文·張艷菊 孫季平 徐曉瑩

淺談農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理與創(chuàng)新

文·張艷菊 孫季平 徐曉瑩

農(nóng)業(yè)科研檔案真實(shí)記錄了科研人員的研究活動，是科學(xué)技術(shù)共享的一種重要信息資源。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化是指全面應(yīng)用信息化技術(shù)，開發(fā)潛在的信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲的數(shù)字化和信息利用的網(wǎng)絡(luò)化。也就是通過一定的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將農(nóng)業(yè)科技工作者在農(nóng)業(yè)科研活動中形成的信息資源存儲在磁盤、光盤等載體中，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)共享，為廣大用戶提供豐富、便捷的檔案信息服務(wù)。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案信息化的意義

首先，能夠提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的效率，減少檔案資料整理所投入的人力、物力和精力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案的自動化管理。其次，有利于完善農(nóng)業(yè)科研檔案管理的工作方式，改變農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理雙軌制的傳統(tǒng)管理方法，確保電子文件的有效性和完整性，提高信息資源的管理效率和質(zhì)量并實(shí)現(xiàn)信息共享。再次，能夠提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息的開發(fā)利用效率，提供完善的公共服務(wù)，滿足科研人員的信息需求。最后，能夠確保農(nóng)業(yè)決策方向的正確性，有利于相關(guān)科技部門及時解決發(fā)展中存在的問題。因此，加快農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)，能使檔案的管理水平邁向新的高度，進(jìn)而為農(nóng)業(yè)科研創(chuàng)造出更多的社會和經(jīng)濟(jì)效益。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理觀念落后

部分農(nóng)業(yè)科研人員未充分認(rèn)識到農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重要性，忽視了原始科研資料的收集、記錄和整理。一些農(nóng)業(yè)科研人員將科研成果看做是個人的，不主動提交檔案資料，不配合檔案管理人員的工作，在很大程度上影響了檔案的完整性。一些農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)不重視農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，沒有配備專門的檔案管理人員，并缺乏相應(yīng)的檔案知識培訓(xùn)，降低了檔案管理工作的效率。

（二）管理方式落后

知識經(jīng)濟(jì)時代下，信息技術(shù)在農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中扮演著重要的角色。然而農(nóng)業(yè)科研檔案管理的實(shí)踐工作中，信息技術(shù)還未充分發(fā)揮其優(yōu)勢。一些科研機(jī)構(gòu)仍沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，輔以信息技術(shù)?；ヂ?lián)網(wǎng)時代下，農(nóng)業(yè)科研工作呈現(xiàn)出不同形式，越來越多的信息化資料涌入，這需要信息技術(shù)去完善相應(yīng)的檔案管理工作。尤其是現(xiàn)在的科研項(xiàng)目從申報到評審到總結(jié)都依附于信息技術(shù)，這類信息資源對傳統(tǒng)的檔案管理模式是一個巨大的挑戰(zhàn)。

（三）檔案利用率低

農(nóng)業(yè)科研檔案是科研的第一手資料，是科研工作人員長期工作中科研工作方法、經(jīng)驗(yàn)和成果的總結(jié)，具有十分寶貴的價值。目前農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)檔案管理信息化水平較低，信息資源共享欠缺。通過對農(nóng)業(yè)科研檔案采用信息技術(shù)收集和整理，科研工作者通過查閱前人的科研檔案，可快速地進(jìn)入科研研究活動中，進(jìn)而提高科研工作的效率，不斷創(chuàng)新科學(xué)研究。因此，應(yīng)當(dāng)借助信息技術(shù)，開發(fā)農(nóng)業(yè)科研檔案資源，實(shí)現(xiàn)其靜態(tài)到動態(tài)的轉(zhuǎn)變，發(fā)揮檔案資源的潛在價值，滿足不同層次科研人員的需求。

（四）管理忽視安全性

互聯(lián)網(wǎng)時代不可避免的面臨著資源的安全性問題。信息化高速發(fā)展的今天，農(nóng)業(yè)科研檔案也涌入電子化潮流，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)傳遞、交流信息資源時，因?yàn)楸Ｃ芄ぷ鞑坏轿恢率挂恍┍Ｃ苄再Y料泄露，給單位造成重大損失。

三、農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理創(chuàng)新思路

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)隊伍建設(shè)

農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)高度重視檔案信息化管理，施行常態(tài)化管理，落實(shí)分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。應(yīng)普及檔案管理信息化教育，加強(qiáng)對科研工作人員檔案知識的宣傳和培訓(xùn)。檔案管理人員應(yīng)同時具備專業(yè)的信息技術(shù)和農(nóng)業(yè)科研知識，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)新理論，通過運(yùn)用信息技術(shù)更好地管理檔案資源。

（二）創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)資源共享

信息時代下，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作逐步走向了自動化和數(shù)字化發(fā)展道路，因此應(yīng)該高度重視檔案管理的信息化建設(shè)。在科研單位內(nèi)部應(yīng)完善相應(yīng)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建全相應(yīng)的檔案管理體系；對外通過檔案信息資源數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)使檔案信息資源從“館藏”走向社會，通過資源共享為科研工作者和農(nóng)戶提供咨詢服務(wù)。

（三）深化檔案資源的開發(fā)利用，提高利用率

深度挖掘農(nóng)業(yè)科研檔案資源的潛在價值，是檔案管理工作的最終目的。農(nóng)業(yè)科研檔案包含大量的信息資源，通過共享可以為科研開發(fā)提供有用的信息，進(jìn)而創(chuàng)造良好的社會和經(jīng)濟(jì)效益。信息時代下，積極開發(fā)本單位原有的科研檔案，將可以共享的信息資源提供給用戶，充分發(fā)揮其在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動中的作用。另外通過計算機(jī)技術(shù)建立實(shí)用便捷的檢索系統(tǒng)，為科研人員提供有價值的咨詢服務(wù)。

（四）重視檔案安全管理，加強(qiáng)保密性

農(nóng)業(yè)科研檔案的管理往往實(shí)行紙質(zhì)版和電子版相結(jié)合的方式，電子文檔的安全管理是重中之重。為保證電子檔案信息的安全性，應(yīng)制定信息化管理的安全防范機(jī)制，對于檔案的使用和管理權(quán)限進(jìn)行約定。另外應(yīng)構(gòu)建電子文檔安全保密技術(shù)體系，建立安全監(jiān)測系統(tǒng)，施行備份機(jī)制，存儲傳輸加強(qiáng)保密。

信息時代高速發(fā)展的今天，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)積極的轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，依托信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理方式。加快檔案信息化建設(shè)的步伐，深化檔案資源的開發(fā)利用，提高管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，進(jìn)而推動農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展，為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科研生產(chǎn)活動做貢獻(xiàn)。

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（作者單位：德州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院）