張 曉 艷

(中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，四川 成都 610072)

基于成都院信息化平臺(tái)的會(huì)議管理系統(tǒng)優(yōu)化研究

張 曉 艷

(中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司，四川 成都 610072)

有效決策從高效會(huì)議開始，會(huì)議室作為企事業(yè)單位進(jìn)行決策管理和解決問(wèn)題的重要場(chǎng)所，屬于共享資源，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)革新不可缺少的重要分支。隨著OA系統(tǒng)的快速發(fā)展，會(huì)議管理系統(tǒng)也在不斷革新，但是其靈活性、功能性和高效性都相對(duì)較差，亟需全面建設(shè)與提升。本文主要以成都院會(huì)議管理系統(tǒng)為例，全面論述其系統(tǒng)現(xiàn)狀與存在的主要問(wèn)題，通過(guò)將會(huì)議管理系統(tǒng)作為一項(xiàng)子功能嵌入到OA系統(tǒng)中，并對(duì)該系統(tǒng)的優(yōu)化思路、目標(biāo)、流程以及運(yùn)行保障措施等方面進(jìn)行了全面探討，以期對(duì)會(huì)議資源進(jìn)行智能管理，加強(qiáng)共享服務(wù)，達(dá)到“即時(shí)操作、即時(shí)見效”的效果，實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本增效的總體目標(biāo)。

OA系統(tǒng)； 會(huì)議管理； 流程優(yōu)化； 降本增效

0 前 言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化管理模式推動(dòng)了企業(yè)的管理手段和辦公方式的革新，眾多行業(yè)已基本引入辦公自動(dòng)化(Office Automation-OA)系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱“OA”系統(tǒng))，提高了辦公效率。會(huì)議作為一項(xiàng)特殊的工作任務(wù)在促進(jìn)信息交流、追蹤工作進(jìn)度和提高工作效率方面具有十分重要的作用，會(huì)議能否順利召開直接影響企業(yè)的管理效果和對(duì)外的整體形象?；趯?duì)會(huì)議管理的現(xiàn)實(shí)需求，進(jìn)行會(huì)議室管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨。

在以集約管理為目標(biāo)的信息化建設(shè)的大趨勢(shì)下，大多數(shù)企業(yè)信息化建設(shè)均重點(diǎn)關(guān)注核心業(yè)務(wù)或者重點(diǎn)工作領(lǐng)域，而會(huì)議室預(yù)定管理仍以“線下人工型”的管理方式居多，其管理手段較為陳舊，工作“痕跡”多停留在人工記錄或簡(jiǎn)單的電子表格記錄；同時(shí)，系統(tǒng)協(xié)調(diào)性差，存在低效、冗雜、高成本、易出錯(cuò)、資源浪費(fèi)等問(wèn)題。而“線上智能型”管理方式因受組織理念、企業(yè)文化與發(fā)展程度等因素的影響，其普及程度較低，目前主要集中于信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度較高的企業(yè)，擁有OUTLOOK、OA或ERP等辦公軟件的支撐。在當(dāng)前會(huì)議室資源有限的條件下，為全面保障各項(xiàng)會(huì)議都能順利進(jìn)行，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、內(nèi)部討論服務(wù)，提高企業(yè)的工作效率，對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)議室預(yù)定管理系統(tǒng)進(jìn)行革新已迫在眉睫。本文界定的會(huì)議管理系統(tǒng)是指專門為會(huì)議的召開提供會(huì)議室查詢與預(yù)定、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議室資源管理的一體化服務(wù)系統(tǒng)。

