管先海+李興利

李興利：據(jù)媒體報(bào)道，馮先生1997年4月在某銀行存入45萬元，當(dāng)年取了20萬元后便沒有再進(jìn)行任何存取款，2012年取款時(shí)被告知他的活期儲蓄賬戶余額僅有利息2000余元。在多次交涉未果后，馮先生將銀行起訴到法院。涉事銀行表示，銀行記賬憑證的保管期限僅為15年，馮先生賬戶的相關(guān)憑證已銷毀。近日，北京二中院對該案二審宣判，銀行被判賠償25萬元存款及利息。請大家從檔案管理的角度，圍繞“保管期滿的會計(jì)檔案能否一‘銷（毀）了之”問題，談?wù)剬Υ耸碌恼J(rèn)識和看法。

郭東升：我認(rèn)為會計(jì)憑證檔案保管期滿，必須由會計(jì)人員與檔案人員共同復(fù)查鑒定。對于未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證，應(yīng)抽出另行立卷保管。我們這里要問：馮先生1997年4月在某銀行存入45萬元，當(dāng)年取了20萬元后便沒有再進(jìn)行任何存取款。這樣的記賬憑證難道不是未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證嗎？某銀行銷毀它時(shí)按規(guī)定鑒定了沒有？無論鑒定沒有，責(zé)任都在某銀行，因?yàn)槠洳粦?yīng)該銷毀這份檔案。銷毀了，除有檔案違法責(zé)任外，其必須為此負(fù)賠償儲戶經(jīng)濟(jì)損失全責(zé)。

余厚洪：贊同郭東升對此案的質(zhì)疑。從檔案管理角度說，盡管會計(jì)檔案有“到期銷毀”一說，但涉事銀行拿不出“憑證”，所做的“馮先生的賬戶在1997年9月3日曾經(jīng)發(fā)生一筆20萬元的取款記錄，由此可以確認(rèn)馮先生已支取了賬戶內(nèi)的款項(xiàng)”回應(yīng)顯得蒼白無力。一審法院和二中院都認(rèn)定“銀行方面并沒有提交相關(guān)證據(jù)證明，因此銀行方面應(yīng)承擔(dān)賠償馮先生賬戶存款損失的責(zé)任”。從一定程度上說，檔案管理有“期限”，而“憑證”之力“無止境”。

田煜：此案例引發(fā)我對檔案工作的如下思考：首先，檔案具有憑證作用，具有優(yōu)于其他類型證據(jù)的法律效力，并且憑證作用不隨保管期滿而失效；其次，會計(jì)憑證保管期限一刀切式的劃分標(biāo)準(zhǔn)值得商榷，會計(jì)憑證的保管期限盡管從15年延長到30年，仍會出現(xiàn)在30年保管期內(nèi)未進(jìn)行過任何利用，而30年保管期滿銷毀后具有重要利用價(jià)值的情況發(fā)生；再次，檔案價(jià)值的再鑒定是一項(xiàng)有組織、有程序的科學(xué)、慎重、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，銀行在會計(jì)憑證剛滿15年后立即銷毀存在未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證，有毀滅證據(jù)的嫌疑；最后，檔案不銷毀全部永久保管，顯然不現(xiàn)實(shí)也不合理，但哪些銷毀哪些不銷毀，目前的檔案價(jià)值鑒定理論恐怕也難以解決這項(xiàng)難題。

吳翠英：如何科學(xué)管理會計(jì)檔案是各個(gè)銀行和相關(guān)單位的重要議題。第一，會計(jì)憑證檔案保管期限15年，是最低保管期限，2012年正好保管15年，如果銷毀檔案，應(yīng)該經(jīng)過鑒定，確實(shí)無保存價(jià)值，方能銷毀，所以，到期就銷毀是非常不妥的做法。第二，銀行會計(jì)憑證形成數(shù)量多，鑒定起來確實(shí)難度很大，所以改為保管30年確有必要。第三，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺、電子憑證，為會計(jì)檔案查詢提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。因此，電子會計(jì)檔案為“異地備份、永久保管”提供了可能。

