于海鳳

摘 要：伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言，如何推進(jìn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型，如何實(shí)現(xiàn)便捷、高效的事業(yè)單位檔案信息化管理。已經(jīng)成為他們所需要認(rèn)真思考以及解決的問(wèn)題。而以推動(dòng)檔案信息化建設(shè)適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)代化需求，真正改變傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作的缺點(diǎn)和弊端。從而，在保障檔案原始內(nèi)容的前提下，真正優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理方式。本文依據(jù)事業(yè)單位檔案管理信息化在實(shí)際工作中所出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化工作的需求，提出了一些相應(yīng)的解決方案和建議。以期對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化工作，提供參考和借鑒的價(jià)值和意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以及網(wǎng)絡(luò)信息化的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化已經(jīng)成為計(jì)算機(jī)科技發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，為適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)代化需求，充分開(kāi)發(fā)事業(yè)單位檔案信息資源，已經(jīng)是必然的。為提高檔案信息資源的共享性，提高事業(yè)單位辦公、運(yùn)作的工作效率，如何搞好事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，已經(jīng)成為事業(yè)單位所必不可少的。本文根據(jù)實(shí)際檔案管理工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題，提出了自己的觀點(diǎn)和看法。并從實(shí)際出發(fā)，依據(jù)現(xiàn)實(shí)的生活需要，提出了相應(yīng)的解決辦法和個(gè)人建議。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.1 檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面的優(yōu)勢(shì)

以紙質(zhì)為媒介、以人工錄入為方式的傳統(tǒng)的檔案記載，紙張極易變薄變脆，給信息資源采集、存儲(chǔ)、管理等諸多工作帶來(lái)極大的困難。而信息化的檔案管理工作，可以建立電子、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子錄入的方式有利于加強(qiáng)信息的管理，從本質(zhì)上改變了檔案信息管理的方式和途徑。檔案可以存儲(chǔ)到電子磁盤(pán)中，檔案所占的空間較小，便于儲(chǔ)存和信息管理。對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境的要求也越來(lái)越低，因此信息化管理的滲透，必然也證明了紙質(zhì)化管理所帶來(lái)的一系列的弊端。從檔案存儲(chǔ)環(huán)境方面而言，信息化的檔案管理工作對(duì)環(huán)境要求不高，有利于儲(chǔ)存工作的開(kāi)展。

1.2 檔案在使用和查詢(xún)方面的優(yōu)勢(shì)

作為事業(yè)單位的重要組成部分的事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。如何正確而高效地管理和運(yùn)用這些資源，實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)存與運(yùn)用，提高資源的共享性，已經(jīng)成為檔案使用和查詢(xún)方面所需要考慮得問(wèn)題。而傳統(tǒng)的檔案在使用和查詢(xún)方面存在著許多問(wèn)題，諸如紙張老化，手續(xù)相當(dāng)復(fù)雜等問(wèn)題。為了能夠極大地提高了檔案資源的利用率，簡(jiǎn)化檔案使用的流程，信息化檔案管理在使用和查詢(xún)上都會(huì)發(fā)揮著極大的作用。

2 我國(guó)事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀以及任務(wù)

我國(guó)事業(yè)單位檔案工作的硬件設(shè)施日趨完備，為保障檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，推動(dòng)“無(wú)紙化”辦公的步伐日益加快。我們必須認(rèn)清楚我國(guó)事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀。而我們必須要認(rèn)識(shí)到我國(guó)事業(yè)單位檔案工作所存在的問(wèn)題如信息資源少。傳統(tǒng)檔案的管理方式，紙質(zhì)版的信息資料填寫(xiě)內(nèi)容有限，整理不方便。更新周期長(zhǎng)。由于大部分的事業(yè)單位缺乏對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。因此，會(huì)導(dǎo)致檔案工作的更新不便，周期過(guò)長(zhǎng)。直接影響整個(gè)檔案信息的處理和資源的共享。使用率過(guò)低。由于傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的弊端，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息不足，從而直接影響事業(yè)單位檔案的使用率，直接影響事業(yè)單位檔案的發(fā)展速度。