1 成都院會(huì)議管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析

1.1 現(xiàn)狀描述

1.1.1 線下電話專人預(yù)定模式

目前，成都院會(huì)議室預(yù)定方式仍采用較為傳統(tǒng)的線下電話預(yù)約，根據(jù)會(huì)議室的不同歸口管理，申請(qǐng)者首先需給專門負(fù)責(zé)此會(huì)議室的文秘打電話預(yù)定，再致電物業(yè)中心重復(fù)登記信息，物業(yè)中心將預(yù)定情況告知會(huì)務(wù)處，會(huì)務(wù)處登記會(huì)務(wù)服務(wù)表并安排對(duì)應(yīng)的會(huì)務(wù)服務(wù)工作。隨著企業(yè)快速發(fā)展，其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)日益頻繁，有限的會(huì)議室不能滿足當(dāng)前會(huì)議需求。當(dāng)會(huì)議預(yù)定出現(xiàn)沖突的時(shí)候，申請(qǐng)者只能先與物業(yè)中心或者管理會(huì)議室的文秘聯(lián)系，詢問(wèn)會(huì)議室先前預(yù)定方的基本情況；申請(qǐng)者再致電與預(yù)訂方進(jìn)行協(xié)調(diào)；協(xié)商好后還需致電物業(yè)及文秘處，告知最后的會(huì)議室協(xié)調(diào)結(jié)果，并登記預(yù)定信息。如果協(xié)調(diào)失敗，則需重新預(yù)約或更改會(huì)議時(shí)間，不然就只能取消會(huì)議，并將協(xié)調(diào)后的結(jié)果一一致電告知參會(huì)人員。此種模式的預(yù)定與協(xié)調(diào)流程耗時(shí)費(fèi)力，具體預(yù)定流程如下圖1所示。

1.1.2 線上網(wǎng)頁(yè)自助預(yù)定模式

成都院作為中國(guó)電建集團(tuán)公司特級(jí)子企業(yè)，積極推動(dòng)信息化建設(shè)與業(yè)務(wù)流程整合，從2003年10月起就已正式啟動(dòng)OA系統(tǒng)辦公。為進(jìn)一步深化成都院綜合辦公業(yè)務(wù)全面成本管理，力求降本節(jié)支，數(shù)字中心通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化與完善，其綜合辦公業(yè)務(wù)已逐步形成網(wǎng)絡(luò)一體化。其中，會(huì)議室作為辦公系統(tǒng)的重要分支也進(jìn)行了相應(yīng)的信息化建設(shè)，在OA平臺(tái)內(nèi)專設(shè)“會(huì)議管理”模塊，包括主題空間、會(huì)議安排、待開會(huì)議、已開會(huì)議、會(huì)議資源五個(gè)子系統(tǒng)，著眼于將線下專人預(yù)定轉(zhuǎn)為線上網(wǎng)頁(yè)自助操作，員工可自助在網(wǎng)頁(yè)上面進(jìn)行會(huì)議室的預(yù)定與查詢，相對(duì)傳統(tǒng)電話會(huì)議預(yù)定模式而言，此系統(tǒng)已經(jīng)體現(xiàn)出“智能、便捷、高效與資源整合”等優(yōu)勢(shì)。但是，因系統(tǒng)后期的宣傳與推廣不到位，多數(shù)員工對(duì)OA系統(tǒng)中的會(huì)議管理模塊缺乏了解，沒(méi)能充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)給會(huì)議管理帶來(lái)的諸多便利，導(dǎo)致會(huì)議管理系統(tǒng)基本處于未使用狀態(tài)。目前僅在OA平臺(tái)信息公示欄上以表格的形式簡(jiǎn)單顯示“院會(huì)議室使用情況表”，運(yùn)行狀態(tài)遠(yuǎn)不能滿足頻繁、臨時(shí)突發(fā)的會(huì)議需求，應(yīng)用效果不佳。

圖1 成都院線下電話會(huì)議室預(yù)定流程

1.2 存在的主要問(wèn)題

1.2.1 傳統(tǒng)預(yù)定方式流程繁瑣，耗時(shí)費(fèi)力

成都院傳統(tǒng)的線下電話預(yù)約模式要求申請(qǐng)員多次多處重復(fù)登記信息，流程繁瑣，工作效率低下。有時(shí)因申請(qǐng)者疏忽，遺漏流程，造成文秘、物業(yè)及會(huì)務(wù)組三方會(huì)議室占用情況登記不符，出現(xiàn)會(huì)議室被兩個(gè)部門同時(shí)預(yù)定、或者會(huì)議開始時(shí)而會(huì)議服務(wù)人員還未就位等問(wèn)題，嚴(yán)重影響會(huì)議的正常召開，破壞企業(yè)對(duì)外的整體形象。當(dāng)會(huì)議預(yù)定出現(xiàn)沖突時(shí)，要求各方必須在第一時(shí)間順利對(duì)接、多方協(xié)調(diào)，其難度系數(shù)較大。同時(shí)，這種預(yù)約流程的設(shè)定至少需要多人專門負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)定管理工作，加大了人工成本，不利于企業(yè)降本減支。

