謝家祝

摘 要：檔案資源的開發(fā)利用屬于檔案管理工作中的重要內(nèi)容，而檔案利用水平是評價(jià)檔案管理工作的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案利用效率一般來說即是檔案材料和庫存的檔案、檔案有效價(jià)值、開發(fā)利用單位勞動(dòng)量和利用服務(wù)單位勞動(dòng)時(shí)間的比例。檔案利用效率在很大程度上會(huì)受到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的影響，同時(shí)也反作用于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，具有十分明顯的時(shí)代特征。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，探討了如何有效促進(jìn)檔案資源利用效率提升的策略。

關(guān)鍵詞：檔案資源；利用效率；提升策略

檔案管理工作以及檔案材料的價(jià)值怎樣真正的凸顯，將其有效的轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價(jià)值屬于檔案管理工作一直追求的目標(biāo)。檔案現(xiàn)實(shí)價(jià)值的開發(fā)即檔案有效利用主要是借助于檔案管理工作或檔案服務(wù)來達(dá)到的，對檔案價(jià)值的評價(jià)從某種程度上而言也取決于對檔案材料管理利用的評價(jià)。

1 制約檔案資源利用效率提升的因素

第一，法律法規(guī)不健全。因?yàn)楝F(xiàn)階段國內(nèi)對于檔案管理和開發(fā)利用相關(guān)的政策法規(guī)不是非常全面，例如說《政府信息公開條例》中要求，政府信息作為現(xiàn)行文件能夠開放，而在進(jìn)行歸檔之后必須受到檔案保存期限的制約，當(dāng)前國內(nèi)檔案保密期最長可達(dá)30年，這就在很大程度上阻礙了檔案材料的有效利用。

第二，檔案管理部門重視不足。過去的檔案管理偏向于管而忽略利用，開放利用范圍較小，導(dǎo)致檔案管理部門沒有認(rèn)識到檔案利用的重要性。其一是宣傳不到位導(dǎo)致相關(guān)人員開發(fā)利用意識不足，其二是因?yàn)樯鐣?huì)公眾對檔案工作了解太少，造成檔案部門不受關(guān)注。

第三，社會(huì)公眾沒有樹立檔案意識。廣大人民群眾對檔案工作的了解程度和檔案利用效率之間屬于正比關(guān)系，現(xiàn)階段很多時(shí)候人們在需要利用檔案材料時(shí)也不能第一時(shí)間想到，一提到檔案管理，大部分都和保密工作聯(lián)系到一起。甚至連很多專家學(xué)者需要進(jìn)行學(xué)術(shù)研究時(shí)也僅僅是到圖書館查閱資料，很少去檔案館。

第四，檔案管理人員專業(yè)能力有待提升。部分檔案管理工作人員認(rèn)為自己工作不受重視，工作中安于現(xiàn)狀，存在懈怠心理。目前一部分檔案管理人員自己不主動(dòng)學(xué)習(xí)吸取新的業(yè)務(wù)技術(shù)，對計(jì)算機(jī)操作不熟悉，無法應(yīng)用現(xiàn)代化的方式開展工作。

2 新時(shí)期對檔案資源利用的新要求

一方面，檔案資源的利用應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指引，努力開拓創(chuàng)新。十八大報(bào)告中要求我們必須堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，即是一切工作必須要彰顯出時(shí)代性，充分把握時(shí)代發(fā)展脈搏，具有創(chuàng)造性思維。檔案資源的開發(fā)利用必須要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，就應(yīng)當(dāng)善于打破常規(guī)，用于開拓創(chuàng)新，對社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新情況和新問題進(jìn)行深入細(xì)致的分析，對人民群眾的工作生活的變化進(jìn)行充分調(diào)研。從而更準(zhǔn)確的評估這些變化對檔案資源利用工作帶來的影響，逐漸總結(jié)積累經(jīng)驗(yàn)，研究出新時(shí)期檔案工作的有效策略，永葆檔案管理工作的生機(jī)與活力[1]。

另一方面，檔案資源的開發(fā)利用應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持落實(shí)三個(gè)代表的要求，進(jìn)一步促進(jìn)自身服務(wù)質(zhì)量的提升。堅(jiān)持黨的先進(jìn)行屬于落實(shí)三個(gè)代表重要思想的核心要求，始終代表中國先進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展要求，代表中國先進(jìn)文化的前進(jìn)方向，代表中國最廣大人民的根本利益，是黨先進(jìn)性的根本標(biāo)志和要求。因此，檔案資料利用工作也應(yīng)當(dāng)真正提高到新的水平，要成為促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的重要助推力量，成為服務(wù)廣大人民群眾的精神文化，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。

3 提升檔案資源利用效率的對策

3.1 更新觀念

要盡快轉(zhuǎn)變過去的陳舊思想理念，主動(dòng)樹立戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移意識，從思想認(rèn)識到工作實(shí)踐，從過去重視保存到重視檔案資源開發(fā)的轉(zhuǎn)移，真正做好重利用的工作。主動(dòng)樹立開拓性服務(wù)意思，真正正確的處理好檔案資源利用和保密之間的關(guān)系。主動(dòng)樹立服務(wù)意識，真正避免存在過去那種“閉門等客”的問題，通過有效措施向社會(huì)宣傳檔案工作，讓社會(huì)公眾能夠了解熟悉檔案工作，變“死”資料為“活”材料，變歷史作用為現(xiàn)實(shí)作用。主動(dòng)樹立全面服務(wù)理念，消除過去那種有多少檔案提供多少服務(wù)，要結(jié)合社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展形勢以及對檔案工作的實(shí)際要求，不斷提升利用效率[2]。

