的采購管理執(zhí)行本院質量管理體系中的《采購服務和供應品管理程序》。在實際工作中，質量技術部和院辦公室為本院采購工作的兩大主要執(zhí)行部門。辦公用品及其它通用物品由辦公室負責采購。圖書由于涉及到標準的有效期管理等問題，由負責標準管理的質量技術部負責采購。設備類由于技術性和專業(yè)性都較強，因些一般由使用部門提出申請，由負責設備管理的質量技術部負責通過招標等方式進行采購。

3、設備管理流程的抽象化

本院的設備管理執(zhí)行院質量管理體系中《儀器設備管理程序》。儀器設備管理的重點包括設備出入庫、設備配發(fā)、設備借用、計量檢定、日常維護等方面，其中儀器設備的計量檢定、維護保養(yǎng)是設備管理中的主要工作，在該模塊的設計中，采用了維護和檢定的預警、報警機制對這兩個環(huán)節(jié)進行管理，可有效減輕人工管理的壓力，提高管理的有效性。此外，設備借用、設備損壞、丟失等問題也是設備日常管理中常見的問題，在模型中也通過程序化的處理機制得到了很好的解決。

4、培訓管理流程的抽象化

目前培訓工作中面臨的主要困難是部門領導和院主管領導不能很好地掌握受訓人員的培訓時間、地點、內容等情況，培訓資料的收集困難、培訓主管部門對再培訓開展情況方面的信息收集比較困難，且再培訓資料的收集也比較困難，培訓費用統(tǒng)計困難等。為了規(guī)范這些方面的工作，在培訓管理流程的設計中考慮了如下原則：

1》所有培訓均需由參加培訓人員填寫培訓申請表，經部門負責人，院辦公室和主管領導審核后才能實施

2》由主管院領導在審核培訓申請時根據培訓內容決定是否需要進行再培訓及再培訓的范圍

四、小結

1》本院以實際管理模式為藍本，通過將實際工作流程進行抽象化和程序化，最終形成了包括采購管理、設備管理、圖書管理、公文管理和培訓管理等五個子模塊，以工作流程驅動的OA管理系統(tǒng)，系統(tǒng)設計貼近工作，可實現相關工作環(huán)節(jié)的全面管理。

2》系統(tǒng)通過設計靈活的權限分配方案，為不同的工作流程和不同人員分配不同的權限。

3》系統(tǒng)通過不同模塊中的預警和報警功能，可以使工作更具計劃性和目的性

4》系統(tǒng)運行速度快，網絡傳輸量小，具有安全、可靠、高效的特點

5》系統(tǒng)的投用可使本院在相關業(yè)務范圍內正真實現無紙化辦公。