1.2.2 記錄方式采用紙質(zhì)文檔，不易保存

會(huì)議室預(yù)約登記、會(huì)議服務(wù)簽字確認(rèn)均采用比較傳統(tǒng)的紙張記錄，這種方式存在諸多問(wèn)題：首先，紙質(zhì)文檔不利于信息的快速查閱，效率低下；其次，會(huì)議服務(wù)存在后期補(bǔ)簽的現(xiàn)象，流程不規(guī)范；服務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)難度較大，精確度低；再則，紙質(zhì)文檔不僅增加辦公費(fèi)用，而且資料容易遺失破損，不易長(zhǎng)久保存；同時(shí)，信息重復(fù)登記與反復(fù)修改造成紙張浪費(fèi)，不利于低碳環(huán)保，也有悖于無(wú)紙化辦公理念。

1.2.3 線上預(yù)定系統(tǒng)使用率低，功能不全

首先，OA系統(tǒng)日常辦公類應(yīng)用重點(diǎn)著眼于公文處理、事項(xiàng)審批督辦、信息發(fā)布等方面，而對(duì)網(wǎng)上“會(huì)議管理”預(yù)定系統(tǒng)的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致系統(tǒng)基本處于未使用狀態(tài)。第二，系統(tǒng)內(nèi)模塊功能設(shè)置不全，對(duì)會(huì)議室的基本情況描述模糊，出現(xiàn)因申請(qǐng)者對(duì)會(huì)議室的具體情況不熟悉，預(yù)定的會(huì)議室不能滿足會(huì)議需求，或多次更改調(diào)整會(huì)議室導(dǎo)致人工成本增加，辦事效率低下。第三，會(huì)議室使用情況均以“上午、下午”為時(shí)間段顯示，會(huì)議結(jié)束后未進(jìn)行及時(shí)更新，造成會(huì)議室資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。同時(shí)，系統(tǒng)上雖公布了“院會(huì)議室使用情況”，但只是以表格的形式簡(jiǎn)單羅列，會(huì)議室的占用情況描述過(guò)于簡(jiǎn)單化，均未體現(xiàn)已占會(huì)議室的申請(qǐng)者聯(lián)系方式、會(huì)議部門、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題等信息，發(fā)生會(huì)議沖突時(shí)不利于第一時(shí)間進(jìn)行有效協(xié)商。

2 會(huì)議管理系統(tǒng)的優(yōu)化研究

2.1 優(yōu)化思路

提高效率、信息共享、協(xié)同辦公是大多數(shù)企業(yè)實(shí)行辦公自動(dòng)化最主要的出發(fā)點(diǎn)，如何利用好辦公系統(tǒng)公共資源，必須做到“在思維上具有資源整合的意識(shí)，在流程上具有支撐資源整合的實(shí)踐”。當(dāng)前，信息化對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效能和服務(wù)水平的提升作用不斷增強(qiáng)，深入研究“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)，把數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化作為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的技術(shù)基點(diǎn)是必經(jīng)之路。針對(duì)當(dāng)前成都院會(huì)議管理系統(tǒng)存在的系列問(wèn)題，本文將依托其現(xiàn)有的OA“會(huì)議管理”系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)對(duì)會(huì)議室資源進(jìn)行整合、預(yù)定流程進(jìn)行梳理優(yōu)化，變獨(dú)立、分散線下人工管理系統(tǒng)為統(tǒng)一、集中高效運(yùn)行的線上透明系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)，達(dá)到“即時(shí)操作、即時(shí)見效”、“向管理要效益”的目標(biāo)。

2.2 優(yōu)化目標(biāo)

依托先進(jìn)的技術(shù)平臺(tái)，貼合工作實(shí)際設(shè)計(jì)的會(huì)議管理系統(tǒng)，其目標(biāo)是要徹底關(guān)閉線下電話預(yù)約模式，全面執(zhí)行“網(wǎng)上預(yù)定流程”，幫助企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化、模塊化管理會(huì)議室資源，大幅提高會(huì)議室資源的使用率，降低會(huì)議成本，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、模塊化、集成化的企業(yè)會(huì)議管理。