當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息資源建設(shè)的任務(wù)。（1）事業(yè)單位檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和部分全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。不斷加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和完善，是為了滿(mǎn)足事業(yè)單位檔案管理部門(mén)的需要。而真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，要加強(qiáng)對(duì)那些現(xiàn)有檔案資源和特殊的檔案資源的信息化進(jìn)程推進(jìn)。而注重檔案資源管理的錄入工作，實(shí)現(xiàn)全部檔案資源的錄入和網(wǎng)上信息資源查詢(xún)更是極為重要的。（2）事業(yè)單位電子文件資源的入檔以及電子檔案的管理。適應(yīng)事業(yè)單位的工作規(guī)范化，加強(qiáng)電子檔案的安全性和保密性工作，是極其必要的。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位電子文件資源的入檔以及電子檔案的管理，是任何一個(gè)事業(yè)單位資源建設(shè)的重要任務(wù)之一。

3 深化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略研究

3.1 提高管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

提高管理人員的工作能力，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的各個(gè)進(jìn)程而言，都有著不可估量的作用。提高管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要加強(qiáng)對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，工作技能和綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，努力培養(yǎng)出符合工作實(shí)際需要的人才。提高檔案管理人員對(duì)檔案工作的重視程度。從思想上認(rèn)識(shí)到工作的重要性以及所需要注意的事項(xiàng)。注重對(duì)檔案管理人員各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)能力的考核。建立良好的考核制度，有利于培養(yǎng)高素質(zhì)的，符合崗位需要的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的人才。

3.2 加快檔案管理的硬件建設(shè)檔案管理硬件的建設(shè)

為了有效的保存檔案資料，性能穩(wěn)定的、受外界破壞不強(qiáng)的硬件設(shè)施是事業(yè)單位檔案管理部門(mén)所必備的。完成硬件建設(shè)，加大資金投放力度，不僅僅有利于檔案工作的管理，更是可以推進(jìn)有效的保存檔案資料。將高水平技術(shù)滲透到檔案管理工作中，充分發(fā)揮電子存儲(chǔ)的重要性，對(duì)于整體資料的儲(chǔ)存和管理具有重要的意義。因?yàn)榱己玫膬?chǔ)存容量足夠大的備份硬件，對(duì)于信息的錄入和儲(chǔ)存等諸多工作的開(kāi)展和進(jìn)行，都是很重要的。

3.3 完善事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)工作

提高事業(yè)單位檔案信息化水平和程度以及工作效率，要求我們必須做到。將加強(qiáng)重視檔案信息化建設(shè)，開(kāi)發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設(shè)備與開(kāi)發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件工作同步進(jìn)行，互相配合。

3.4 制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃

為推動(dòng)檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展，事業(yè)單位必須要注重檔案信息化系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃。充分考慮事業(yè)單位實(shí)際的人才信息需要，努力構(gòu)造一個(gè)符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的網(wǎng)絡(luò)管理模式。而這種網(wǎng)絡(luò)管理模式也要具有一定的靈活性和可擴(kuò)展性，符合整個(gè)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需要。

4 檔案管理現(xiàn)代化在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用

現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，推動(dòng)我國(guó)檔案管理信息化工作的開(kāi)展和完善。檔案管理模式、管理實(shí)體的轉(zhuǎn)變，一掃之前由于紙質(zhì)檔案資料管理所帶來(lái)的一系列的問(wèn)題。從檔案信息工作的加工、匯總、分類(lèi)等諸多階段去進(jìn)行管理，充分的考慮到外部客觀環(huán)境所帶來(lái)的問(wèn)題，真正實(shí)現(xiàn)資源的共享。對(duì)于提高工作效率，降低成本，都具有重大的意義。

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，對(duì)檔案實(shí)施數(shù)字化管理。對(duì)于事業(yè)單位組織建設(shè)、工作質(zhì)量提高、科研力量增強(qiáng)等等各項(xiàng)工作質(zhì)量的保障與提高，意義是極大的。事業(yè)單位檔案管理信息化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的產(chǎn)物，在一定程度上也可以成為社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的催化劑。為順應(yīng)我國(guó)時(shí)代發(fā)展潮流，將事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)貫穿整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部和外部各個(gè)方面，是極其有必要的。而本文則憑借事業(yè)單位檔案管理信息化在實(shí)際工作中所出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化工作的需求，使我們了解加強(qiáng)檔案信息化的需要，進(jìn)一步提出了相應(yīng)的解決方案與參考建議。

參考文獻(xiàn)

[1]張桂麗.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題[J].活力，2012（23）：48.