崔艷明

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作有了很大的進(jìn)步。檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息資源建設(shè)得到加強(qiáng)；檔案部門進(jìn)一步適應(yīng)了社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，社會(huì)服務(wù)功能不斷拓寬，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)逐步增強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作；創(chuàng)新

1重視檔案管理體制改革的必然性

1、提高管理認(rèn)識(shí)。強(qiáng)化檔案管理工作和其他各個(gè)部門的積極配合，加大檔案管理工作的宣傳力度，強(qiáng)化信息資源意識(shí)，規(guī)范檔案工作中的具體行為，加強(qiáng)對(duì)工作專業(yè)性質(zhì)的認(rèn)識(shí)，提高自身水平，對(duì)其進(jìn)行不同類型的宣傳，提高效果，可是試著采用多媒體技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行搜集、分析以及利用。檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新宣傳形式，運(yùn)用現(xiàn)代高科技制作以不同的載體形式和傳播媒介向公眾展示展覽檔案資源，突出專題和典型宣傳。

2、掌握相關(guān)檔案管理知識(shí)。檔案工作者應(yīng)有重點(diǎn)地學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)，必須熟悉和掌握復(fù)印、縮微等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，不斷適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。檔案管理工作手段決定了它本身是一項(xiàng)服務(wù)性、條件性很強(qiáng)的工作，它不能通過(guò)服務(wù)對(duì)象直接產(chǎn)生效益而取得經(jīng)濟(jì)效益。

2現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中遺留的有關(guān)缺陷問(wèn)題

1、檔案管理理念不夠新穎

想要確保第一時(shí)間內(nèi)提升事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，第一要?jiǎng)?wù)就是革新其傳統(tǒng)的檔案管理理念，須知檔案管理絕非簡(jiǎn)單意義上的資料信息收集整合，與此同時(shí)，還必須及時(shí)構(gòu)建起管理和服務(wù)工作之間的轉(zhuǎn)接樞紐，保證即便是處于嚴(yán)重繁瑣紛亂的檔案信息之中，也能夠及時(shí)挖掘和整理出不同用戶所需的信息。但是現(xiàn)實(shí)往往不遂人愿，由于部分檔案管理職員理念過(guò)于陳舊落后，經(jīng)常會(huì)不自覺地將檔案管理和收藏工作混淆對(duì)待，過(guò)分地強(qiáng)調(diào)這部分檔案信息的私密特性，沒能為廣大客戶提供高效率且富有針對(duì)性的檔案服務(wù)；再就是部分管理主體過(guò)于保守，對(duì)于一些創(chuàng)新形式的檔案管理方式、理念等加以極力排斥，不能很好地迎合全新時(shí)代下檔案管理的創(chuàng)新趨勢(shì)，更加無(wú)法維持檔案管理工作應(yīng)有的時(shí)效與科學(xué)特性。

2、檔案管理程序存在嚴(yán)重漏洞

透過(guò)實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，如今我國(guó)事業(yè)單位檔案資源建設(shè)狀況不容樂觀，盡管說(shuō)部分檔案部門已然開展了檔案的信息化管理活動(dòng)，針對(duì)一系列檔案信息加以細(xì)致性梳理與整合，但是偏偏因?yàn)楣芾眢w制不夠健全，使得某些電子檔案資源屢屢遭受限制，無(wú)法切實(shí)發(fā)揮其對(duì)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展前景的影響作用。另外，還有許多檔案始終沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)收藏形式，這類陳舊的管理形式和大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)始終存在著較大的差距。特別是一些經(jīng)濟(jì)實(shí)力不強(qiáng)的事業(yè)單位，其檔案類型的劃分、保管等工作處理效率都十分低下。長(zhǎng)期下去，信息化技術(shù)對(duì)于檔案管理工作支持的優(yōu)勢(shì)無(wú)法全數(shù)發(fā)揮，使得檔案分類管理工作進(jìn)度嚴(yán)重滯后，這對(duì)于日后事業(yè)單位整體優(yōu)化升級(jí)，都會(huì)造成諸多消極性的影響。