(1)提高效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室預(yù)定查詢可視化。此系統(tǒng)將會(huì)議室基本情況以及預(yù)定實(shí)時(shí)狀態(tài)全部在網(wǎng)頁(yè)上動(dòng)態(tài)顯示，預(yù)定可以不受上下班時(shí)間限制，申請(qǐng)者可直接在系統(tǒng)上查詢、了解會(huì)議室情況，預(yù)定相符會(huì)議室，避免多次調(diào)整，提高工作效率。如遇會(huì)議沖突雙方在第一時(shí)間內(nèi)可以直接對(duì)接，進(jìn)行快速協(xié)調(diào)。會(huì)議室從信息發(fā)布、預(yù)定、使用的周期大幅縮短，整個(gè)過(guò)程方便快捷，更具靈活性，持續(xù)提高辦公效率和突發(fā)會(huì)議的應(yīng)急能力。

(2)降低成本，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室辦公管理無(wú)紙化。通過(guò)會(huì)議管理系統(tǒng)改變傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)登記方式，會(huì)議室預(yù)定記錄、信息更改、會(huì)議服務(wù)簽字確認(rèn)等均走網(wǎng)上流程，節(jié)省了辦公成本費(fèi)，既低碳環(huán)保，又易于資料永久保存；同時(shí)推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)會(huì)議辦公無(wú)紙化目標(biāo)。

(3)整合資源，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室資源使用協(xié)同化。通過(guò)系統(tǒng)可全面展示會(huì)議室基本情況，數(shù)據(jù)直接與OA系統(tǒng)同步，實(shí)現(xiàn)資源的無(wú)縫對(duì)接，提升人與人溝通、協(xié)作的便捷性，進(jìn)一步促進(jìn)信息在價(jià)值鏈內(nèi)快速流動(dòng)，達(dá)到資源共享的目的。通過(guò)此系統(tǒng)，會(huì)議主辦方便可快速了解會(huì)議情況，合理安排會(huì)議時(shí)間，預(yù)定相符會(huì)議室；會(huì)議服務(wù)方也可與主辦方順利對(duì)接，避免出現(xiàn)銜接失誤的問(wèn)題，全力做好會(huì)議籌備、服務(wù)工作。

(4)借力科技，實(shí)現(xiàn)會(huì)議數(shù)據(jù)分析智能化。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各個(gè)行業(yè)的信息技術(shù)應(yīng)用逐步向數(shù)據(jù)資產(chǎn)化、決策智能化趨勢(shì)邁進(jìn)。此會(huì)議系統(tǒng)的有效運(yùn)行將實(shí)現(xiàn)對(duì)周期會(huì)議次數(shù)、會(huì)議服務(wù)費(fèi)用以及會(huì)議室使用效率等數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)、快速獲取、精確測(cè)算，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)資源的價(jià)值性，提升決策分析智能化水平，幫助企業(yè)制定更加精準(zhǔn)高效的管理策略。

2.3 優(yōu)化方案

本文以成都院為例，依托現(xiàn)有的OA辦公平臺(tái)構(gòu)建會(huì)議管理系統(tǒng)，所有用戶無(wú)需安裝和配置其他軟件，直接通過(guò)院內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行操作，滿足日常辦會(huì)的總體需求。該系統(tǒng)主要包括管理模塊、應(yīng)用模塊兩大類。其中管理模塊屬于系統(tǒng)后臺(tái)服務(wù)端功能區(qū)，包括用戶管理、會(huì)議室管理子模塊，其用戶類型為系統(tǒng)管理員(特定員工或數(shù)字中心)，負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)與信息管理工作；而應(yīng)用模塊是系統(tǒng)的主要功能模塊，即客戶端功能區(qū)，主要面向會(huì)議申請(qǐng)員，包括預(yù)約管理和統(tǒng)計(jì)查詢管理兩個(gè)子模塊，申請(qǐng)員進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議室的預(yù)定、會(huì)議室使用統(tǒng)計(jì)查詢等功能。其中各個(gè)模塊之間均按順序關(guān)聯(lián)，構(gòu)成一條完整的業(yè)務(wù)流水線，具體優(yōu)化方案見圖2所示。

圖2 會(huì)議管理系統(tǒng)功能模塊

2.3.1 用戶管理

用戶管理是會(huì)議管理系統(tǒng)的管理模塊，主要功能涉及用戶添加刪除、用戶信息查詢等，管理員通過(guò)此模塊對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行角色與權(quán)限管理，根據(jù)不同角色設(shè)置不同的系統(tǒng)權(quán)限。本系統(tǒng)中的用戶主要設(shè)置兩類，即系統(tǒng)管理員和會(huì)議申請(qǐng)員。

