侯鑫

【摘要】隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，使得文件的存儲(chǔ)形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質(zhì)文件，成為了一種最為重要的檔案存儲(chǔ)形式。為了更加有效地保護(hù)珍貴的歷史資料，有保存價(jià)值的紙質(zhì)資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當(dāng)前，電子檔案由于技術(shù)水平、技術(shù)力量方面的欠缺，與紙質(zhì)檔案管理相比相關(guān)的保護(hù)技術(shù)還不是很完善。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理；紙質(zhì)檔案管理；安全管理；措施

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，其中檔案管理從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變就是一個(gè)典型的事例。如何有效保存原始檔案，如何加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，這些都是檔案管理亟待探索、解決的問題。文章從多個(gè)角度對(duì)比分析了紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的差異，并提出電子檔案安全管理的措施及相關(guān)問題的解決措施。為了很好地應(yīng)對(duì)新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案兩者的管理現(xiàn)狀、保護(hù)技術(shù)差異進(jìn)行深入的分析，并提出具有實(shí)際可行性的電子檔案保存對(duì)策，最后找到一個(gè)適合電子檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管中的差異

（一）管理觀念上的差異。檔案的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔，過去缺乏專業(yè)知識(shí)和專業(yè)設(shè)備，沒有引起高度關(guān)注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長(zhǎng)期以來，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維模式，想要進(jìn)行電子檔案認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變，就必須要構(gòu)建新的電子檔案管理運(yùn)用思想模式，把“后現(xiàn)代管理觀念”運(yùn)用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的“現(xiàn)代管理觀念”。

（二）保存壽命的差異。紙質(zhì)文件的字跡、制成材料及字跡材料將會(huì)永遠(yuǎn)的成為一體。它的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內(nèi)部因素、保護(hù)環(huán)境對(duì)它的使用壽命有影響，但起到關(guān)鍵影響的要數(shù)技術(shù)革新。電子文件的形成就要依賴于計(jì)算機(jī)將載體和信息結(jié)合，它的識(shí)別也需要通過計(jì)算機(jī)。

（三）保護(hù)措施的差異。當(dāng)前，防和治是紙質(zhì)檔案最為重要的保護(hù)措施。防指的是減少或杜絕不利因素對(duì)檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護(hù)環(huán)境的保護(hù)措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長(zhǎng)久保存因素的檔案，盡可能修復(fù)損壞檔案，使其恢復(fù)原貌，同時(shí)，加強(qiáng)檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質(zhì)檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長(zhǎng)期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據(jù)展開維護(hù)。

（四）自然保存環(huán)境對(duì)載體影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案在載體性質(zhì)上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。

1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案有著不同的載體性質(zhì)，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談?wù)劀囟群蜐穸仁侨绾斡绊懠垙埖?，高溫高濕可以加快紙張的水解—氧化反?yīng)，內(nèi)部化學(xué)反應(yīng)使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴(kuò)散的現(xiàn)象。而溫度和濕度對(duì)電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時(shí)會(huì)加快各種因素的作用，進(jìn)而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長(zhǎng)期處于高溫環(huán)境，它可能就會(huì)發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會(huì)造成聚酯盤基膨脹或收縮，進(jìn)行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細(xì)微彎曲，數(shù)據(jù)讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當(dāng)處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結(jié)論：溫度、濕度對(duì)紙質(zhì)檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。

2.灰塵影響的差異。灰塵給紙張帶來的負(fù)面影響是很多的，包括機(jī)械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結(jié)成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個(gè)方面：一是物理損壞，二是化學(xué)損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學(xué)損壞主要由灰塵中的化學(xué)成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因?yàn)榛覊m作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸對(duì)磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。

3.外來磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)影響的差異。對(duì)紙質(zhì)檔案來說，機(jī)械振動(dòng)、磁場(chǎng)對(duì)其是沒有影響的。對(duì)電子檔案來說，機(jī)械振動(dòng)、磁場(chǎng)對(duì)其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度決定著信息的記錄和讀取。當(dāng)磁性涂層剩磁消失時(shí)，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場(chǎng)的作用，其結(jié)果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號(hào)失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個(gè)客觀事實(shí)是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動(dòng)機(jī)、電視機(jī)等。因此，進(jìn)行電子檔案保存時(shí)，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，要盡可能地避免外磁場(chǎng)影響、避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

