董妹

摘 要：隨著科學技術(shù)水平的穩(wěn)定提升，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生較大變化。實現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，為現(xiàn)代化發(fā)展進程中一種新潮流，因此，在本文中，針對事業(yè)單位檔案管理工作中產(chǎn)生的問題，為其提出有效的實施對策，保證在信息化、現(xiàn)代化發(fā)展趨勢下，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利實施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

事業(yè)單位檔案管理工作主要是對原有文件進行管理，利用現(xiàn)代信息手段，能夠?qū)崿F(xiàn)信息與資源之間的有效轉(zhuǎn)換，在對其保存過程中，實現(xiàn)良好的服務工作，對現(xiàn)代化社會進步與發(fā)展具有十分重要的作用。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題

其一，沒有對檔案信息資源合理開發(fā)。事業(yè)單位采集的檔案信息比較少，存在的重復性比較嚴重，整體的質(zhì)量需要提高。目前，我國雖然已經(jīng)構(gòu)建了多個信息化數(shù)據(jù)庫，但是，這些數(shù)據(jù)庫都沒有獲得良好的使用效果，還需要對其進一步開發(fā)[1]。

其二，沒有促進檔案信息的安全性。事業(yè)單位中存在的檔案信息與普通的檔案都是一致的，其中包括國家的機密文件，在管理工作中需要保證其安全。但是，在信息化建設工作中，有些事業(yè)單位沒有重視到檔案信息的安全性，導致信息自身存在就較大威脅性，影響其安全。甚至有些事業(yè)單位將信息進行公開，沒有按照相關(guān)規(guī)定進行管理，制約檔案信息的安全管理。

其三，檔案管理人員素質(zhì)較低。事業(yè)單位檔案管理工作中的人員缺少實踐經(jīng)驗，人員流動大，無法實現(xiàn)人員的長期工作。該形式下，導致檔案管理工作產(chǎn)生較大混亂現(xiàn)象，甚至丟失一些重要文件。

其四，檔案檢索效率較低。一般的檢索工作為計算機和手工檢索，與工作效率和設施存在較大關(guān)系。在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，計算機檢索能夠促進工作效率的提升，但是，有些事業(yè)單位還停留在手工檢索中，該工作需要投入大量的人力、物力，不僅影響了整體的實施效率，還導致檔案信息重疊信息的產(chǎn)生[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題的解決對策

2.1 制度規(guī)范的規(guī)范性

基于我國的基本國情，事業(yè)單位為特殊部門，其中的檔案管理部門為邊緣化機構(gòu)?；谙嚓P(guān)法律法規(guī)的分析，給檔案管理工作建立了明確的規(guī)定，所以，要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化，一定要遵循法律法規(guī)建設，使其在期間對其制約，這樣才能使事業(yè)單位的檔案管理工作有效執(zhí)行。同時，事業(yè)單位還需要根據(jù)實際發(fā)展情況，為自身制定科學、合理的管理制度，保證基于制度能夠?qū)Ω鱾€人員進行有效的培訓與約束。

2.2 規(guī)劃工作的合理性

對事業(yè)單位檔案管理工作的信息化進行合理規(guī)劃。期間，需要事業(yè)單位根據(jù)自身的發(fā)展情況，了解事業(yè)單位檔案信息化管理進程。在新時期發(fā)展下，雖然信息化建設為檔案管理工作提供較大便利條件，但執(zhí)行過程中不能太過隨意。在實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理工作前期，需要為其提出科學、合理的規(guī)劃。在實際規(guī)劃工作中，還需要根據(jù)實際發(fā)展情況，為其制定出信息化建設目標，這樣不僅能為檔案信息化管理工作的執(zhí)行提供便利條件，還能促進該工作的順利實施與有效進步[3]。