2.3.2 會(huì)議室管理

“會(huì)議室管理”模塊主要包括對(duì)會(huì)議室基本信息管理、會(huì)議室使用狀態(tài)維護(hù)、會(huì)議室服務(wù)管理等(見圖3)，信息均清晰顯示在系統(tǒng)頁(yè)面上，便于申請(qǐng)員隨時(shí)查詢了解。其中會(huì)議室基本信息管理包含會(huì)議室的各種屬性，如設(shè)置會(huì)議室所在位置、設(shè)備、類型、圖片、可容納人數(shù)等；會(huì)議室使用狀態(tài)維護(hù)指對(duì)會(huì)議室的預(yù)定狀態(tài)進(jìn)行有效跟進(jìn)；而會(huì)議室服務(wù)管理則是將會(huì)務(wù)組服務(wù)安排情況落實(shí)到具體服務(wù)人員，便于會(huì)議前后的順利對(duì)接，為會(huì)議的召開提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.3.3 預(yù)約管理

此模板是會(huì)議管理系統(tǒng)中的應(yīng)用模塊，也是系統(tǒng)的核心功能區(qū)。管理員提前通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)設(shè)定各項(xiàng)屬性值，主要包括預(yù)約查詢、預(yù)約登記、預(yù)約提醒、預(yù)約取消四類。申請(qǐng)者可隨時(shí)登錄系統(tǒng)界面根據(jù)會(huì)議具體情況自助查詢、預(yù)定、提醒、取消會(huì)議室，各個(gè)環(huán)節(jié)順序關(guān)聯(lián)，具體流程如圖4所示。

圖3 會(huì)議室管理界面效果

圖4 會(huì)議室預(yù)定流程

(1)預(yù)約查詢可視化。通過(guò)院OA平臺(tái)，便可“一鍵”進(jìn)入會(huì)議室預(yù)定管理系統(tǒng)。系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新會(huì)議室使用狀態(tài)，采用“日歷”的形式以不同顏色的色塊來(lái)表示當(dāng)前會(huì)議室的預(yù)定情況，設(shè)置了“日/周/月”三種視圖(見圖5)。方便申請(qǐng)者及時(shí)掌握當(dāng)前會(huì)議室的使用情況，篩選符合條件的會(huì)議室，遠(yuǎn)離會(huì)議沖突。

(2)預(yù)約登記無(wú)紙化。進(jìn)入“預(yù)約登記”界面，點(diǎn)擊已預(yù)定的色塊，可查看預(yù)定人、預(yù)定時(shí)間、會(huì)議主題等信息；點(diǎn)擊某個(gè)未預(yù)定色塊，可直接進(jìn)入該時(shí)段的“會(huì)議室預(yù)約登記”界面，填寫相關(guān)會(huì)議預(yù)定信息，如預(yù)定的會(huì)議室、使用時(shí)間、使用部門、會(huì)議主題、申請(qǐng)員等信息(見圖6)，全程無(wú)紙化辦公。

(3)預(yù)約提醒智能化。因OA系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)與微信、短信互通功能，因此通過(guò)會(huì)議管理系統(tǒng)與移動(dòng)技術(shù)、OA平臺(tái)無(wú)縫對(duì)接，一旦會(huì)議確認(rèn)召開或者會(huì)議臨時(shí)更新、變動(dòng)等，便可快速以郵件、短信、微信等方式通知參會(huì)人員會(huì)議的相關(guān)信息，申請(qǐng)員不用再逐一通知，確保了信息在最短時(shí)間內(nèi)快速傳遞。基于消息推送技術(shù)的“預(yù)約提醒”功能，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議信息與參會(huì)人員間的無(wú)延遲對(duì)接，既可以減輕申請(qǐng)員的工作量，節(jié)省時(shí)間，也可有效避免參會(huì)人員缺席、遲到等現(xiàn)象，大幅提高會(huì)議的整體執(zhí)行率。

(4)預(yù)約取消便捷化。如遇會(huì)議室使用時(shí)間發(fā)生沖突，或者會(huì)議臨時(shí)取消等情況，即可進(jìn)入“預(yù)約取消”界面，對(duì)自己已申請(qǐng)的會(huì)議室進(jìn)行撤銷、修改操作。如遇會(huì)議室沖突，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒申請(qǐng)者進(jìn)行相關(guān)處理。會(huì)議沖突需按照部門級(jí)別、緊急程度來(lái)進(jìn)行協(xié)調(diào)，堅(jiān)持“局部服從整體、公司會(huì)議優(yōu)于部門會(huì)議”的原則，確保院級(jí)公務(wù)接待會(huì)議的順利展開。

