文/新鄉(xiāng)市中心醫(yī)院 李卉

淺析信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

文/新鄉(xiāng)市中心醫(yī)院 李卉

創(chuàng)新，是為了迎合當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展。不論是在教育、科技上都是離不開創(chuàng)新的，檔案事業(yè)的發(fā)展也是如此。檔案管理工作的創(chuàng)新是為了促進(jìn)檔案管理行業(yè)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。檔案管理作為基礎(chǔ)管理已經(jīng)受到重視，不完善的管理制度也浮現(xiàn)出來(lái)，做好檔案管理，對(duì)于企業(yè)、單位等都有著重要的意義。

信息時(shí)代；檔案管理；管理工作；工作創(chuàng)新

檔案工作對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)或是事業(yè)單位來(lái)說，起到推動(dòng)經(jīng)濟(jì)總量持續(xù)發(fā)展、加強(qiáng)文明建設(shè)以及維護(hù)廣大職工權(quán)益的重要作用。檔案是信息資源寶庫(kù)，可以為管理工作提供服務(wù)。檔案管理工作做好了，一方面管理人員及時(shí)了解單位整體狀況，適時(shí)調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)；另一方面有利于與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、檔案管理在當(dāng)前信息時(shí)代的概念

（一）檔案管理工作的重要性。檔案工作是各企事業(yè)單位管理工作的基礎(chǔ)，做好檔案管理工作，更新檔案管理理念，嘗試新的檔案管理方法，把檔案工作列入內(nèi)部管理基礎(chǔ)工程來(lái)對(duì)待。檔案管理工作通過規(guī)范化、信息化、安全化來(lái)體現(xiàn)它的作用。規(guī)范化的檔案管理有力地保證了案卷的質(zhì)量，在進(jìn)行人員培訓(xùn)、資料整理做集中管理，對(duì)文件分類登記造冊(cè)進(jìn)行掌控，為日常工作順利開展進(jìn)行鋪墊。同時(shí)，檔案管理借助信息化軟件有利于提高工作效率。在對(duì)文件進(jìn)行收集錄入時(shí)，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存公用的管理機(jī)制，利用信息化軟件讓檔案靈活運(yùn)用。正是因?yàn)闄n案的集中管理，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存?zhèn)浞?，?guī)避了傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)的弊端，不會(huì)因?yàn)榄h(huán)境影響、紙質(zhì)材料而縮短它的壽命。同時(shí)，在檔案閱讀環(huán)節(jié)上，不允許與本檔案無(wú)關(guān)的人員查閱檔案內(nèi)容，建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制來(lái)確保檔案的保密性。

（二）創(chuàng)新為檔案管理事業(yè)提供動(dòng)力。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)都會(huì)引進(jìn)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案工作的開展，既可以提高工作的效率，又可以減少工作中出現(xiàn)的失誤。電子信息技術(shù)促進(jìn)了檔案管理工作的革新，要求管理工作者積極主動(dòng)學(xué)習(xí)新的工作方式，不僅提升自身知識(shí)積累，也提升了相關(guān)單位的硬件設(shè)施，形成新的檔案管理觀念。如果一直依靠于傳統(tǒng)的管理觀念和管理方式，自身得不到技能的提高，工作效率也得不到提高。

（三）創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理行業(yè)進(jìn)步。傳統(tǒng)的檔案管理工作隨著時(shí)間的推移弊病隨之顯現(xiàn)出來(lái)。常見的現(xiàn)象比如因?yàn)闀r(shí)間長(zhǎng)的原因?qū)е录堎|(zhì)檔案的老化、損壞。再或者是向相關(guān)部門進(jìn)行申請(qǐng)時(shí)。需要工作人員幫忙查找才能使用檔案，不僅工作效率低，還很費(fèi)時(shí)、耗力。相反，創(chuàng)新后的檔案管理工作，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一保存并備份，只需要用戶信息就可以不受地點(diǎn)、時(shí)間的影響進(jìn)行查詢，既可以為用戶提供方便，也可以提高工作人員的辦事效率。

二、創(chuàng)新檔案管理的實(shí)施建議

（一）增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)。局限在傳統(tǒng)思想和傳統(tǒng)方式的檔案管理工作人員，在長(zhǎng)期面對(duì)單一、枯燥乏味的工作，閉門造車的結(jié)果是通常這些工作者缺乏創(chuàng)新意識(shí)和欲望，對(duì)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r、科學(xué)發(fā)展情況以及能否滿足社會(huì)發(fā)展一無(wú)所知。要想改變這種現(xiàn)狀，必須培養(yǎng)工作者創(chuàng)新意識(shí)，擺脫傳統(tǒng)思想的束縛。學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行輸入、輸出、檢索。提高檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，要讓檔案管理人員養(yǎng)成事前介入，積極參與的工作態(tài)度。

（二）擴(kuò)寬檔案管理服務(wù)的途徑。我們現(xiàn)在所處的信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息量大，傳播速度快，是可以實(shí)現(xiàn)和其他檔案管理單位聯(lián)網(wǎng)，建立一個(gè)信息資源共享，服務(wù)范圍擴(kuò)大的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，檔案管理部門還可以對(duì)服務(wù)方式和領(lǐng)域進(jìn)行擴(kuò)展，通過自身的強(qiáng)化、創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變成當(dāng)前社會(huì)所需要的“產(chǎn)品”。我們還可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立網(wǎng)站檔案吧，讓廣大群眾在休閑時(shí)間吸取檔案管理知識(shí)。這些創(chuàng)新不僅使老百姓體會(huì)到檔案創(chuàng)新帶的便利，也可以讓檔案管理工作者體驗(yàn)到信息時(shí)代的進(jìn)步，以及創(chuàng)新帶來(lái)的便利，從而提高工作效率。

（三）建立良性運(yùn)行機(jī)制。在創(chuàng)新檔案管理工作的過程中，工作人員發(fā)揮著重要的作用。為了加強(qiáng)檔案管理制度，提高工作效率，還需要提升工作人員的素質(zhì)。管理部門需要培養(yǎng)素質(zhì)過硬的檔案管理隊(duì)伍，讓工作人員熱愛自己的事業(yè)，大膽創(chuàng)新，同時(shí)掌握檔案管理行業(yè)的發(fā)展規(guī)律，并定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核。建立完善的管理制度實(shí)現(xiàn)規(guī)范化服務(wù)的目的，充分調(diào)動(dòng)工作人員對(duì)工作的積極性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，走檔案工作的可持續(xù)發(fā)展路線。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，想要實(shí)現(xiàn)新時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新就必須要從以下幾個(gè)方面著手，一是要明確檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)于企、事業(yè)單位管理的重要性，二是要加大對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)，三是要拓展檔案管理服務(wù)的服務(wù)路徑，最后對(duì)于任何管理新形式的工作內(nèi)容都需要建立一個(gè)合理的監(jiān)督管理機(jī)制，因此，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說，同樣需要重視建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制，只有著重從以上幾點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，才能真正實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新。

[1]梁曉龍,孫芳,王衛(wèi)國(guó).信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].中國(guó)市場(chǎng),2016(29)：239-240.

[2]楊彥杰.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(18)：126.

[3]鄧紅.信息時(shí)代檔案管理工作的實(shí)踐與創(chuàng)新[J].企業(yè)科技與發(fā)展,2017(02)：125-127.

[4]孟艷麗.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(03)：147.