何思源：首先，實(shí)現(xiàn)所有會計(jì)檔案的永久保存幾乎是不可能的，其成本過于高昂；其次，我們應(yīng)當(dāng)在期滿之后對其進(jìn)行再次鑒定，確定是否可以銷毀，是否存在潛在的價(jià)值，銷毀時(shí)“慎之又慎”；最后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步推進(jìn)會計(jì)檔案（其他憑證性檔案亦是如此）工作的無紙化，這樣盡可能降低保存成本，尤其是有助于解決庫房空間問題，盡可能實(shí)現(xiàn)對會計(jì)檔案的長期保存。

陳少敏：通過本案例，我認(rèn)為保管期滿的會計(jì)檔案不能一概而論地銷毀，有保存價(jià)值的到期會計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定保管期限?！稌?jì)檔案管理辦法》第十八條規(guī)定，經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：（一）單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。如果銷毀會計(jì)檔案按照以上程序依法進(jìn)行，是不會出現(xiàn)本案例中的情況的。

王鳳珍：其實(shí)各地都出現(xiàn)過類似媒體報(bào)道的案例。一些保管期滿的會計(jì)檔案，往往在幾十年以后仍對處理歷史遺留問題有重要參考價(jià)值。臺前縣檔案館早就注意到了這一點(diǎn)，采取了積極、慎重、穩(wěn)妥的方法，把保管期滿的會計(jì)檔案移出會計(jì)檔案庫房另處存放。同時(shí)對移出的期滿會計(jì)檔案登記造冊，以備不時(shí)之需。

鞏磊：財(cái)政部、國家檔案局新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》第十六條規(guī)定：“單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案，可以銷毀?！睆牡谑鶙l之規(guī)定，我們可以認(rèn)為，對保管期滿，確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案是可以銷毀的，但真正做到對保管期滿（除規(guī)定不予銷毀）的會計(jì)檔案一銷了之，我認(rèn)為還需做到以下幾點(diǎn)：一是要建立健全完善的會計(jì)檔案鑒定銷毀制度；二是要成立全面的會計(jì)檔案鑒定銷毀工作機(jī)構(gòu)；三是要有嚴(yán)格的會計(jì)檔案鑒定銷毀流程；四是要依托會計(jì)核算系統(tǒng)，保證雙載體歸檔。

武夢雅：這個(gè)案例中馮先生的記賬憑證并未了結(jié)卻將相關(guān)憑證銷毀，我個(gè)人認(rèn)為責(zé)任在于銀行。會計(jì)檔案的數(shù)量巨大，想要全部永久保存也不現(xiàn)實(shí)，需要消耗很大的空間以及財(cái)力。我認(rèn)為可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺，將定期的會計(jì)檔案掃描進(jìn)行備份，就算銷毀了到達(dá)保管期限的定期檔案，也可以找到電子會計(jì)檔案。既節(jié)省了空間、降低了保存成本，又實(shí)現(xiàn)了永久保管。但是也存在相應(yīng)問題，例如電子會計(jì)檔案的統(tǒng)一管理等，相信隨著以后現(xiàn)代化辦公的普及，這些問題會逐步解決。

郭東升：利用網(wǎng)絡(luò)平臺，將定期的會計(jì)檔案掃描進(jìn)行備份是個(gè)好主意。不知這項(xiàng)工作的成本如何？實(shí)在的會計(jì)檔案鑒定本身就是個(gè)大人力成本問題。

王富忠：其實(shí)這個(gè)案例并非個(gè)案，從目前情況來看，不少單位都存在以會計(jì)檔案保管期限到期為由擅自銷毀檔案的現(xiàn)象。我個(gè)人認(rèn)為，他們是在打檔案法律、法規(guī)的擦邊球，并非是會計(jì)檔案保管期限到期就可以銷毀的，不做任何鑒定就擅自銷毀會計(jì)憑證，小的說是不負(fù)責(zé)任，大的說就是違法行為。我們濮陽縣檔案館的利用情況也表明，很多會計(jì)憑證發(fā)揮著越來越重要的憑證作用，比如工資表、固定資產(chǎn)買賣票據(jù)、未了的債權(quán)債務(wù)清單等原始的東西，絕大部分在記賬憑證中，工資表能為檔案利用者證明工齡、待遇等問題，買賣票據(jù)能解決多年的債權(quán)債務(wù)糾紛、官司等，這些原始憑證都需要長期甚至永久保存。由此可見，一是需要適當(dāng)延長會計(jì)憑證的保管期限，二是需要從法律的層面上制定完備的銷毀程序。endprint