圖5 會(huì)議室預(yù)定周視圖效果

圖6 會(huì)議室預(yù)約登記界面效果

2.3.4 統(tǒng)計(jì)查詢

系統(tǒng)的應(yīng)用模塊還包括統(tǒng)計(jì)查詢管理，主要涉及到會(huì)議室接待信息查詢、部門使用情況查詢和會(huì)議室周期統(tǒng)計(jì)查詢等功能。所有會(huì)議室的使用情況都記錄在該系統(tǒng)中，省去了過(guò)去會(huì)議服務(wù)工作的紙質(zhì)簽字環(huán)節(jié)，高效管理會(huì)務(wù)費(fèi)用結(jié)算工作。同時(shí)，方便各個(gè)部門進(jìn)行會(huì)議數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢(見圖7)。通過(guò)此模塊，信息資源得到統(tǒng)一、充分的展示，智能化的數(shù)據(jù)分析為領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供參考依據(jù)，從而達(dá)到高效管理、協(xié)同辦公的目標(biāo)。

2.4 系統(tǒng)運(yùn)行保障措施

企業(yè)改善任何管理方法或進(jìn)行流程再造對(duì)傳統(tǒng)管理理念和運(yùn)行模式都會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)烈沖擊，會(huì)議管理系統(tǒng)的流程優(yōu)化需要相應(yīng)的保障措施才能得以順利實(shí)現(xiàn)。基于以上分析，本文提出從“觀念、制度、技術(shù)、實(shí)踐、考核”五個(gè)維度出發(fā)(見圖8)，堅(jiān)持思想與行動(dòng)、技術(shù)與管理“四輪驅(qū)動(dòng)”，做到內(nèi)化于心、外化于行、固化于制，有效保障系統(tǒng)順利運(yùn)行。

圖7 部門使用情況查詢界面效果

圖8 系統(tǒng)運(yùn)行保障措施

2.4.1 思想引領(lǐng)，注重觀念轉(zhuǎn)變

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，以觀念的轉(zhuǎn)變引領(lǐng)管理方式的創(chuàng)新，才能有效推動(dòng)企業(yè)質(zhì)量和效益的提升。會(huì)議室預(yù)定管理系統(tǒng)的流程優(yōu)化并非簡(jiǎn)單地對(duì)流程進(jìn)行分析和再設(shè)計(jì)，更重要的是將信息化理念、技術(shù)和工具與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理有效對(duì)接，強(qiáng)化“降本增效”理念傳導(dǎo)，發(fā)揮員工整體合力。從原來(lái)的“線下人工型管理”變革為“線上智能型管理”的會(huì)議室預(yù)定方式，積極打破“囿于常規(guī)”的思想，借助新興技術(shù)優(yōu)勢(shì)改革傳統(tǒng)工作模式、轉(zhuǎn)變工作方式，提升員工整體創(chuàng)新意識(shí)、效率意識(shí)、節(jié)儉意識(shí)，讓節(jié)能降耗、提質(zhì)增效深入人心。比如通過(guò)開展專題講座與培訓(xùn)、制作宣傳欄與張貼海報(bào)等方式，動(dòng)靜結(jié)合，進(jìn)行理念的宣貫與普及。

2.4.2 健全機(jī)制，強(qiáng)化制度保障

“制度如渠，行為如水”，基于信息化平臺(tái)的會(huì)議管理系統(tǒng)的順利推行，應(yīng)遵照企業(yè)管理體系建設(shè)要求，構(gòu)建系統(tǒng)管理體系，明確界定工作制度、辦事程序以及責(zé)任主體，使流程得以順利推行。具體而言，需要根據(jù)會(huì)議室管理與服務(wù)的具體情況建立科學(xué)、合理的《會(huì)議室管理制度》，使其具有全局性、指導(dǎo)性和實(shí)效性，包括規(guī)定系列準(zhǔn)則、合理界定責(zé)任主體(建立、維護(hù)、使用與監(jiān)控系統(tǒng))、配置工作人員、編制系統(tǒng)操作手冊(cè)等內(nèi)容。

