王昆

現(xiàn)今計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中都已經(jīng)得到了廣泛運(yùn)用，且由于社會(huì)生活的擴(kuò)大化，導(dǎo)致社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的電子檔案大大增加。電子檔案是在信息化水平得到一定程度提高的產(chǎn)物，大大便利了社會(huì)生活中的檔案存儲(chǔ)工作。通過加強(qiáng)對電子檔案管理管理，使得現(xiàn)階段的電子檔案管理質(zhì)量得以顯著提升。本文主要分析了信息時(shí)代下電子檔案的管理工作，以期今后的管理質(zhì)量和管理水平得以提升。

電子檔案指的是在實(shí)際社會(huì)生活中產(chǎn)生的，具有一定保存價(jià)值的，且由計(jì)算機(jī)或其他載體記錄的的檔案。電子檔案所需要的存儲(chǔ)、形成以及管理工作都與普通的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方法具有一定差異，因此，在實(shí)際工作中，檔案管理人員需要對電子檔案管理工作深入研究，有效提高管理質(zhì)量。

1 電子檔案的優(yōu)點(diǎn)分析

1.1 減少檔案管理人員的工作強(qiáng)度

現(xiàn)今屬于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅為建檔歸檔工作提供了一種快捷便利的管理手段。而且還使得信息利用的途徑得以延展，消除了立卷歸檔工作以及檢索查找工作，使得檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度得到有效減輕，從而使得歸檔工作質(zhì)量以及檢索的速度得到快速提高，并且將文書檔案管理人員從簡單的手工勞動(dòng)中解放出來。當(dāng)文書檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化之后，就可以將按卷進(jìn)行的立卷歸檔工作，改為按件進(jìn)行的歸檔整理工作。這樣一來，其中較為集中的工作量就可被分散，從而使得立卷管理的水平得到有效提高，繼而達(dá)到歸檔管理工作的時(shí)效性以及效率性，在檢索的時(shí)候所花時(shí)間較短。

1.2 有利于文件的查漏補(bǔ)缺

以前所使用的文書立卷方法一般遇到文件收集不齊或在漏交歸檔工作時(shí)，要想進(jìn)行增補(bǔ)缺漏就需要進(jìn)行重新拆卷立卷。而將其改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的時(shí)候，文檔需要利用計(jì)算機(jī)按照文件件數(shù)進(jìn)行歸檔工作。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的好處在于可隨時(shí)對其中的缺漏處進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，且使得文檔不容易產(chǎn)生存積。這時(shí)，只需要按一下鍵盤，就可以對檔案目錄進(jìn)行修改，進(jìn)而達(dá)到目的。微機(jī)管理的效率高、用時(shí)短，可以給檔案管理人員節(jié)省大量的時(shí)間，進(jìn)而利用這個(gè)時(shí)間對自身的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行提高。

2 電子檔案的整理、開發(fā)、利用

2.1 電子檔案的整理

在將存儲(chǔ)的電子文件轉(zhuǎn)化為電子存儲(chǔ)檔案之后，由于計(jì)算機(jī)可以按照實(shí)際需求將電子檔案所具備的單份文件進(jìn)行任何方面的分類組合，從而使其成為自己所需要的案卷。因此，可以看出，案卷這一單位在這個(gè)過程中將會(huì)逐漸被淡化，取而代之的是文件這個(gè)保管單位。電子檔案的整理工作主要任務(wù)在于對光盤磁介質(zhì)進(jìn)行整理，也就是將原來的整理案卷轉(zhuǎn)化為整理光盤磁介質(zhì)。這種對接收到的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行排架、編目，或定期對電子文件保存系統(tǒng)的電子檔案進(jìn)行定期備份，并同時(shí)對光盤開展編目以及排架工作。

2.2 電子檔案的開發(fā)、利用

電子檔案所具有的特點(diǎn)決定了電子檔案的開發(fā)以及利用工作所產(chǎn)生的效果比傳統(tǒng)的檔案管理工作更方便，且效率更高、實(shí)用性也更高。首先，是對開發(fā)平臺(tái)進(jìn)行有效選擇。電子檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)是將各管理單位所收錄的數(shù)據(jù)利用網(wǎng)絡(luò)將其連為一體，從而使得數(shù)據(jù)資源共享程度更高。依據(jù)這種情況，應(yīng)該選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為系統(tǒng)的開發(fā)平臺(tái)，并且，在檔案管理單位中可建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，使得本地?cái)?shù)據(jù)可上機(jī)直接存取。這樣一來，既對活動(dòng)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行節(jié)約，也使得各單位之間互訪數(shù)據(jù)的便捷性更高。其次，是對硬件的要求。各個(gè)檔案管理單位由于每天都要處理大量的檔案信息，且需要進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的互通，因此，對計(jì)算機(jī)硬件也有一定的要求，否則計(jì)算機(jī)開展的數(shù)據(jù)服務(wù)不能滿足實(shí)際需要。最后，是設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫模式。就設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫模式來說，其工作的復(fù)雜性較高，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既需要對當(dāng)前的需要進(jìn)行滿足，也需要對未來的數(shù)據(jù)需求進(jìn)行滿足。因此，數(shù)據(jù)庫需要具備良好的性能，且對其進(jìn)行的擴(kuò)充以及修改。在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份工作以及對電子檔案管理系統(tǒng)中的故障進(jìn)行恢復(fù)的時(shí)候，為了防止系統(tǒng)故障對資源產(chǎn)生破壞，應(yīng)定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)被破壞后難以恢復(fù)。另外，還需要對數(shù)據(jù)庫的安全性進(jìn)行保證。電子檔案的有效利用需在充分保證數(shù)據(jù)庫安全性的基礎(chǔ)上進(jìn)行，這就需要用戶在使用檔案數(shù)據(jù)庫的時(shí)候可以提供一定的鑒別方法，并由計(jì)算機(jī)對其合法性進(jìn)行確認(rèn)。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息時(shí)代下，電子檔案的出現(xiàn)必不可少，也是現(xiàn)今檔案管理工作中不可缺少的內(nèi)容。但由于電子檔案在實(shí)際應(yīng)用過程中，受到外界影響較大，因此，在實(shí)際應(yīng)用中還需要對電子檔案管理以及利用技術(shù)進(jìn)行深入研究，以期實(shí)現(xiàn)高效、安全的電子檔案管理

目的。

（作者單位：重慶原鄉(xiāng)天頤置業(yè)有限公司黨政辦公室）