史麗莉

摘 要：本文主要對(duì)檔案管理歸檔管理的內(nèi)涵、原則進(jìn)行深入研究，并對(duì)整理的程序進(jìn)行了詳細(xì)探討。從以下幾個(gè)方面較好的分析了檔案管理歸檔管理分類技巧，筆者依據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)提出了自己的一些看法，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；歸檔整理；分類；技巧

當(dāng)我國不斷引進(jìn)新型管理形式以及先進(jìn)理念以后，不管是對(duì)企業(yè)來說，還是對(duì)相關(guān)部門而言，都對(duì)人力資源管理引起了高度重視，慢慢對(duì)檔案管理的重要性有了更深的認(rèn)識(shí)。一方面：不斷研究檔案管理的改革；另一方面，也在進(jìn)一步落實(shí)資源配置等方面的工作。在這種發(fā)展形勢下，需要對(duì)其歸檔整理分類問題及其提高工作效率的技巧做出深入研究，從而提出合理化建議。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1.1 內(nèi)涵

不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機(jī)密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來看，它的價(jià)值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運(yùn)用，以及按照管理程序進(jìn)行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個(gè)專門化的職能。

1.2 原則

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如，精準(zhǔn)性中，要求分類標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)的簡化、細(xì)則的清晰；再如，針對(duì)具體檔案中的材料、價(jià)值的差異分析、等級(jí)劃分，保管組織單位在不同種類中的對(duì)應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運(yùn)用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個(gè)方面，也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

2.1 以整理程序?yàn)闇?zhǔn)

通常情況下，歸檔管理分類可以分成以下兩個(gè)層次：相關(guān)人員在進(jìn)行整理的時(shí)候，能夠依據(jù)文件、文字材料等做好科學(xué)的劃分，這樣在劃分中能夠形成完善的程序，接著再依據(jù)我國有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，制定出切實(shí)可行的歸檔整理分類程序。對(duì)于分類方面來說，主要依賴于對(duì)方法的使用及其技能具有的熟練性。從爭峰體上來看，整理分類程序具有簡單的特點(diǎn)，主要依賴于檔案的性質(zhì)、種類等方面做好合理的劃分。程序和整理分類自身就存在較為密切的要素。所以，筆者在這里建議從這些組成的要素出發(fā)，制定科學(xué)的程序。例如，相關(guān)部門可以將整理分類作為主要論述對(duì)象，對(duì)其做好收集工作，例如文字材料、文件等，并從尾部、會(huì)議等方面做好詳細(xì)的分析。再如，相關(guān)部門需要對(duì)人事檔案做好科學(xué)的分類，并依據(jù)時(shí)間、級(jí)別等內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，接著再做好相應(yīng)的分類?？偠灾瑢⒏鞣N檔案管理當(dāng)做主要對(duì)象，并采取與之相匹配的程序，然而思路需要明確，并始終堅(jiān)持簡化的原則等。

2.2 紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對(duì)待

2.2.1 紙質(zhì)檔案

一般情況下，依據(jù)紙質(zhì)檔案能夠依據(jù)以往流程做好適當(dāng)?shù)暮喕⒎爆嵉膬?nèi)容變得復(fù)雜化，并做好相應(yīng)的收集、檢查等一系列工作，再通過以往的方式進(jìn)行分類，從而做好進(jìn)一步的整理、分類等。對(duì)于這個(gè)環(huán)節(jié)不需要花費(fèi)大量的時(shí)間，由于以往紙質(zhì)檔案在通過電子轉(zhuǎn)化的環(huán)節(jié)中，已經(jīng)做好相應(yīng)的整理、分類等，因此相關(guān)人員僅僅實(shí)在歸檔整理分類中將其進(jìn)行細(xì)化、簡化，這樣做的目的是為了確保其具有一定的完整性即可；最大程度避免在勞動(dòng)中減少對(duì)資源的過度浪費(fèi)。

2.2.2 電子檔案

針對(duì)電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個(gè)方面，重點(diǎn)應(yīng)該放置在對(duì)于相關(guān)軟件的專業(yè)知識(shí)與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。

2.3 技巧與方法說明

2.3.1 以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率

隨著技巧和方法的科學(xué)應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)和效率有機(jī)的結(jié)合起來。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)單位文件的具體情況、流量等方面做好詳細(xì)的預(yù)算，并依據(jù)相應(yīng)的投入比例做好適當(dāng)?shù)陌才拧倪@個(gè)方面來講，能夠依據(jù)數(shù)據(jù)庫、使用頻率等方面對(duì)圖表制作進(jìn)行分析，并依據(jù)流向、流量等方面將歸檔水平加以提高。

2.3.2 透過職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項(xiàng)目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機(jī)構(gòu)、編制、職能設(shè)計(jì)出具體的方案，從而讓機(jī)構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的整理分類，提高效率。

2.3.3 以“主體”為旨?xì)w的歸檔法

所謂以主體為旨?xì)w，指的是在從機(jī)構(gòu)或組織團(tuán)體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價(jià)值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進(jìn)行劃分，有助于提升針對(duì)性，提高工作效率。

2.3.4 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行，提高整理質(zhì)量

行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國家管理規(guī)范、條例、細(xì)則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價(jià)值、分別立卷，還需要注意時(shí)間性、秘密性與非機(jī)密性等。

2.3.5 歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合

從當(dāng)前的發(fā)展形勢來看，以往紙質(zhì)檔案歸檔整理分類一般是用來存儲(chǔ)、核對(duì)；而對(duì)于電子檔案來說，大多數(shù)都是依賴于利用；因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)使用計(jì)算機(jī)文件加以整理，比如范圍、編制代碼表等，在這里筆者建議應(yīng)用南大之星軟件，由于它使用到當(dāng)前檔案管理工作中有著顯著的效果，也恰好符合當(dāng)前歸檔整理分類的相關(guān)要求等。

結(jié)束語

通過以上內(nèi)容的論述，可以得知：因?yàn)楫?dāng)前歸檔整理分類工作隨著檔案管理不斷深入改革而發(fā)展變化，所以相關(guān)人員通過對(duì)有關(guān)技術(shù)進(jìn)行分析，將歸檔整理分類質(zhì)量加以提升，從而為檔案管理水平以及質(zhì)量帶來更多的益處?？偠鴣碚f，一方面可以依據(jù)相關(guān)理論思路，建立完善的可操作系統(tǒng)，促使其能夠和當(dāng)前檔案管理的改革互相配合。另一方面，能夠在辨別紙質(zhì)、電子檔案方式、基本功能等方面，依據(jù)上面所闡述的幾點(diǎn)建議提升工作質(zhì)量，確保檔案歸檔管理分類工作可以順利的開展。

參考文獻(xiàn)

[1]楊曉南.論著的傳統(tǒng)歸檔整理與數(shù)據(jù)庫歸檔整理比較研究——高?？蒲姓撝鴼w檔與信息數(shù)據(jù)庫建立（之五）[J].檔案，2007（04）.

[2]李貴，范宇平，封欽賢，蘇麗麗.獨(dú)立學(xué)院來文歸檔整理研究[J].傳承，2014（01）.

[3]江喜俊，王夢曉，韓晶.推薦一份《文件歸檔整理工作簡表》[J].山東檔案，2002（06）.

[4]建設(shè)部發(fā)布國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》[J].城建檔案，2002（01）.

[5]鄒明勇.從工程實(shí)例看水利工程竣工資料的歸檔整理[J].廣東水利水電，2004（02）.endprint