2.4.3 夯實(shí)基礎(chǔ)，加大技術(shù)支撐

技術(shù)創(chuàng)新是企業(yè)降本增效的最大推力，基于信息化平臺(tái)的會(huì)議管理系統(tǒng)是集多項(xiàng)技術(shù)和現(xiàn)代自動(dòng)化設(shè)備優(yōu)勢(shì)于一體的綜合性系統(tǒng)，它的高效運(yùn)行需要借助各種辦公軟件和硬件設(shè)備，完善的信息化建設(shè)為流程優(yōu)化提供先進(jìn)、雄厚的技術(shù)支撐。比如利用信息技術(shù)與OA系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，建立和完善相應(yīng)的功能模塊；以數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為基礎(chǔ)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行資源整合，促進(jìn)信息共享；數(shù)字中心對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化，并實(shí)時(shí)跟進(jìn)，確保網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行。

2.4.4 多級(jí)聯(lián)動(dòng)，助推工作落地

高層領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)同是推進(jìn)系統(tǒng)順利運(yùn)行的關(guān)鍵前提，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的流程改進(jìn)產(chǎn)生緊迫感；各個(gè)部門應(yīng)從企業(yè)整體視角出發(fā)全力配合，對(duì)系統(tǒng)的正式落地應(yīng)有責(zé)任感；全體員工作為具體工作的實(shí)踐者，應(yīng)積極踐行，改進(jìn)工作思維，提升工作技能，對(duì)系統(tǒng)的順利運(yùn)行負(fù)有使命感。只有做到領(lǐng)導(dǎo)、部門、員工間的“多級(jí)聯(lián)動(dòng)、上下統(tǒng)一”，才能助推項(xiàng)目的成功落地。

2.4.5 規(guī)范運(yùn)行，強(qiáng)化監(jiān)督考核

網(wǎng)上自助預(yù)定會(huì)議室并非不受限制的隨意操作，為保障系統(tǒng)規(guī)范有序運(yùn)行，切實(shí)發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，需要對(duì)預(yù)定系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)管與考核，不僅要避免“一會(huì)訂多室”、“隨意亂定”的現(xiàn)象，更要防止會(huì)議室“占而不用”問(wèn)題的出現(xiàn)，避免會(huì)議室資源的浪費(fèi)。比如，由總經(jīng)辦通過(guò)系統(tǒng)查詢定期對(duì)各部門的會(huì)議預(yù)定與使用情況進(jìn)行校對(duì)審核，在執(zhí)行過(guò)程中對(duì)嚴(yán)重違反或不履行《會(huì)議室管理》文件規(guī)定的部門進(jìn)行通報(bào)，從而進(jìn)一步規(guī)范會(huì)議室預(yù)定與使用程序。

3 結(jié) 論

本文以成都院為例，在新常態(tài)下，貼合企業(yè)實(shí)際需求，主要著眼于在企業(yè)成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等各項(xiàng)指標(biāo)上取得顯著改善，深入探討了基于信息化平臺(tái)的會(huì)議管理系統(tǒng)的優(yōu)化方案，以期更好地發(fā)揮會(huì)議系統(tǒng)的參謀助手作用，夯實(shí)企業(yè)降本增效的基石。通過(guò)總結(jié)分析，得出以下結(jié)論：

(1)會(huì)議管理系統(tǒng)是企業(yè)管理中非常重要的一部分，在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)議室管理的科學(xué)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化是必然趨勢(shì)。優(yōu)化完善會(huì)議管理系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(2)本文通過(guò)對(duì)會(huì)議管理系統(tǒng)的優(yōu)化研究，對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行保障措施進(jìn)行深入分析，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理網(wǎng)絡(luò)化、模塊化，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)降本減支的目標(biāo)，帶來(lái)顯著的經(jīng)濟(jì)效益。例如:大幅提高工作效率，降低企業(yè)人力、物力、財(cái)力等辦公成本，使資源整合度與智能化水平顯著提高，讓企業(yè)以更具性價(jià)比的投入實(shí)現(xiàn)智能辦公體驗(yàn)的“輕量化、簡(jiǎn)單化”。

(3)信息化智能技術(shù)和管理目標(biāo)相結(jié)合，使企業(yè)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，資源高效共享，提高企業(yè)的整體管理水平，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作、管理創(chuàng)新、戰(zhàn)略決策提供重要支撐。

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2017-01-12

張曉艷(1990-)，女，四川德陽(yáng)人，碩士，從事公務(wù)及接待方面的工作。

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