李盛麟
摘 要 本文就鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問題進行了重點分析,并針對性的提出了相關的解決措施,旨在為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作提出一些個性化的建議。
關鍵詞 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府 檔案管理 研究
中圖分類號:G275 文獻標識碼:A
1鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問題
1.1檔案管理工作意識不強
由于我國檔案管理工作的起步較晚,發(fā)展速度較慢,領導階層將精力集中在經濟建設方面,忽視了對檔案管理工作的重視,對檔案管理工作帶來的效益認識不到位,主要體現(xiàn)在兩個方面:一是他們認為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要圍繞經濟、社會保障等工作,檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府附帶工作,與主體工作的關系不大,鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府只需負責配合上級檔案管理部門的工作;二是他們把鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作等同于行政材料收集、整理和存放,是一項無需專業(yè)知識和技能的簡單工作,從而只需指定工作能力一般的員工負責即可,有些甚至沒有指派專人負責,而是采取臨時負責的形式。
1.2檔案收集工作不到位
首先,鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員對于檔案管理工作的重視不夠,對于檔案的收集和整理工作缺乏科學性和系統(tǒng)性,檔案存放雜亂無章,很容易出現(xiàn)丟失、亂擺亂放的現(xiàn)象,降低了檔案保存的完整性,同時也降低了檔案的利用率。其次,鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作人員對于檔案管理存檔的意識不強,很多資料沒有及時交給檔案管理人員,對一些重要的會議記錄及資料沒有進行完整的保存,久而久之造成資源的丟失,從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。
1.3檔案管理制度不健全
由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要職能是服務于地方經濟,因此,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理往往被認為是處于次要地位的“后勤工作”,鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府往往缺乏一套長期、規(guī)范的檔案管理制度,檔案管理往往具有很大的隨意性。一般表現(xiàn)為人員配備不齊,管理制度空白,獎懲機制缺失,檔案管理工作效率低下,即使部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)有相應的檔案管理制度,但這些制度也更多地注重外部層面的指示和要求,忽視了對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的實際需求,從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的服務功能。
1.4檔案管理人員業(yè)務素質有待提高
鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理人員一般是由黨政辦公室秘書兼任,或者為了應付檢查而臨時指定的,不管是哪一類,他們都是兼職性質的,他們的主要工作不是檔案管理,因此,在工作中普遍存在缺乏檔案管理專業(yè)知識,缺少檔案管理工作熱情,不熟悉檔案管理業(yè)務,對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集、歸類與整理等較為隨意。即使有部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員是專職的,一般情況下也是由年齡較大、文化技術水平較低的人員擔任,這部分人員思想保守,對現(xiàn)代化的檔案管理模式無法適應,從而制約了新的管理手段和技術在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作中的推廣和普及。
2加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的措施
2.1加強檔案宣傳教育工作
加強檔案管理的宣傳教育工作,是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案保存完整性的重要條件。組織政府工作人員學習相關的檔案法律、法規(guī),使工作人員都能夠意識到檔案管理工作的重要意義,積極的配合檔案管理人員進行日常的檔案收集、歸檔工作。搭建良好的交流平臺,使檔案管理人員之間進行積極的溝通與交流,提高自身的業(yè)務水平和道德素養(yǎng),提高檔案的利用率。
2.2做好檔案管理工作
首先,檔案管理人員要加強日常的風險防范意識,確保檔案收集、存檔等環(huán)節(jié)的安全性,提高安全意識。第二,建立完善的檔案管理制度,規(guī)范檔案管理人員的日常工作行為,領導階層應加強對檔案管理工作的監(jiān)督檢查,指派專人進行監(jiān)管,對借閱、歸檔等環(huán)節(jié)的手續(xù)進行定期、不定期的檢查,堅決杜絕檔案丟失、損壞等現(xiàn)象的出現(xiàn)。三是,要加強日常內部管理,確保檔案室安全。檔案室是檔案安全管理的重要陣地,要積極采取措施,安裝好防火、防盜設備,加強對消防和供水、供電線路的管理,確保檔案室安全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要對檔案的數(shù)量、質量、霉變等情況經常進行抽樣檢查,把安全管理責任制落到實處,確保檔案絕對安全。四是,要加強學習,不斷提高綜合素質。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員要有過硬的政治素質,嫻熟的業(yè)務技能和扎實的工作作風。
2.3提高檔案服務能力
檔案服務是檔案工作的重要目的,要不斷改進檔案服務工作,提高服務能力,切實增強檔案為經濟社會服務的功能。一是,要不斷明確服務方向。檔案管理人員要對檔案服務功能有更加全面的認識,既要為黨委和政府服務,也要為農村和農民服務。要主動提供檔案信息,明確服務方向。要掌握服務需求,積極主動開發(fā)檔案信息資源,定向提供專題服務,真正把群眾對檔案的需求作為服務的方向。二是,要不斷拓展服務領域。隨著我國經濟和社會建設的不斷發(fā)展,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在做好原有領域建檔服務的同時,積極做好新的領域的建檔服務。一方面,要重視現(xiàn)有檔案中的民生檔案資源的整合與開發(fā),綜合利用好現(xiàn)有的戶籍檔案、婚姻檔案、土地承包檔案、林權檔案、計生檔案、綜治檔案等。另一方面,要進一步拓展民生檔案的服務領域,切實做好近幾年新形成的新型合作醫(yī)療檔案,土地流轉檔案,民營企業(yè)檔案,農技推廣檔案,村級財務檔案等事關人民群眾生產生活的民生檔案,作為服務平臺,進行科學整合開發(fā)利用,為人民群眾利用檔案提供實實在在的服務。
2.4加強檔案工作領導
“鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人民政府應切實加強領導,把檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計劃和發(fā)展規(guī)劃,納入分管領導目標管理責任制,切實解決檔案庫房、設備和工作人員等實際問題。”同時適當加大對檔案事業(yè)建設的經費投入,將檔案經費開支列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政預算,完善考核激勵機制,把檔案事業(yè)建設納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會發(fā)展目標來進行評價考核,為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案事業(yè)又好、又快發(fā)展提供必要的保障。
參考文獻
[1] 李靜.政府檔案信息資源管理研究[J].辦公室業(yè)務,2014(13).