3、檔案資源應(yīng)用效率過(guò)分低下

事業(yè)單位在正式組織內(nèi)部的檔案管理活動(dòng)期間，通常都會(huì)順勢(shì)延展出資料收集、數(shù)據(jù)整合、檔案歸納保管、信息檢索、檔案提取沿用等不同工序流程。而經(jīng)過(guò)信息技術(shù)推廣普及之后，也同步令事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作的重心發(fā)生了大范圍地波動(dòng)跡象，即透過(guò)傳統(tǒng)的檔案信息收集、整合、保管模式，過(guò)渡轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資源的可持續(xù)開發(fā)與應(yīng)用，進(jìn)一步為日后事業(yè)單位檔案管理實(shí)效大幅度提升，和管理模式多元化綻放等目標(biāo)貫徹，奠定基礎(chǔ)。歸結(jié)來(lái)講，如今我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的功能已經(jīng)朝著民生與服務(wù)等領(lǐng)域范疇拓展，但是透過(guò)如今大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理職能效應(yīng)觀察，顯然與上述目標(biāo)有著較大的差距。

3加強(qiáng)我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的有效措施

1、增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

增強(qiáng)企業(yè)全體職工的檔案管理意識(shí)，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，要把檔案管理納入重要議事日程，與企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)決策同等地位。大力宣傳檔案工作，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、人事管理部門、企業(yè)職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，更好地支持檔案管理工作。只有全面提高企業(yè)各部門對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，才能使檔案管理工作順利開展。

2、提高檔案信息利用率

檔案管理的最終目的就是提供信息利用服務(wù)，檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目標(biāo)，通過(guò)深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的利用率，為人力資源合理利用更好的服務(wù)。因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，使企業(yè)的檔案為企業(yè)人才選拔、員工繼續(xù)教育等工作服務(wù)。同時(shí)，積極開展多種活動(dòng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息資源。當(dāng)前，檔案利用者需要的不僅僅是單份的原始檔案資料，他們更需要系統(tǒng)的、有序的檔案信息，檔案管理人員將檔案信息進(jìn)行匯總，可以節(jié)約臨時(shí)查閱的時(shí)間。加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足檔案利用者的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其人力資源管理的作用。

3、健全檔案管理制度

隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵。我們必須建立與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)相適應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，使檔案管理與企業(yè)決策目標(biāo)均衡發(fā)展。

4、實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，利用計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。將檔案內(nèi)容按行政管理、人事管理、科研管理、儀器設(shè)備、財(cái)務(wù)管理等分門別類地輸入計(jì)算機(jī)，具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，使查閱檔案材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始勞動(dòng)變成在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問(wèn)題。這樣可以使檔案信息在現(xiàn)代化信息設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得積極效果。配備檔案掃描系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的由人工錄入資料的相對(duì)落后的做法，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，注重對(duì)現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，借鑒社會(huì)其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使企業(yè)檔案管理更加現(xiàn)代化。

5、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，企業(yè)要將檔案人員培養(yǎng)納入企業(yè)人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識(shí)水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理水平的提高。檔案管理人員在做好日常檔案收集工作的同時(shí)，要主動(dòng)豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，掌握檔案利用的新動(dòng)態(tài)，積極開辟檔案信息資源，樹立以檔案管理促企業(yè)發(fā)展的檔案管理理念。以滿足企業(yè)決策者和員工對(duì)檔案信息的需求。為使企業(yè)檔案管理工作能更好地為企業(yè)發(fā)展和人才培養(yǎng)服務(wù)，必須重視企業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化。

4結(jié)語(yǔ)

檔案業(yè)務(wù)是檔案工作者圍繞檔案，利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為單位內(nèi)部和外部服務(wù)的工作，是一個(gè)單位整體工作的組成部分，是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。隨著各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展，各單位對(duì)檔案的意識(shí)逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟?？梢哉f(shuō)，檔案信息作為一種人文資源，以其原始性、真實(shí)性、無(wú)可替代性的特點(diǎn)，在推動(dòng)各項(xiàng)工作發(fā)展中正彰現(xiàn)其積極的促進(jìn)作用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，以及我國(guó)各項(xiàng)改革的日益深化，檔案管理工作發(fā)生了巨大變化。為適應(yīng)新形勢(shì)，更好地發(fā)揮檔案的作用，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，檔案管理工作必須更新理念，在完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提高信息化管理水平和提高人員素質(zhì)等方面狠下功夫。