田潤：2013年8月的一天，一位查檔者來到濮陽市檔案館查找安陽地區(qū)某單位的會計(jì)檔案，查找原因是她父親的個(gè)人人事檔案丟失，目前沒有任何實(shí)據(jù)能證明她父親在那一年參加工作，只記得在某某年，現(xiàn)在只要在單位某某年會計(jì)檔案的工資表中找到其憑證，就有了證明是在那一年參加工作的有力證據(jù)。后來經(jīng)過努力找到了檔案，如果按照會計(jì)檔案保管期限該檔案早該銷毀了。結(jié)合上一個(gè)案例，可以確切地說會計(jì)檔案是不能一到保管期限就銷毀的。上一個(gè)案例尚且可以認(rèn)定是銀行的責(zé)任，但我說的案例可以說如果銷毀了檔案館是沒有任何責(zé)任的，因?yàn)槿魏稳硕疾豢赡芟氲綌?shù)十年之后會有人查找工資表證明其參加工作時(shí)間。我認(rèn)為對于會計(jì)檔案的銷毀一定要建立完備的銷毀制度和程序，更要運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)平臺，將定期的會計(jì)檔案進(jìn)行備份形成電子會計(jì)檔案。因?yàn)槟切┑狡诘臋n案也許在未來還會發(fā)揮出一定的利用價(jià)值，不能到期一“銷（毀）”了之！

程媛媛：根據(jù)《民事訴訟法》第64條第一款的規(guī)定：“當(dāng)事人對自己提出的主張，有責(zé)任提供證據(jù)?！币虼耍T先生的活期儲蓄本就是自己的證據(jù)，可以證明25萬元自己并未支取。而銀行卻拿不出可以證明馮先生已經(jīng)支取的憑證。因此，從法律角度上，銀行應(yīng)該被判賠償25萬元存款及利息。但從檔案管理的角度來看，保管期限的設(shè)定就尤為重要。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)中，我就曾經(jīng)碰到過類似的例子。以我們當(dāng)?shù)啬炽y行為例，客戶支取的憑證（有客戶簽名）是永久保存的。該行每天都會把這類憑證掃描后按時(shí)間順序排列，紙質(zhì)檔案用專業(yè)透明袋抽成真空，全部封存以備用，電子檔案則便于日常工作利用。據(jù)其客戶經(jīng)理介紹，以前就曾多次碰到過類似于馮先生這種情況的案例。這些憑證永久保存已經(jīng)是他們?nèi)粘９ぷ餍纬傻膽T例，并形成制度長期堅(jiān)持。因此，個(gè)人感覺本案的重點(diǎn)不是檔案到了保管期限是不是該銷毀，而是根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況合理制定保管期限。關(guān)口前移，才能防患于未然。

白樺：此案例再次為我們敲響了警鐘，會計(jì)檔案銷毀工作重點(diǎn)在于對滿期之后的檔案進(jìn)行鑒定。我認(rèn)為，鑒定過程中一些無法判斷的會計(jì)檔案可以采用數(shù)字化手段進(jìn)行留存。如以下情況：1.未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證；2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位的會計(jì)檔案；3.征地及相關(guān)補(bǔ)償、房產(chǎn)購置的原始憑證；4.合資企業(yè)出資各方的股權(quán)認(rèn)證原始憑證；5.含有員工工資發(fā)放表、工傷賠償?shù)扰c個(gè)人利益相關(guān)的支付憑證；6.各單位產(chǎn)生的第一卷會計(jì)憑證；7.各類會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等等。鑒定人員依據(jù)鑒定銷毀的原則和標(biāo)準(zhǔn)，對照會計(jì)賬簿、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，逐卷、逐件、逐頁進(jìn)行價(jià)值甄別后，將甄別出的會計(jì)檔案制成電子文件，文件格式統(tǒng)一為JPG格式，最后將這些制成的電子文件編制電子目錄，便于數(shù)字化檢索。

（摘自《檔案界》論壇）endprint