劉曉燕++李海明++趙佳懷++李洪軍++李曉

[摘 要] 分析了冶金企業(yè)線下合同評審的問題，介紹了首鋼遷鋼在合同評審信息化建設中的基本思路、應用與研究。通過創(chuàng)建一體化在線合同評審系統(tǒng)，統(tǒng)一標準、牌號，實現(xiàn)自動化、規(guī)范化、標準化的在線評審。歷史式知識庫，實現(xiàn)歷史合同快速質(zhì)量設計及評審；規(guī)則式冶金知識庫，實現(xiàn)策劃式快速質(zhì)量設計和評審，與歷史知識庫形成互補，為客制化與大眾市場需求提供了最佳方案。最后，介紹了系統(tǒng)上線后的應用效果及發(fā)展趨勢。

[關(guān)鍵詞] 鋼鐵企業(yè)；在線合同評審；創(chuàng)新與實踐

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 032

[中圖分類號] F270.7；TP315 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）15- 0070- 02

1 前 言

合同評審是ISO 9000系列標準的要素之一，它是指供方在簽訂合同前，為了確保合同對產(chǎn)品質(zhì)量的要求定得合理、明確、而進行的系統(tǒng)評價活動。

受鋼鐵市場持續(xù)低迷等因素影響，鋼鐵市場小合同越來越多，特殊需求越來越復雜，人工經(jīng)驗式的合同評審已無法滿足多變市場的要求。實現(xiàn)在線合同評審，提高接單響應效率，提升接單能力，確保按質(zhì)按量按期交付，實現(xiàn)一體化的產(chǎn)銷，從產(chǎn)品制造商向綜合服務商轉(zhuǎn)變，全面提高企業(yè)盈利能力和資本運作能力，是實現(xiàn)鋼鐵業(yè)再上新水平、新臺階的重要支撐。

2 線下合同評審的問題

合同是貫穿于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程的一項復雜、多變、強調(diào)配合的工作任務，是連接客戶、企業(yè)、市場的紐帶，決定了企業(yè)生產(chǎn)、物流、成本及消耗之間的關(guān)系。合同的評審過程回答了客戶需要什么、要多少及何時要的問題，它是企業(yè)制定生產(chǎn)計劃的前提，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)調(diào)配資源、實現(xiàn)最佳投入產(chǎn)出比的重要手段。

目前，人工合同評審的方式已越來越難以滿足客戶的實際需求，鋼鐵企業(yè)亟需對現(xiàn)有合同評審的管理體制進行變革。越來越多的企業(yè)試圖通過梳理與優(yōu)化合同評審流程，建立科學的合同評審體系來提高企業(yè)競爭力。

鋼鐵企業(yè)傳統(tǒng)的線下合同評審模式存在以下主要的問題：

（1）評審環(huán)節(jié)長，信息反饋緩慢，效率低，從客戶到公司銷售代表都不能及時得知評審信息。

（2）評審各環(huán)節(jié)之間協(xié)同性差，存在部門壁壘，加上與客戶需求不同步，容易引發(fā)交付能力與客戶預期不符。

（3）合同評審規(guī)則簡單，無明確的合同優(yōu)先級排序準則，影響生產(chǎn)計劃編制的合理性，無合同設計，不可控。

3 基本思路

鋼鐵行業(yè)進入生產(chǎn)高度自動化、信息系統(tǒng)網(wǎng)絡化以及經(jīng)濟全球化時代，“以客戶為中心、以銷售為龍頭”，合同評審作為銜接銷售與制造的重要一環(huán)，對數(shù)據(jù)的可靠性、準確性和業(yè)務處理的規(guī)范性要求越來越高。

在線合同評審主要從工藝技術(shù)、生產(chǎn)能力、交貨時限、盈利水平等方面出發(fā)，全面評估用戶產(chǎn)品需求，考量公司是否有能力全面滿足客戶產(chǎn)品生產(chǎn)要求。為了實現(xiàn)系統(tǒng)化、自動化評審，快速響應客戶詢單需求，提升企業(yè)客戶服務水平，基本思路如下：

（1）創(chuàng)建一體化的在線評審平臺，統(tǒng)一標準、牌號，實現(xiàn)系統(tǒng)化、自動化、規(guī)范化、標準化的在線評審。

（2）質(zhì)量外設計和需求引導前沿化，結(jié)合整個產(chǎn)銷一體化及質(zhì)量體系重造評審流程，提高產(chǎn)品質(zhì)量管理水平。

（3）實現(xiàn)全面、分工、獨立、誠信的高效評審機制。

（4）優(yōu)化流程，技術(shù)評審和生產(chǎn)評審并行，結(jié)合自動評審方式，各司其職，實現(xiàn)標準化的高效分工，實現(xiàn)合同一體化管控。

（5） 基于代碼化的特殊需求管理， 實現(xiàn)質(zhì)量外設計（客戶需求識別）的規(guī)范管理。

（6）建立歷史式冶金知識庫，實現(xiàn)重復合同快速質(zhì)量設計及評審。

（7）基于規(guī)則建立規(guī)則式冶金知識庫，實現(xiàn)策劃式快速質(zhì)量設計和評審。

（8）融入動態(tài)加載和Excel操作經(jīng)驗的高效操作模式。

4 遷鋼在線合同評審系統(tǒng)的主要創(chuàng)新和實踐

4.1 在線合同評審主要內(nèi)容

評審主要內(nèi)容包括：銷售預評審、技術(shù)質(zhì)量評審、材料設計、余材充當、生產(chǎn)能力評審、評審工作流轉(zhuǎn)、交貨期預測、成本預測。評審流程涉及銷售、技術(shù)質(zhì)量、生產(chǎn)、財務等多部門之間的協(xié)同評審。