2.3 監(jiān)督制度的完善性

監(jiān)督制度能夠為事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展提供監(jiān)督與制約條件，保證工作執(zhí)行過程都能在合理范圍內(nèi)。一個完善的監(jiān)督制度需要增強工作人員的積極性、主動性，并為檔案信息與檔案資料提供安全保障。同時，事業(yè)單位還需要充分發(fā)揮內(nèi)部與外部的監(jiān)督工作，實現(xiàn)兩者的有效結(jié)合和發(fā)展，在該情況下，不僅能認識到檔案管理工作中存在的隱患，還能為其提供有效的實施方法，從而促進檔案信息化管理系統(tǒng)的高效構(gòu)建[54]。

2.4 人員素質(zhì)的全面提升

在現(xiàn)代社會不斷進步與發(fā)展下，事業(yè)單位的檔案管理工作實現(xiàn)的信息化，為了促進管理工作的有效執(zhí)行，檔案管理人員需要具備信息化管理方法和相關(guān)技能?；谠摴ぷ饕c，需要促進工作人員綜合素質(zhì)與自身能力的提升，并在檔案管理工作中，將服務作為主要的實施要素，掌握事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，對管理人員進行全方位培訓，保證能夠提高他們的綜合素質(zhì)與自身能力。不僅如此，在實際培訓工作中，還需要對傳統(tǒng)的檔案管理方式、知識結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，這樣才能在整體上促進工作人員綜合素質(zhì)的提升。

2.5 信息化網(wǎng)站的建設

檔案管理信息化網(wǎng)站的建立是將網(wǎng)頁作為主要形式，為工作人員的檔案工作提供良好的服務工作，保證工作人員在網(wǎng)絡上能夠查詢到相關(guān)信息。實現(xiàn)網(wǎng)絡化服務，還能為檔案管理工作提供新的方式，從而保證信息資源的有效傳遞。所以說，在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化網(wǎng)站為建設工作中的主要方式，該方式不僅促進更新能力、開發(fā)能力的獲取，適應當代社會的發(fā)展需要，還能為其提供大量的信息資源[5]。

2.6 管理工作的信息化增強

在信息化發(fā)展進程中，還需要將先進的科學技術(shù)與現(xiàn)代手段應用到事業(yè)單位檔案管理工作中，保證檔案管理工作效率與質(zhì)量的穩(wěn)步提升。事業(yè)單位檔案管理人員將計算機軟件作為輔助，促進檔案內(nèi)容與信息的更新化，保證各個檔案信息更準確。使用計算機軟件，還能利用圖片、聲像等展現(xiàn)檔案資料，在該情況下，不僅能實現(xiàn)檔案無紙化保存，還能減少資金與空間的使用。

2.7 管理工作的數(shù)字化實現(xiàn)

數(shù)字化管理工作為現(xiàn)代化進程中的主要部分，事業(yè)單位在檔案管理工作中，需要利用現(xiàn)代信息手段與相關(guān)信息，促進信息資源的數(shù)字化發(fā)展，保證能形成合理數(shù)據(jù)庫，促進服務工作的完好發(fā)展。同時，數(shù)字化管理工作的執(zhí)行還能優(yōu)化傳統(tǒng)的工作方法，實現(xiàn)傳統(tǒng)工作與現(xiàn)代工作的相互融合，從而實現(xiàn)共同進步與發(fā)展。

3 總結(jié)

在現(xiàn)代化社會經(jīng)濟水平不斷提升下，事業(yè)單位檔案管理工作產(chǎn)生一系列問題，為了對其有效解決，提出了信息化發(fā)展模式。該方式的執(zhí)行不僅能符合現(xiàn)代化發(fā)展需要，還能促進事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013（16）：128-128，129.

[2]項靜瑤.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2013（30）：214，216.

[3]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題[J].檔案管理，2011（4）：86.

[4]楊立.事業(yè)單位檔案管理信息化建設初探[J].卷宗，2016（7）：182-182.

[5]董晶晶.基于事業(yè)單位檔案管理信息化建設的“五個基礎”的相關(guān)探討[J].卷宗，2014（12）：71.