3.2 創(chuàng)新機(jī)制

結(jié)合新時(shí)期的實(shí)際需求，轉(zhuǎn)變過去的檔案管理工作方式，改善工作作風(fēng)，構(gòu)建全面完善的檔案開發(fā)利用制度，對于促進(jìn)檔案資源利用效率的提升具有非常重要的作用。比如說可以實(shí)施全天無假日服務(wù)制度，滿足廣大檔案使用者的利用需求；采取跟蹤服務(wù)制度，結(jié)合實(shí)際需要提供更加全面性的服務(wù)，承擔(dān)更多的服務(wù)項(xiàng)目，帶來全程化的檔案服務(wù)；可積極組織進(jìn)行教育培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流以及參觀學(xué)習(xí)活動(dòng)，開展檔案知識、檔案業(yè)務(wù)和專題教育活動(dòng)，提高廣大社會(huì)公眾對于檔案事業(yè)的了解，拉近社會(huì)公眾與檔案之間的距離，充分發(fā)揮出檔案材料的育人功能；貫徹落實(shí)各項(xiàng)政策規(guī)定，確保檔案資源利用工作能夠有法可依。

3.3 創(chuàng)造條件

第一，創(chuàng)造良好的檔案利用環(huán)境。良好的環(huán)境可以吸引更多的檔案使用者，寬敞清潔的檔案利用場地可以容納更多的檔案需求者，充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值；文化標(biāo)志性檔案建筑能夠凸顯出檔案的文化價(jià)值。第二，積極應(yīng)用創(chuàng)新的服務(wù)方式，促進(jìn)檔案資源利用效率的提升，借助于各種現(xiàn)代化技術(shù)手段，推動(dòng)檔案資源管理利用的信息化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)施計(jì)算機(jī)操作檢索檔案，借助于互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行檔案信息的傳遞，讓使用者能夠通過網(wǎng)絡(luò)方便的獲得所需要的檔案信息。第四，建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力和工作水平，發(fā)揮出其主觀能動(dòng)性，這是促進(jìn)檔案利用效率提升的有效策略。

3.4 重視編研

檔案編研屬于檔案管理利用工作中的重要內(nèi)容，屬于現(xiàn)代化檔案管理的重要一環(huán)，是從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù)的具體實(shí)踐，同時(shí)也是進(jìn)一步挖掘檔案材料利用價(jià)值的科學(xué)載體。在新時(shí)期下，我們應(yīng)當(dāng)主動(dòng)樹立現(xiàn)代化的工作理念，轉(zhuǎn)移檔案管理利用工作重心，積極挖掘檔案情報(bào)，利用檔案信息，開發(fā)出一大批具有較強(qiáng)指導(dǎo)性和實(shí)用性的檔案編研成果。要根據(jù)新時(shí)期的工作需要，結(jié)合庫藏檔案資源情況，有步驟有計(jì)劃的提出編研課題，為三個(gè)文明建設(shè)服務(wù)。應(yīng)當(dāng)結(jié)合本地區(qū)和本單位的具體情況，凸顯編研特色，提升編研效率，增強(qiáng)研究精神，掌握重要技能，努力促進(jìn)檔案編研工作質(zhì)量的提升，力求多出精品[3]。

3.5 加大投入

進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作的信息化現(xiàn)代化建設(shè)。近年來檔案管理工作服務(wù)范圍逐漸拓展，各種檔案材料越來越多，類型也更加多元化。在新時(shí)期下如果依舊采取過去的傳統(tǒng)管理利用方式，比如會(huì)阻礙檔案事業(yè)的發(fā)展，也難以確保檔案材料的完整性。所以為更好的提供檔案利用服務(wù)，必須要加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入，完善軟硬件設(shè)施，讓各種檔案材料都可以實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化，建立計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)以及相匹配的操作軟件。

4 結(jié)語

總而言之，隨著近年來人民群眾檔案意識的不斷提升，檔案資源利用已經(jīng)逐漸從過去的封閉轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放性工作，檔案資源面向全社會(huì)提供服務(wù)，從而更好的滿足人們進(jìn)行科研、學(xué)術(shù)、工作等活動(dòng)的需求，促進(jìn)檔案工作的多元化發(fā)展。在新時(shí)期下我們必須要進(jìn)一步深入挖掘檔案資源，主動(dòng)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，讓檔案資源的潛在價(jià)值得以充分的發(fā)揮，另外還應(yīng)當(dāng)調(diào)動(dòng)所有可調(diào)動(dòng)的檔案信息資源，進(jìn)一步拓展檔案資源的利用范圍和開發(fā)利用內(nèi)容，推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)，真正保障檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]侯英，曹湘博，陳霞.整合利用信息化檔案資源提高醫(yī)院管理效率[J].中國科技信息，2014，（07）：254-257.

[2]王英.提高檔案利用水平服務(wù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展——淺談國土資源檔案館如何發(fā)揮檔案綜合利用效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（15）：39-40.

[3]吳加琪.基于DEA的我國國家綜合檔案館檔案資源開發(fā)利用效率評價(jià)[J].圖書情報(bào)工作網(wǎng)刊，2012，（03）：69-74.