王芳玲

摘 要：中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，便于信息的存儲和利用，提升了檔案利用效率，對于學(xué)校未來發(fā)展至關(guān)重要。此次研究主要是闡述中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)策略，希望能為教學(xué)工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理；信息化建設(shè)；措施

中學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，一方面為學(xué)校的各項(xiàng)工作開展提供保障，另一方面有利于學(xué)校自身的長久發(fā)展。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)的普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足學(xué)校工作的開展需求。因此，學(xué)校必須意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，采取有效的手段做好檔案的信息化建設(shè)工作。

一、強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

中學(xué)學(xué)校管理人員必須對檔案管理工作提高重視程度，充分意識到檔案管理在學(xué)校教學(xué)工作中的重要作用，同時在學(xué)校的日常管理工作中，納入檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案管理更好地發(fā)揮出作用。強(qiáng)化中學(xué)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，有利于在日后的檔案信息化管理過程中，利用檔案便可以記錄學(xué)校師生以及相關(guān)的工作情況。同時，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)性建設(shè)，需要完善相關(guān)制度條例，以此確保檔案工作能夠?qū)崿F(xiàn)更好的監(jiān)管和保障。根據(jù)中學(xué)學(xué)校自身的實(shí)力和規(guī)模，制定切實(shí)可行的檔案管理流程，利用電子檔案管理的方式，有效地保管學(xué)校檔案，并且做好相關(guān)的監(jiān)督管理工作，將具體的責(zé)任落實(shí)到個人。此外，中學(xué)學(xué)校應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)辦公自動化，充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的存儲、查閱、修正等工作，以此提升檔案使用效率。為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性，可以利用電子存儲的方式替換傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。

二、積極引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才

中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)能否取得良好的效果，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力提出了較高的要求。所以，在信息化時代背景下，中學(xué)檔案管理人員必須做好檔案管理的創(chuàng)新工作，明確檔案管理的工作性質(zhì)。中學(xué)管理人員有必要展開培訓(xùn)教育工作，針對檔案管理人員做好計(jì)算機(jī)知識技術(shù)方面的培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠熟練靈活地運(yùn)用計(jì)算機(jī)，進(jìn)行檔案的傳輸和管理，以此提升管理質(zhì)量和效率。同時，中學(xué)學(xué)校應(yīng)當(dāng)有意識地引入一批高素質(zhì)、專業(yè)的檔案管理人員，更好地推動學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)。此外，對于一些檔案管理的新技術(shù)和新軟件加以利用，做好在崗檔案管理人員的技術(shù)教育，提升其技術(shù)能力。檔案管理人員自身應(yīng)當(dāng)具備良好的保密意識，嚴(yán)禁泄露檔案信息。學(xué)校需要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)結(jié)構(gòu)，以此提升檔案管理的整體質(zhì)量，強(qiáng)化檔案管理人員的技能和道德素質(zhì)，保持工作積極性。

三、進(jìn)一步完善檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理信息化建設(shè)，也就是采取信息化的檔案管理方式，但是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子化的檔案形式，需要耗費(fèi)大量的時間和精力，同時由于受到不同檔案類型的影響，致使電子文檔類型也存在區(qū)別?，F(xiàn)如今，文檔管理一體化系統(tǒng)不管是在結(jié)構(gòu)方面，還是在功能方面均存在區(qū)別，所以難以順利實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的共享，通用性與開放性均不夠完善，在技術(shù)檔案管理中常會存在問題。比如說，學(xué)校在投資使用某種軟件之后，在使用一段時間之后或者是重新編制，或者是放棄不用，一方面造成學(xué)校資金的浪費(fèi)，另一方面也會打擊中學(xué)實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)的信心，嚴(yán)重影響檔案管理人員的工作效率。所以，為了確保數(shù)字檔案具有良好的兼容性，有必要對業(yè)務(wù)規(guī)范和格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一形式，以此更加有效地進(jìn)行檔案管理。而中學(xué)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時，需要明確信息化建設(shè)目標(biāo)，完善標(biāo)準(zhǔn)化程序；要求檔案管理人員每天公示自己的工作，最大限度地利用管理軟件展開檔案工作。

四、做好檔案管理信息化建設(shè)的安全維護(hù)工作

中學(xué)檔案記錄著很多教師有效的實(shí)踐教學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及科研成果，具有非常高的利用價(jià)值，所以在檔案管理過程中必須提高重視程度。中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須意識到檔案面臨著風(fēng)險(xiǎn)的危險(xiǎn)，因此有必要做好檔案管理的安全防范措施，可以采取加密技術(shù)、電子信息恢復(fù)技術(shù)、防病毒入侵技術(shù)等安全防范技術(shù)，提升檔案管理的安全性。不僅于此，中學(xué)學(xué)校還可以完善異地備份制度，也就是在異地存放一份中學(xué)檔案，避免由于種種問題的發(fā)生，對檔案產(chǎn)生破壞，造成不必要的損失。比如說一些比較珍貴的電子檔案，可以有效結(jié)合異質(zhì)備份和同質(zhì)備份兩種方式，以縮微品的形式提升其保護(hù)效果。

總而言之，中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，是時代發(fā)展的需求。因此，為了推動檔案管理信息化建設(shè)，學(xué)校必須加以重視，增加人力和財(cái)力的投入，完善檔案管理的規(guī)章制度與安全保護(hù)措施，逐步落實(shí)檔案管理的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案的重要作用。

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