4.2 主要創(chuàng)新和實踐

在線合同評審業(yè)務的創(chuàng)新和實踐過程中，主要做法和效果如下：

（1）創(chuàng)建一體化的在線評審平臺。通過統(tǒng)一標準、牌號，實現(xiàn)系統(tǒng)化、自動化、規(guī)范化、標準化的在線評審，縮短合同評審時間、快速響應客戶需求。

（2）實現(xiàn)全面、分工、獨立、誠信的高效評審機制。結(jié)合產(chǎn)品和業(yè)務特色，確立了最優(yōu)評審流程，按產(chǎn)品特點及分類，設計獨立的評審流程，并且結(jié)合業(yè)務分工清晰了職責劃分，做實了專人專管。

（3）將技術(shù)評審和生產(chǎn)評審并行，實現(xiàn)標準化的高效分工。打破傳統(tǒng)的開會評審方式，創(chuàng)建新型線上評審流程，將技術(shù)評審和生產(chǎn)評審并行，各司其職，結(jié)合自動評審功能，實現(xiàn)標準化的高效分工。

（4）通過質(zhì)量外設計和需求引導前沿化，將客戶化產(chǎn)品質(zhì)量設計標準化、系統(tǒng)化。牽頭組織編寫熱軋訂貨手冊，結(jié)合產(chǎn)銷一體化重造評審流程，實現(xiàn)質(zhì)量外設計（客戶需求識別）的規(guī)范管理，重點突出“需求引導”，流程上通過“需求識別、需求評審、協(xié)議簽訂”，達到客戶化產(chǎn)品質(zhì)量設計標準化、系統(tǒng)化。

（5）建立冶金知識庫，實現(xiàn)專家在線知識積累、應用及傳承?；跉v史合同建立的精準性（歷史式）知識庫，實現(xiàn)歷史合同快速質(zhì)量設計及評審；基于規(guī)則建立的模糊式（規(guī)則式）冶金知識庫，進行總結(jié)和歸納，實現(xiàn)策劃式快速質(zhì)量設計和評審，與歷史知識庫形成互補。

（6）實現(xiàn)了銷售儲運自動評審、在線交貨期預、在線產(chǎn)能評審、在線成本評審，推進了合同的一體化管控。合同數(shù)據(jù)不落地，自動進行熱軋要料，實現(xiàn)了冷軋合同到熱軋原料的自動質(zhì)量設計；優(yōu)化余材取數(shù)程序，創(chuàng)建了快速、準確的在線余材充當規(guī)則，推進了成品集中充當，推進了合同的一體化管控。

5 應用效果

該系統(tǒng)于2014年10月在首鋼遷鋼上線運行，在遷鋼熱軋產(chǎn)品、冷硬產(chǎn)品、遷鋼硅鋼產(chǎn)品、順義汽車板和普板產(chǎn)品上進行了應用，涉及9家單位4個專業(yè)。從線下一周集中評審1～2次，平均評審周期2～3天，改為線上實時評審，運行兩年以來，合計在線評審8萬條合同。到2017年6月，評審時間縮短到了最短2分鐘，熱系平均0.17天，冷系平均0.7天。

創(chuàng)新性的融入動態(tài)加載和Excel操作經(jīng)驗的高效操作模式。構(gòu)建了基于歷史式和規(guī)則式冶金知識庫，歷史式知識庫的準確匹配，與規(guī)則式知識庫的經(jīng)驗推薦式互補的做法，在行業(yè)內(nèi)屬于首創(chuàng)，為客制化需求與大眾市場需求兩種形式提供了最佳的評審解決方案。

系統(tǒng)的上線運行達到了優(yōu)化業(yè)務流程，加快信息傳遞，深化資源共享，提高管理水平的目的，通過持續(xù)改進，起到了節(jié)能降耗、提高評審效率和合同兌現(xiàn)率的作用，產(chǎn)生了可觀的經(jīng)濟效益。

在系統(tǒng)的建設中，不光是實現(xiàn)了業(yè)務的線上處理，還大力培養(yǎng)既懂企業(yè)經(jīng)營管理，又懂信息技術(shù)的復合型人才。從前期調(diào)研、項目整體規(guī)劃、項目實施及后期系統(tǒng)維護，全程納入知識管理體系之中， 結(jié)合員工培訓，從而將其中產(chǎn)生的知識、經(jīng)驗留在企業(yè)內(nèi)部，實現(xiàn)知識在全企業(yè)的共享、傳承與不斷積累，使之成為鋼鐵企業(yè)的核心能力， 降低企業(yè)發(fā)展對人才的依賴。

6 發(fā)展趨勢

目前該系統(tǒng)平臺已經(jīng)擴展到首鋼京唐基地，未來擴展到首秦等基地，為一業(yè)多地的合同評審業(yè)務起到系統(tǒng)支撐；為集團合理安排運輸、生產(chǎn)資源、成本控制、質(zhì)量控制提供支撐。

在線合同評審系統(tǒng)不僅適用于鋼鐵行業(yè)的合同評審業(yè)務，隨著推廣工作的不斷深入，該功能將也同樣適用于煙草、石油石化等制造業(yè)的合同評審業(yè)務。

主要參考文獻

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