（五）管理人員素質(zhì)要求的差異。與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴(yán)格的技術(shù)、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術(shù)。

二、電子檔案的安全管理策略

（一）改善電子檔案宏觀管理的對(duì)策。主要有以下3點(diǎn)：

1.加快相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定。當(dāng)前，電子檔案管理需要相對(duì)復(fù)雜的技術(shù)環(huán)境，因而采用更加科學(xué)、更加標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，這樣管理起來才會(huì)更加全面、細(xì)致。為了推進(jìn)電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲(chǔ)和保管，后者對(duì)電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進(jìn)行了細(xì)致的規(guī)定。

2.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)工作。電子檔案管理的一個(gè)重中之重就是電子檔案的安全防護(hù)工作，一是要想做好安全防護(hù)工作就需要嚴(yán)格把關(guān)信息存儲(chǔ)載體制成材料，電子檔案制成材料的質(zhì)量直接關(guān)系到電子檔案載體的保存壽命的長(zhǎng)短。二是從環(huán)境和設(shè)備的安全、良好的室內(nèi)環(huán)境、機(jī)器設(shè)備和磁介質(zhì)處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)體安全。三是從使用權(quán)限、文件屬性、登錄限制等方面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，這樣的話就有利于服務(wù)器文件、數(shù)據(jù)的保護(hù)。四是重視、做好數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面預(yù)防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢測(cè)，看是否存在病毒。

3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。近年來，社會(huì)更加青睞于辦公自動(dòng)化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理知識(shí)，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識(shí)，如此才能很好地順應(yīng)時(shí)代潮流，促進(jìn)電子檔案的安全管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對(duì)檔案人員電子文件和電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。同時(shí)，組織檔案人員去相關(guān)單位學(xué)習(xí)、交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)好的經(jīng)驗(yàn)推廣，從而培養(yǎng)更多高素質(zhì)、高能力的檔案人員。

（二）改善電子文件微觀管理的對(duì)策。主要有以下3點(diǎn)：

1.檔案管理工作提前介入電子文件的運(yùn)作和管理中。由于電子文件的獨(dú)特特征，檔案管理的要求應(yīng)該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案保管分段管理目標(biāo)，正積極采取有針對(duì)性的策略。要想實(shí)現(xiàn)電子文件的連續(xù)管理就必須有科學(xué)的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運(yùn)行、歸檔應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并制定相關(guān)人員或?qū)ｉT機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時(shí)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)、設(shè)備環(huán)境進(jìn)行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔；長(zhǎng)期保管的電子文件與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案需要統(tǒng)一歸檔；對(duì)已歸檔的電子文件采取科學(xué)的技術(shù)管理措施和制定嚴(yán)格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實(shí)性、完整性得到保障。

2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行集中管理，那樣的話會(huì)帶來許多不必要的麻煩，如設(shè)備的頻繁更新會(huì)造成資金的浪費(fèi)，此外，當(dāng)設(shè)備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔，而集中管理是定期管理，會(huì)帶來成本增加、效率降低等一系列負(fù)面影響，正是因?yàn)檫@些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當(dāng)前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認(rèn)可。但一些辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了分布式管理，電子文件的實(shí)時(shí)歸檔也運(yùn)用了這樣的方式。

3.電子檔案真實(shí)性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動(dòng)、隨意地更換載體，因而要想實(shí)現(xiàn)電子檔案的真實(shí)管理就需要采取一些有針對(duì)性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數(shù)電子簽章。2004年4月，國務(wù)院信息化辦公室向中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務(wù)書，電子簽章具有法律效應(yīng)，電子合同、電子文件的形式要與相關(guān)規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實(shí)性。

三、結(jié)語

要想做好電子檔案的安全保護(hù)及管理工作，需要對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨(dú)特的保管方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能說明認(rèn)識(shí)到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質(zhì)檔案管理的重要性。當(dāng)社會(huì)上出現(xiàn)大量電子檔案時(shí)，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質(zhì)檔案管理，合理、科學(xué)地開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還將促進(jìn)電子檔案時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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