繆建萍

摘要：檔案信息管理是現(xiàn)代檔案管理工作中不可或缺的一部分，為適應現(xiàn)代信息化管理的要求，電子信息在檔案管理工作中的開發(fā)與利用，是檔案管理工作走向規(guī)范化與科學化的客觀需要。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，主要針對檔案管理工作中存在的幾點問題進行分析，并提出相關的管理對策。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；管理系統(tǒng)；管理制度；

檔案管理工作是相對而言比較輕松的工作，可是隨著科學技術的不斷更新，科技給檔案管理的工作帶來了極大挑戰(zhàn)。檔案管理要求的是專業(yè)性，機密性，政策性為一體的工作。隨著信息技術的飛躍發(fā)展，檔案管理工作必須與時俱進，創(chuàng)新求變。新形勢下的檔案管理必須豐富檔案信息資源建設，提高檔案管理人員素質，創(chuàng)新檔案服務機制，強化檔案服務功能。

一、檔案管理工作中的幾點問題

檔案管理憑借其紛繁復雜的工作特點，一直以來受到人們的廣泛關注。檔案資源作為具有巨大價值的信息資源也被越來越多的人所重視，對檔案資源利用的同時，檔案的保密工作也更加受到重視。

（一）檔案管理工作意識淡薄

事業(yè)檔案管理工作是保證事業(yè)單位工作協(xié)調發(fā)展合理的重要保證，為單位人員調配提供理論依據(jù)，間接的提高了事業(yè)單位員工的工作效率，也是事業(yè)單位真實性的根源所在。但是，當前事業(yè)單位缺乏對檔案管理工作的重視，認為檔案管理工作可有可無，所以缺少認真管理的態(tài)度和工作程序，還存在秩序混亂的現(xiàn)象。而且，檔案管理容易存在漏洞和缺陷，導致檔案內容真實性難以保證，不能從根本上實現(xiàn)人員的科學調動與調配，導致事業(yè)單位人力資源調整存在問題，影響事業(yè)單位人事檔案管理工作的進一步發(fā)展。此外，由于事業(yè)單位領導及個人沒有對檔案管理工作起到應有的重視，導致檔案管理工作流于形式，進而致使檔案管理工作無計劃性、無目的性，嚴重制約了事業(yè)單位的健康發(fā)展[3]。

（二）檔案資料收集不齊全

檔案在國民經(jīng)濟發(fā)展、文化創(chuàng)新、科技進步等方面具有積極的影響作用。在日常生活中，很少人會去檢索檔案，也就不會發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題。其實，也就是因為檔案收集的不夠齊全，資料不齊全就不會有人去查詢。這是對檔案管理工作一個極大的挑戰(zhàn)。一些必要的信息沒有及時的收集到，這就會造成檔案中一部分信息的缺失，容易導致信息的準確度不夠高。因此在檔案工作人員收集檔案時往往會發(fā)生收不到，收不齊的情況發(fā)生，一些必要歸檔的信息就會遺漏。

（三）管理人員專業(yè)素質較低

檔案是信息與載體的統(tǒng)一體，是存貯和傳遞信息的工具。當前，我們大部分單位已經(jīng)有了一支穩(wěn)定的檔案管理干部隊伍，可是這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質都不夠高，絕大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂、借閱、轉遞等業(yè)務不太熟悉，還不能適應新時代開展檔案管理工作的需要，而且大多數(shù)管檔都是兼職檔案員，他們身兼多職，對檔案工作精力投入明顯不夠，只是完成了將材料放入檔案盒這樣的日常實務，沒有及時規(guī)范整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。而且有的單位換人很頻繁，有的交接不及時、不到位。其次一些歸入檔案的材料真實性存在質疑，有些材料收集不齊全，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

二、檔案管理工作的對策和建議

檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質，加強檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中，使得檔案管理更加科學規(guī)范化。

（一）提升檔案管理水平

伴隨檔案信息管理過程中現(xiàn)代技術與專業(yè)軟件的推廣使用，提高檔案管理人員綜合素質是當前加強檔案信息管理工作的重要舉措。一是配備責任心強、懂專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作專業(yè)性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有運用現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業(yè)知識，給大腦“充電”，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。二是掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現(xiàn)代科技手段和先進管理技術，以適應現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。三是檔案管理工作要運用信息網(wǎng)絡技術。檔案記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

（二）嚴格管理制度

檔案是出于人類存貯信息的需要而產(chǎn)生和發(fā)展起來的，是一種信息資源。檔案資料擁有專業(yè)性、不間斷性、高技術性、隱秘性等特征，由此，確定了檔案管理工作職責的重要性。因為檔案管理的復雜性與機密性，對全部檔案都要實施集中管理、統(tǒng)一存儲管理形式。在以往的幾年里，常常由于管理不仔細使得檔案遺失與缺損的狀況產(chǎn)生，造成單位與個人發(fā)生不可彌補的損耗。為了盡最大努力防止這種情況的出現(xiàn)，檔案管理要集中統(tǒng)一管理形式，設置專業(yè)檔案室，配備全封閉式集中架儲存設施，設置專門檔案管理者集中立卷、集中歸檔、集中整理、集中存儲，生成檔案管理“一條線”的管理體制與“統(tǒng)抓統(tǒng)管”的工作局面，確保了檔案管理工作的健康進行。

（三）加強檔案館的安全與防護

社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。首先，加強檔案館的安全管理。提高檔案人員的安全防范意識。要時時進行防火安全教育，警鐘長鳴，建立嚴格的規(guī)章制度，每庫必備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長期有效。其次、科學儲藏保護，做好檔案的防霉、防蛀與空氣凈化。科學儲藏保護，防霉、防蛀、防塵也是檔案管理工作的重要任務之一。檔案庫房應采用密封的檔案密集架或檔案柜來存放檔案。因霉菌在高溫高濕的環(huán)境中繁殖很快，所以采用空調來調節(jié)庫房的溫濕度是降溫、除濕、防霉的最好方法。每個庫房內應設有兩處溫濕傳感器，通過區(qū)域網(wǎng)與總控制主計算機相連，對庫房溫濕度實施二十四小時監(jiān)控。

結束語

隨著社會迅速發(fā)展，科學技術日新月異，使得檔案管理的發(fā)展面臨著空前的機遇和嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案人員應該建立與時代合拍的檔案意識，建立健全檔案管理的創(chuàng)新思維，開展創(chuàng)新實踐的理念，對檔案管理的現(xiàn)狀特點要求做到心中有數(shù)，端正思想，以積極的態(tài)度去創(chuàng)新去摸索，做到穩(wěn)中有升，穩(wěn)步前進，不斷地在這條道路上取得更優(yōu)秀的成就。

參考文獻

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[3]王恩軍，李娜，白八斤.新時期地方院校人事檔案管理工作的問題與對策―以河西學院人事檔案管理為例[J].河西學院學報，2011，（05）.

[4]張瑞麗.現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].中國科技信息，2011，（07）